Регистрация документа

Это фиксация факта создания документа или поступления на предприятие документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

Регистрации подлежат все документы, которые требуют учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые на предприятии, так и поступающие. Регистрация необходима для обеспечения сохранения документа, оперативного поиска, учета и контроля.

Существует несколько форм регистрации документов:

1. Централизованная;

2. Децентрализованная;

3. Смешанная.

Наибольшая эффективность достигается при централизованной форме, т.е. при осуществлении всех регистрационных операций в одном месте и одним работником. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документации предприятия и установить единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения (в структурных подразделениях).

С учетом специфики предприятия может использоваться смешанная система – одна часть документов регистрируется централизованно, другая – в структурных подразделениях (децентрализовано).

Документы целесообразно регистрировать 1 раз: поступающие – в день поступления, создаваемые – в день утверждения, подписания.

При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно: входящие документы, внутренние документы, контракты, коммерческие документы, документы, имеющие гриф ограничения доступа. При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров.

Для внутренних документов и коммерческих контрактов, как правило, используется порядковая нумерация.

Порядковая регистрация номера присвоения по журналу начиная с №1 (01) с 1.01 каждого года по 31.12.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из:

- порядкового номера документа,

- условного обозначения структурного подразделения,

- номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.

В практической деятельности применяются регистрационные журналы отдельно для регистрации входящих и исходящих документов. Журналы включают следующие графы:

- номер документа,

- дата документа,

- автор документа (внешняя организация для входящих документов),

- адресат (для исходящих документов),

- количество листов документа,

- резолюция,

- исполнитель,

- подпись исполнителя,

- отметка об исполнении,

- номер дела.

Работник службы делопроизводства может выбрать оптимальный состав регистрационных граф, исключить лишние. Не все входящие и исходящие документы подлежат регистрации. Каждое предприятие может составить для себя список нерегистрируемых документов, в которые входят: поздравительные письма, приглашения, рекламные письма, прайс-листы, каталоги, печатные издания, извещения, сообщения о встречах, переговорах, письма с пометкой лично, программы совещаний и др.