Задачи комплексных систем автоматизации ДОУ

Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией. Перед каждой организацией в зависимости от ее формы собственности, размера, уровня автоматизации и др. стоят свое специфические задачи.

Ниже приведен список наиболее часто встречающихся задач.

Обеспечение более эффективного управления организацией за счет автоматического контроля выполнения поручений, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях Повышение управляемости достигается за счет механизма формирования поручений и контроля за их исполнением. Важную роль в повышении управляемости организации принадлежит механизмам согласования документов, контроля за регистрацией и прохождением внешних и внутренних документов, средствам формирования плановой и оперативной отчетности по делопроизводству и документообороту. Ощутимым результатом внедрения системы являются прозрачность хода прохождения документов, их подготовки и обсуждения, повышение исполнительской дисциплины в организации

Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам. Основополагающим стандартом серии стандартов качества является документ ISO 9000 " Стандарты на управление качеством и обеспечение качества. Руководящие положения по выбору и применению". Он определяет основные принципы политики руководства организаций в области обеспечения качества Формально, или, как говорят сами специалисты по ISO 9000, в узком смысле, это обязывает предприятие задокументировать всю свою деятельность по 20 направлениям (Ответственность руководства. Система качества. Анализ контракта. Управление проектированием. Управление документацией и данными. Закупки. Управление продукцией, поставляемой потребителем. Идентификация и прослеживаемость продукции. Управление процессами. Контроль и испытания. Управление контрольным, измерительным и испытательным оборудованием. Статус контроля. Управление несоответствующей продукцией. Корректирующие и предупреждающие действия. Погрузочно-разгрузочные работы, хранение, упаковка, консервация и поставка. Управление регистрацией данных о качестве. Внутренние проверки качества. Подготовка кадров. Обслуживание. Статистические методы), а также обеспечить реальное функционирование бизнес-процессов в организации в полном соответствиис ними.

Консалтинговые компании и эксперты рекомендуют для упрощения прохождениея предприятием сертификации по ISO 9000 использовать системы управления документами (EDM/TDM), автоматизации документооборота (Workflow), управления ресурсами предприятия (MRP/ERP) и системы управления информацией об изделии и проектными данными (PDM).

Эти системы позволяют решать следующие задачи:

- Обеспечить авторизованный доступ сотрудников к информации.

- Вести аудит работы сотрудников с информацией

- Авторизовать все проводимые изменения

- Автоматизировать типовые процедуры деятельности предприятия

- Автоматизировать процедуры провдения изменений

- Обрабатывать информацию об изделии на протяжении всего его жизненного цикла.

При внедрении системы управления качеством вы не обязаны прибегать к услугам конерктного поставщика или использовать только какую-либо одну систему автоматизации.
ISO 9000 обозначает, КАКИЕ действия должны быть выполнены на предприятии для обеспечения качества, но не КАКИМ ОБРАЗОМ должны вы их выполнять. Таким образом, отсутствуют жесткие требования к используемым средствам автоматизации.

Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление " горячих точек" в деятельности; сохранение истории взаимоотношений с клиентами). Получение возможности анализа загрузки сотрудников за счет наличия полной информации о выданных каждому исполнителю заданиях с учетом сроков исполнения и о результатах выполнения работ

Введение всех подразделениях и в организации в целом унифицированной, формализованной и строго регламентированной технологии делопроизводства. (специалисты разных подразделений работают с одной и той же программой, что означает работу с одним пользовательским интерфейсом, с одними справочниками (типы документов, номенклатуры дел, поддержки сложных систем нумерации документов), с одними шаблонами документов)

Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля. Упорядочивание работы с документами за счет использования типовых шаблонов, типовых маршрутов и введения в действие инструкций по работе с документами (использовать информацию из проекта внедрения “Directum” Использование шаблонов документов, маршрутов, введение регламентов по работе с документами сокращают случаи возвратных движений документов. За счет использования шаблонов документы оказываются сразу правильно подготовленными, за счет использования шаблонов маршрутов они сразу приходят к нужным сотрудникам и т. д

Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации. На 25-75% уменьшается общее количество бумажных документов (из опыта компании “Ланит”)

- перевод внутренних управляющих документов в электронный вид и использование электронной цифровой подписи

- рассылка документов исполнителям в электронном виде вместо копирования документов с резолюциями и печати РКК;

- единое общедоступное хранилище документов, исключающее необходимость их копирования для использования несколькими сотрудниками

Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Пример проекта корпорации “Электронный архив” – Электронный архив президента РФ. С одной стороны бумажные документы: площадь 500 кв.м; время получения документа 1-3 суток (при наличии); одновременно с одним документом может работать только один пользователь.

С другой стороны электронные копии документов: площадь 10 кв.м; время доступа к документу 6-10 сек.; сохранность оригиналов – в большинстве случаях они не нужны.

Сокращение сроков подготовки решений и документов В государственных структурах - это одна из проблем эффективности функционирования госаппарата. В коммерческих структурах это позволяет повысить конкурентоспособность организации, получить материальный выигрыш за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры

На 75% сокращается время обработки документа за счет а) быстрой передачи исходных документов и информации Сокращение времени пересылки документа между сотрудниками в 5-7 раз из опыта Ланита б) сокращения времени на обработку корреспонденции, внутренних документов, ознакомления с документами, в) быстрого доведение поручений до конкретных исполнителей, г) повышения скорости поиска информации Сокращение поиска информации по документу (на запросы по телефону или от руководства) с нескольких часов до 1 минуты из опыта Ланит д) сокращения сроков согласования решений Сокращение срока согласования договоров с 1 месяца (в среднем) до 1 недели (максимум) из опыта Ланита;

Сокращается время на создание документов за счет использования типовых шаблонов и ранее созданных документов, а также единого структурированного хранения документов