Структура организации. Этапы построения структуры.

Структура организации включает в себя все средства, с помощью которых различные виды деятельности распределяются между компонентами организации, а также координация действия этих компонентов.

Очевидными аспектами организации структуры является группирование на отделения и секторы и иерархия отношений отчетности. При неудачном структурном устройстве рабочее время сотрудников может интенсивно растрачиваться и в итоге сама организация становится менее результативной. Работа в организации может быть разделена и скоординирована различными способами. Для того чтобы это было сделано успешно, организационная структура должна соответствовать обстоятельствам и условиям, сложившимся в организации. Если в организации была выбрана неподходящая структура, то в результате могут появиться структурные проблемы, которые приводят к снижению производственных характеристик и являются источником стрессов.

В жизни имеет место случай, что не вся структура, а некоторые ее части уже не действуют. Чтобы правильно подойти к понятию структуры полезно воспользоваться ситуационной теорией организационной структуры. Эта теория является противоположностью всем универсальным принципам построения структуры, предложенным ранее, которые гласят, что какая-то данная оптимальная структура оптимальна при любых обстоятельствах. Ситуационная теория направлена на изучение основных особенностей ситуации. Тип структуры, более или менее подходящий для организации, определяется следующими особенностями:

Ø Тип изделий (услуг). Организациям, поставляющим на рынок стандартные изделия, нужна структура, отличная от той, которая необходима организациям, обслуживающим отдельных заказчиков.

Ø Технология. Тип оборудования и используемых технологических процессов оказывает влияние на типы ролей и связей, необходимых среди работников.

Ø Диверсификация. Организация, деятельность которой охватывает несколько различных областей, нуждается в структуре, отличной от той, которая необходима организации, выпускающей единственный тип изделия и имеющей единственный рынок сбыта.

Ø Размер организации. Чем больше организация, тем сложнее ее разделение и координация деятельности.

Структура существует для того, чтобы работа в организации могла быть выполнена. Однако парадоксально то, что сама структура может порождать проблемы, препятствующие выполнению работы. Одна из особенностей проблем структуры состоит в том, что эти проблемы не всегда явно проступают как структурные. Симптомы структурных проблем:

Ø низкая мотивация;

Ø запоздалые и неправильные решения;

Ø конфликты и слабая координация;

Ø рост расходов;

Ø неадекватная реакция на изменение обстоятельств.

Общая характеристика проблем структуры: они являются хроническими, но не острыми, с ними всегда можно мириться еще некоторое время, надеясь, что они ослабнут или исчезнут. В действительности проблемы структуры зависят от возможных потерь и выигрышей, которые могут быть получены в результате решения этих проблем.

Поскольку цель организационной структуры состоит в том, чтобы обеспечить достижение стоящих перед организацией задач, проектирование структуры должно базироваться на стратегических планах организации. Структура организации должна быть такой, чтобы обеспечить реализацию ее стратегии. Поскольку с течением времени стратегии меняются, то могут понадобиться соответствующие изменения в организационных структурах.

Согласно классической теории организации структура организации должна разрабатываться сверху вниз. Последовательность разработки организационной структуры схожа с последовательностью элементов процесса планирования. Вначале руководители должны осуществить разделение организации на широкие сферы, затем поставить конкретные задачи. Таким образом, последовательность действий следующая:

1. Осуществление деления организации на широкие блоки, соответствующие важнейшим направлениям деятельности по реализации стратегии.

2. Установите соотношение полномочий различных должностей. При этом руководство устанавливает цель команд, если необходимо, производит дальнейшее деление на более мелкие организационные подразделения, чтобы более эффективно использовать специализацию и избежать перегрузки руководства.

3. Определите должностные обязанности как совокупность определенных задач и функций и поручите их выполнение конкретным лицам. В организациях, деятельность которых в значительной мере связана с технологией, руководство разрабатывает даже конкретные задачи и закрепляет их непосредственно за исполнителями, которые несут ответственность за их удовлетворительное выполнение.

Появившаяся в итоге разработки организационная структура – это не застывшая форма. Поскольку организационные структуры основываются на планах, то существенные изменения в планах могут потребовать соответствующих изменений в структуре. В действующих организациях к процессу изменения организационной структуры следует относиться как к реорганизации, так как этот процесс, как и все функции организации бесконечен. В настоящее время успешно функционирующие организации регулярно оценивают степень адекватности своих организационных структур и изменяют их так, как этого требуют внешние условия. Требования внешней среды в свою очередь определяются в ходе планирования и контроля.