Создание промежуточных итогов.

Научившись создавать отфильтрованные списки, хотелось бы видеть суммы промежуточных итогов для этих отфильтрованных записей.

Для работы с данными, содержащимися в отфильтрованных списках, используется функция ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ (категория «Математические»), которая игнорирует все скрытые записи и поля базы данных.

Формат функции: ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(< число>; < диапазон>)

где < число> - определяет тип вычислений (1–усреднение; 4 и 5–определение минимума и максимума; 9–суммирование);

< диапазон> - определяет диапазон ячеек, над которыми будут выполнены вычисления.

Промежуточные итоги покажите в ячейках D3: E3, рис.3. Для этого выполните следующие действия:

1. в ячейку D3, используя Мастер функций, введите функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ;

2. в появившемся окне функции сделайте следующие установки;

· в поле Номер_функции введите 9 (суммирование)

· в поле Ссылка1 введите диапазон ячеек D9: D100, используя для этого однострочное поле ввода окна функции, щелкните по кнопке ОК; (ввести значение D100 требуется на случай, если в базу данных добавятся новые записи)

3. по завершении ввода функции установите формат «у.е.».

Если вы все сделали правильно, в ячейке D3 будет записана формула: = ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ ИТОГИ(9; D9: D100 )

Аналогично в ячейке Е3 получим данные в “рублевом ” эквиваленте. А можно и проще – скопируйте введенную формулу из ячейки D3 в ячейку E3.

Рис. 3.5. Установка промежуточных итогов.

Пока фильтрация не выполнена, результаты в ячейках D3, Е3 равны общей сумме продаж в ячейках D2: E2 соответственно в «у.е.» и рублях.

Предположим, что нам нужно определить общую сумму продаж, выполненных менеджером Ивановым И.И. Произведя фильтрацию в поле Менеджер и указав Иванов И.И., в базе данных отобразятся только записи, касающиеся менеджера Иванова И.И. Остальные строки будут скрыты, рис.3.6.

В ячейках D3, Е3 появятся суммы промежуточных итогов, равных общей сумме продаж менеджера Иванова И.И. в «у.е.» и руб. соответственно.

Рис. 3.6. Список, отфильтрованный по «Менеджер Иванов И.И.»

Аналогично вы можете определить когда, кто и на какую сумму осуществил продажи и в какой фирме. Для этого сделайте автофильтрацию по полю Кому или Сумма, руб. и выберите интересующую вас информацию.