Обработка поступающих документов

Прием и обработка поступающих документов осуществляется работником службы делопроизводства в соответствии со следующими этапами:

- первичная обработка,

- предварительное рассмотрение, разметка,

- регистрация,

- рассмотрение документа руководством,

- направление на исполнение,

- контроль исполнения,

- исполнение документа,

- подшивка документа в дело.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правил адресования, количества листов документа, наличие приложений.

Предварительное рассмотрение проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления. При необходимости указываются часы и минуты. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документам и проспектах, каталогах и пр.

Работник службы делопроизводства должен осуществлять фильтрацию входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя, в структурное подразделение или сразу исполнителю.

Передача входящих документов на рассмотрение руководству и принятия решения должна осуществляться после регистрации. Порядок регистрации рассматривается ниже.

Принятие управленческого решения по конкретному документу – это одна из основных функций руководителя. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие инструкции и конкретные указания по исполнению документа, установить реальные сроки исполнения. Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции, дополнительно заносятся сотрудником службы делопроизводства в регистрационный журнал. С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

После завершения работы над документом (составление ответного документа, выполнение конкретного действия, задания) на документе проставляется отметка о его исполнении и направлении его в дело. После этого документ вместе с копией ответа передается сотруднику службы делопроизводства для подшивания в дело.