Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица – это работники организации (в том числе совместители), которым из кассы выданы наличные средства с условием представления отчета об их использовании. Список подотчетных лиц устанавливает руководитель организации. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

Под отчет наличные денежные средства выдаются:

- в качестве аванса на командировочные расходы;

- на хозяйственные нужды (приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, бензина через АЗС, на оплату мелкого ремонта).

Согласно порядку ведения кассовых операций, запрещено:

- выдавать подотчетные суммы работнику, который не отчитался по ранее выданному авансу;

- передавать подотчетные суммы от одного работника – другому.

Расчеты с подотчетными лицами учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по каждому сотруднику отдельно.

Выдача денежных средств под отчет отражается в бухгалтерском учете:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 50 «Касса».

Работник, получивший сумму под отчет, должен за нее отчитаться – представить в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расход), а неизрасходованные средства вернуть в кассу организации. Суммы, обоснованно истраченные сверх выданной подотчетной суммы, могут быть возмещены работнику по решению руководителя организации.

Работник, получивший подотчетную сумму на командировочные расходы, должен представить авансовый отчет и сдать в кассу неизрасходованный остаток подотчетных сумм не позднее чем через три дня после возвращения из командировки.

Действующее законодательство предусматривает предоставление ряда компенсационных выплат для работников, направляемых в служебные командировки. Причем компенсационные выплаты как внутри страны, так и за рубежом производятся командируемым работникам, состоящим с предприятиями, учреждениями или организациями в трудовых отношениях. Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Его может установить руководитель организации. Если руководитель такой срок установил, работник должен отчитаться за потраченные деньги не позднее чем через три рабочих дня после истечения срока.

Списание израсходованных подотчетных сумм отражается по кредиту счета 71 на основании авансового отчета работника:

Дебет 20 «Основное производство» (26 «Общехозяйственные расходы», 10 «Материалы», 08 «Вложения во внеоборотные активы» …) – в зависимости от характера расходов

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Если работник вернул в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы, то составляется бухгалтерская запись:

Дебет 50 «Касса»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

В случае, если работник приобретает материальные ценности на предприятии розничной торговли (в магазине), на сумму произведенных расходов в качестве подтверждения к авансовому отчету прикладывается не только товарный, но и кассовый чек. Это требование не распространяется на товары, продажа которых разрешена в розницу без применения ККМ.

Невозвращенные подотчетными лицами суммы авансов списывают со счета 71 в дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть непосредственно удержаны из суммы оплаты труда работников).

Аналитический учет расчетов на счете 71 ведется по каждому подотчетному лицу, а также по каждой выданной из кассы суммы под отчет.