Босс-Референт

В состав системы автоматизации делопроизводства и документооборота БОСС- Референт входит набор взаимосвязанных функциональных модулей. Каждый модуль соответствует конкретному деловому процессу, связанному с обработкой информации в системе делопроизводства.

Модуль Регистрация документов предназначен для контроля за входящей и исходящей документацией. Функциональные возможности модуля включают в себя:

o регистрацию входящих и исходящих документов, регистрацию обращений граждан

o автоматический ввод документов с бумажных носителей в систему документооборота предприятия с одновременным распознаванием текста

o подготовку и хранение внутренней нормативно-распорядительной информации

o создание новых документов и рассылку их сотрудникам на ознакомление и согласование

В системе БОСС- Референт предусмотрены широкие возможности для регистрации входящей и исходящей служебной корреспонденции (в том числе повторных и ответных документов, отдельных пунктов и сопроводительных документов), различных нормативных правовых актов, писем и обращений граждан. На каждый регистрируемый документ в системе БОСС- Референт заводится отдельная электронная карточка, с помощью которой пользователи системы могут отслеживать всю историю движения документа по подразделениям. Для регистрации документов могут применяться несколько независимых программных счетчиков (нумераторов), что позволяет реализовать практически любую систему нумерации документов.

Модуль Контроль исполнения предназначен дляповышениятрудовой дисциплины сотрудников, он позволяет:

o создавать и хранить поручения, вести контрольную карточку поручения

o контролировать исполнение поручений с различными приоритетами исполнения

o получать извещения о просроченных документах

o создавать личные документы-памятки для планирования своей работы

Модуль Согласование обеспечивает:

o контроль создания документа и прохождения его по различным инстанциям

o подготовку и согласование исходящих документов

o передачу визированных входящих документов на ознакомление и исполнение сотрудникам

Модуль Планирование помогает:

o осуществлять индивидуальное планирование деятельности сотрудника

o планировать и координировать деятельность подразделений и взаимодействие сотрудников

o настройка механизма делегирования полномочий на доступ и работу с системой

Модуль Наша организация обеспечивает:

o хранение информации о структуре организации и ее сотрудниках

o оперативный доступ сотрудников к справочнику организации

Модуль Внешние контакты используетсядля:

o планирования, ввода и хранения информации по работе с внешними организациями, ведения истории взаимоотношений с этими организациями

o контроля выполнения намеченных встреч и телефонных контактов

Модуль Новост и необходим для:

o информирования сотрудников о внутренних новостях организации

o предоставления для работы необходимой внешней информации политического, законодательного, экономического и другого характера

o проведения конференций в коллективе — организация обсуждений какой-либо задачи (создание темы дискуссии, комментариев сотрудников, резюме по итогам обсуждения)

Модуль Справочники и шаблоны содержит стандартизованную информацию, с которой работают остальные модули. В числе функциональных возможностей модуля:

o создание и хранение шаблонов документов

o ввод и редактирование справочной информации, необходимой для заполнения регистрационных карточек документов

o ввод и хранение информации об организациях-контрагентах и их представителях

o централизованное хранение данных по различной тематике с возможностью " подписки" сотрудников на интересующую их информацию

Помимо стандартного набора функциональных модулей, обеспечивающих поддержку основных процессов организации делопроизводства, в системе могут быть предложены дополнительные модули, позволяющие оптимизировать различные бизнес-процессы:

Модуль Контроль договоров предназначен для:

o регистрации и ведения истории всех контактов с организациями-контрагентами, поставщиками, клиентами

o учета и хранения договоров, планирования и контроля всех работ, связанных с выполнением условий договоров

o централизованного хранения данных по различной тематике с возможностью " подписки" сотрудников на интересующую их информацию

Модуль Инженерное обеспечение — это хранилище информации о различных объектах инженерного хозяйства, позволяющий:

o планировать и контролировать выполнение работ по обслуживанию объектов

o регистрировать заявки от сотрудников на ремонт оборудования

o контролировать договора и финансовые расчеты инженерных служб

По желанию заказчика специалисты компании АйТи могут разработать другие специфические функциональные модули, обеспечивающие поддержку индивидуальных задач конкретной организации, идеально интегрирующие систему БОСС- Референт в существующую информационную систему предприятия.

Модульная структура, единый стандарт доступа к информации и наличие встроенных средств разработки позволяют не только легко адаптировать БОСС- Референт к любым изменениям структуры организации, но и развивать систему собственными силами заказчика.