Сущность и задачи контроля

Контроль представляет собой одну из важных функций в ме­неджменте. Как неотъемлемая часть деятельности организации контроль является непрерывным процессом, который строится на трех основных этапах:

♦ выработки стандартов деятельности организации, подле­жащих контролю;

♦ измерения и анализа ее результатов, полученных в резуль­тате контроля;

♦ корректировки хозяйственных, технологических, организа­ционных и других процессов деятельности организации в соответствии со сделанными выводами контроля (рис. 7.1).

Первый этап — выработка стандартов, демонстрирует органи­ческую связь функций планирования и контроля.

Данные стандарты согласуются с методологией управленческого учета предприятия, речь о которой шла в гл. «Управленческий учет», а именно:

♦ внешними стандартами и нормами;

♦ внутренними (корпоративными) стандартами;

♦ стандартами на функциональность бизнес-процессов пред­приятия.

Стандарты — это конкретные цели, прогресс в отношении ко­торых поддается измерению. В свою очередь эти цели формируют­ся из процесса планирования и стратегий организации. Цели, ис­пользуемые в качестве стандартов для контроля, должны характе­ризоваться наличием временных рамок и конкретных критериев (например, производительность труда к определенному времени должна быть повышена на 10%). Те критерии, результативность которых оценить трудно, должны быть выражены косвенными по­казателями (например, удовлетворенность работой можно оценить показателем текучести). Однако косвенные показатели должны быть обстоятельно взвешены, так как на них могут оказывать воз­действие и совершенно другие переменные.

Второй этап процесса контроля состоит в сопоставлении ре­ально достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям, а также насколько до­пустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. На этой стадии дается оценка как реальности выра­ботанных стандартов, так и масштабов отклонений, которые слу­жат основой для принятия соответствующих управленческих ре­шений. Это наиболее заметный этап всей системы контроля.

На третьем, заключительном этапе контроля менеджер должен провести корректировку в хозяйственной, технологической, орга­низационной, финансовой и других видах деятельности организа­ции и в зависимости от полученной информации пересмотреть стандарт либо в сторону повышения или занижения, либо — ста­билизации контролируемого показателя.

Во всех случаях сотрудники организации должны знать, что их ошибки или достижения в тех областях, где руководство установи­ло стандарты и осуществляет контроль, со всей очевидностью пос­лужат основанием для распределения вознаграждений или нака­заний.

В системе управления контроль решает несколько задач.

Во-первых, он позволяет выявить во внешней и внутренней среде организации факторы, которые могут оказать существенное влияние на ее функционирование и развитие, а следовательно, и своевременно отреагировать. Кроме того, в этом процессе отсле­живаются тенденции в развитии организации, их направление и глубина.

Во-вторых, контроль позволяет своевременно обнаружить на­рушения, ошибки и промахи и оперативно принять необходимые меры по их устранению.

В-третьих, результаты контроля служат основой оценки работы организации и ее персонала за определенный период, эффектив­ности и надежности системы управления.

Цели контроля будут достигнуты, если он осуществляется в со­ответствии с определенными принципами.

Прежде всего контроль должен быть всеохватывающим, т.е. держать в поле зрения основные сферы деятельности организации, внешнюю ситуацию и внутренние процессы, протекающие в ней. Речь не идет о том, что он должен быть тотальным, с охватом всех событий. В то же время контроль должен обеспечить достаточно полную и объективную картину ситуации. Это можно обеспечить, если система контроля имеет стратегическую направленность, ох­ватывающую основные приоритетные сферы функционирования и развития организации. Второстепенные сферы деятельности ор­ганизации тщательно и постоянно проверять не целесообразно, а некоторые и совсем не имеет смысла, так как отвлекается много сил и средств.

Контроль делается не ради выявления проблем, а для успешно­го решения и достижения конкретных результатов, выявления от­клонений от научно обоснованных стандартов. Если контроль не дает «пищу» для размышления, то он запланирован напрасно. Главная цель контроля — не исправление, а предотвращение оши­бок, что обходится гораздо дешевле. Поэтому контроль представ­ляет собой неотъемлемую часть стратегического планирования.

Эффективный контроль увязывается не только с процессом пла­нирования, но и со всеми изменениями, происходящими в структу­ре и системе управления, т.е. контроль должен быть гибким.

Система контроля должна быть экономичной, чтобы выгоды, приносимые контролем, превышали затраты на его проведение. В этой связи необходимо широко использовать эффективные сред­ства контроля.

Эффективный контроль требует индивидуализированности, нацеленной на конкретные процессы, результаты, людей с учетом их личных качеств, должностного положения. Ориентированность на человеческий фактор требует от контроля не только объектив­ности, но и доброжелательности, создающей нормальный мораль­но-психологический климат. Чрезмерный контроль над людьми, тем более из недоверия, следует избегать. Иногда нужно, как гово­рят, «отпустить поводья», максимально расширить полномочия людей в процессе выполнения своих обязанностей и проверять лишь самое важное — результаты.

С другой стороны, продолжительное отсутствие контроля также является неблагоприятным признаком, свидетельствующим о без­различном отношении руководства к людям, делам организации или подразделения, что неминуемо вызывает обратную реакцию.

Возложение на конкретное лицо или группы лиц функций конт­роля требует от них не только формального положения в служеб­ной иерархии, но и личных качеств, склонностей, отношения к ним коллег и подчиненных.