Требования, предъявляемые к бланкам документов

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и отдельный порядок их расположения. Для бланков применяют бумагу форматов А-4, А-5, допускается использование форматов А-3 и А-6.

Все бланки, как и поля документов, должны иметь поля не менее:

Левое – 20 мм

Правое – 10 мм

Верхнее – 20 мм

Нижнее – 10 мм

Для предприятия, его структурного подразделения и должностных лиц рекомендуется использовать определенные виды бланков документов: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Общий бланк используется для составления любого вида документов, кроме писем. Содержит специальные реквизиты:

- государственный герб РФ (герб субъекта РФ или города), такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право,

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания),

- наименование вышестоящей организации, если она имеется,

- наименование предприятия или организации.

Бланк письма содержит следующие реквизиты:

- государственный герб РФ (герб субъекта РФ или города), такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право,

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания),

- наименование вышестоящей организации, если она имеется,

- наименование предприятия или организации,

- справочные данные об организации,

- код организации (предприятия) по ОКПО.

Бланк конкретного вида документа составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа (приказ, распоряжение и т.п.)

Существует два основных вида расположения реквизитов на бланке: продольное и угловое.

Продольное расположение – заголовочной части, предполагает расположение реквизитов вдоль верхней части листа с их центровкой, т.е. с равным удалением каждой строки от левого и правого полей.

Угловое расположение – размещение реквизитов в левой верхней части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, т.к. правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть листа может также использоваться для других реквизитов: грифа утверждения (в актах, инструкциях), резолюции руководителя (на поступивших документах).

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге, предназначенной для работы с печатными устройствами, копировальным оборудованием, факсом, пишущей машинкой, поэтому бумага для бланков должна обладать следующими качествами: не сворачиваемость при перегревах или смачивании, отсутствие пыления поверхности, соответствие требованиям по плотности - от 80 г/м² до 200 г/м², по белизне - от 88 до 98%.