Распорядительные документы

Распорядительные документы обеспечивают организацию текущей работы и поэтому должны строго соответствовать закону.

Выделяют следующие стадии подготовки распорядительных документов:

- изучение существа вопроса,

- подготовка проекта документа,

- согласование документа,

- подписание,

- обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановления и решения).

Подготовка проекта документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам, при разработке проектов больших и сложных распорядительных документов создается рабочая группа (комиссия). Юридическим основанием разработки распорядительного документа может быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для осуществления задач, возложенных на учреждение.

1. Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса, что позволяет четко определить цель издания распорядительного документа.

2. При составлении проекта документа особое внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения и их редакции. Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она объясняет, чем вызвана необходимость распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, излагаться цели и задачи предписываемых действий. Констатирующая часть необязательна, если нет необходимости давать разъяснения.

Распорядительная часть документа обычно излагается в повелительном наклонении. В зависимости от вида документа она начинается словами: «постановляет» в постановлении, «решает» в решении, «предлагаю» в распоряжении, «приказываю» в приказе. Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. В распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организаций, изложение текста идет от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (постановляет, решил). Эти слова отделяют констатирующую часть документа от распорядительной, и располагаются на отдельной строке прямо от полей.

К формулировкам распорядительной (постановляющей) части документа предъявляются особо жесткие требования. Они должны быть конкретными, не противоречить изданным ранее распорядительным документам, четкими, ясными, не допускающими различных толкований. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указываются исполнитель (в дательном падеже), предписываемое действие (выражается глаголом в неопределенной форме – подготовить, зачислить) и срок исполнения (должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ, лучше устанавливать срок для каждого задания в отдельности).

В конце текста распорядительного документа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению с изданием данного акта. Последним пунктом в распорядительных документах указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут иметь приложения, указания на которые даются в соответствующих пунктах текста. Реквизит «Приложение» после текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, в котором четко и кратко сформулировано содержание документа («О назначении», «О введении» и т.п.).

3. Распорядительные документы оформляются на общем бланке формата А-4. В состав реквизита входят: Герб или эмблема, наименование учреждения – автора, название документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись, отметки о согласовании.

4. Согласование и подписание распорядительного документа – проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями или должностными лицами, которых он касается. Согласование осуществляется путем визирования или проставления грифа согласования, которые проставляются на первом экземпляре проекта. Согласование проводит структурное или должностное лицо, готовившее проект распорядительного документа. Полностью подготовленные проекты документов представляются на подпись. Приказы и распоряжения подписываются руководителем или его заместителем, постановления и решения – председателем и секретарем коллегиального органа. Подписывается первый экземпляр документа, изготовленный на бланке. Никакие исправления в распорядительный документ после его подписания не вносятся.

5. Доведение распорядительных документов до исполнителя осуществляется путем их тиражирования и рассылки в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа. Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем, действующим на основе единоначалия для разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением (приложение 6).

Распоряжение – документ, издаваемый руководителем или его заместителем преимущественно по оперативным вопросам повседневной прозводственно-хозяйственной и административной деятельности предприятия. Текст распоряжения содержит конкретное задание, ответственного исполнителя, срок исполнения (приложение 7).