Студопедия

Главная страница Случайная страница

Разделы сайта

АвтомобилиАстрономияБиологияГеографияДом и садДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеталлургияМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРелигияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияТуризмФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника






Реквизиты документов






03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

04 – код организации.

06 – наименование организации.

07 – справочные данные об организации (адрес, телефон, факс).

08 – наименование вида документа.

09 – дата.

10 – регистрационный номер документа.

11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа.

12 – место составления или создания документа.

13 – гриф ограничения доступа к документу.

14 – адресат.

15 – гриф утверждения документа.

16 – резолюция.

17 – заголовок к тексту.

18 – отметка о контроле.

19 – текст документа.

20 – отметка о наличии приложений.

21 – подпись.

23 – визы согласования документа.

24 – печать.

26 – отметка об исполнителе.

27 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

28 – отметка о поступлении документа в организацию.

29 – отметка для автоматического поиска документа.

 

03 (эмблема организации или ее товарный знак) – помещается на бланках организации в соответствии с уставом или положением об организации. Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

04 (код организации) – проставляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и присваивается государственным комитетом по регистрации организации.

06 (наименование организации) – должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии, полное наименование вышестоящей организации.

07 (справочные данные об организации) – включают:

- почтовый адрес

- телефон

- факс

- и другие данные по усмотрению организации (номера счетов в банке, адрес электронной почты, номер и срок лицензии, web-site и др.)

08 (наименование вида документа) – составленного или изданного организацией, регламентированного уставом, положением об организации. Пишется заглавными буквами.

09 (дата) – датой является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата проведения заседания или приема решения, для акта – дата события.

Если автором документа является несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дата документа оформляется обычно тремя парами арабских цифр в следующей последовательности – число, месяц, год.

При подготовке нормативных и финансовых документов применяется словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек).

Например: 16 марта 2001 года.

Допускается оформление даты в следующей последовательности – год, месяц, число.

10 (регистрационный номер документа) – состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексами:

- индекс дела по номенклатуре дел,

- индекс вопросов деятельности,

- индекс должностных лиц и исполнителей,

- индекс структурных подразделений,

- индекс корреспондентов.

Например: № 1-3/115 (1 – номер структурного подразделения, 3 – номер дела по номенклатуре, 115 – порядковый номер документа).

11 (ссылка на регистрационный номер документа и дату документа) – организации, которой дается ответ, условно обозначается так:

на № ___________ от __________

12 (место составления или создания документа) – указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам наименования организации и справочные данные об организации.

13 (гриф ограничения доступа к документу) – проставляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа.

14 (адресат) – в качестве адресата могут быть: организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ, в дательном падеже.

Например: ОАО ВЕСТЬ генеральному директору ……….

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или подразделений, то их указывают обобщенно.

Например: руководителям предприятий Северного административного округа.

Максимальный набор реквизита адресата состоит из следующих частей:

- наименование организации в именительном падеже;

- структурное подразделение в именительном падеже;

- должность, фамилия, инициалы в дательном падеже;

- почтовый адрес.

Реквизит 14 печатается в правой верхней части листа документа в пределах ограничительных знаков (уголков).

15 (гриф утверждения документа) – документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова утверждено (без кавычек), наименование должности лица, утверждающего документ, личной подписи и даты утверждения.

Например: Утверждено

Генеральный директор ОАО ВЕСТЬ

А.В. Дашков

23.03.01.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения должен состоять из слова утверждено (без кавычек), наименования утвержденного документа в именительном падеже, его даты и номера.

Например: Утверждено

Приказ генеральный директора ОАО ВЕСТЬ

от 23.03.01 № ______________

16 (резолюция) – пишется руководителемнепосредственно надокументе и включает:

- фамилию исполнителя (кому поручается исполнение),

- содержание поручения (конкретное действие),

- личную подпись руководителя,

- дату подписания.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные лица привлекаются при решении вопроса как соисполнители.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

17 (заголовок к тексту) – включает краткое содержание документа. Он согласуется с наименованием вида документа.

18 (отметка о контроле) – проставляется должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль за ходом исполнения документа, допускается проставление отметки о контроле буквой К или словом или штампом Контроль.

19 (текст документа) – является основным элементом любого документа и, как правило, состоит из двух частей:

- в первой части указываются причины, основания, цели составления документа;

- во второй – выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании текст содержит одну заключительную часть.

Например: приказ – содержит одну заключительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы.

20 (отметка о наличии приложения) – названного в тексте оформляется так:

приложение: на трех листах в двух экземплярах.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

21 (подпись) – в состав этого реквизита входит:

- наименование должности лица, подписавшего документ,

- личная подпись и ее расшифровка (без наименования предприятия, если документ оформлен на бланке).

В расшифровке подписи инициалы ставят перед фамилией. При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписавшего документ, не указывается.

Гражданским кодексом РФ допускается не указывать первую букву отчества лица, подписавшего документ.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии с занимаемой должностью.

При подписании документа несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне.

При подписании документов представителями различных организаций их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписавших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии. При этом не допускается ставить предлог за, надпись от руки – заместитель, косую черту перед наименованием должности.

23 (визы согласования документа) – согласование документа оформляют визой, которая включает:

- подпись визирующего,

- расшифровку подписи,

- дату визирования,

- должность визирующего (при необходимости).

Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа (письма), возможно оформление виз на отдельном листе.

24 (печать) – заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

26 (отметка об исполнителе) – включает фамилию (или Ф.И.О.) исполнителя документа и номер его телефона.

Отметку располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

27 (отметка об исполнении документа и направлении его в дело) – включает следующие данные:

- ссылку на дату и номер документа, свидетельствующую о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слова в дело, номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28 (отметка о поступлении документа в организацию) – содержит порядковый номер и дату поступления документа, при необходимости часы и минуты. Допускается проставлять данный реквизит в виде штампа.

29 (отметка для автоматического поиска документа) – может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в организации (дата, структурное подразделение, количество экземпляров, количество листов документа). Отметка располагается в границах нижнего поля документа.






© 2023 :: MyLektsii.ru :: Мои Лекции
Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.
Копирование текстов разрешено только с указанием индексируемой ссылки на источник.