Основные термины и понятия

Делопроизводство – это деятельность, включающая документирование и организацию работы с документами.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Документирование – процесс создания документов (составление и оформление документов). Создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.

Документооборот – движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Количество входящих, внутренних и исходящих документов учреждения за определенный период времени.

Дело – совокупность документов, или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности учреждения, помещенный в одну папку.

Досье – документы, относящиеся к какому-либо делу.

Документ – зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами.

Дубликат – экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу (копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника.

Дублетный документ – один из экземпляров размноженного документа.

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение.

Внутренний документ – документ, предназначенный для использования в том учреждении, в котором он создан.

Исходящий документ – документ, отправленный из учреждения.

Директивный документ – документ, содержащий обязательные к исполнениюуказания вышестоящих органов.

Индекс – условные обозначения, присваиваемые документам в процессе регистрации и исполнения.

Индексация документов – присвоение документам порядковых номеров и условных обозначений.

Журнал учета документов – журнал, составленный по определенной форме и содержащий записи о документах и операциях с ними.

Виза – подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Бланк – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем информацией документа и местом, оставленным для переменной информации.

Аннотация – краткое изложение первоисточника (обычно в виде перечня основных вопросов).

Выписка – копия части текстового документа.

Гриф – пометка, указывающая на особый способ пересылки деловой корреспонденции (секретно, срочно, лично, не подлежит оглашению).

Дата – число, месяц, год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.

Деловое письмо – документ, применяемый для связи, передачи информации на расстоянии между корреспондентами, которыми могут быть и юридические и физические лица.

Договорное письмо – один из видов сопроводительного письма, указывающего на факт отправки письма.

Коммерческое письмо – название делового документа, принятого в коммерческой практике, в делопроизводстве, международной торговле.

Гарантийное письмо – письмо, выражающее гарантию.

Внутренний адрес письма – наименование и адрес организации или фамилия и адрес лица, которому направлено письмо.

Адресат – получатель.

Адресант – отправитель.

Инструкция – правовой акт, устанавливающий правила, регулирующие специальные стороны деятельности учреждений, их подразделений и отдельных должностных лиц. Бывают типовыми и индивидуальными.