Консолідація даних

Microsoft Excel має засіб для об'єднання однотипних таблиць в одну із проведенням додаткових розрахунків. Такий засіб називають консолідацією даних.

Консолідація даних – це об’єднання одно типових таблиць в одну з проведенням додаткових розрахунків.

Приклад 2. Нехай робоча книга містить листи, які збе­рігають інформацію про нарахування заробітної плати працівникам протягом року. Для того щоб визначити розмір відпускних, необ­хідно встановити, яка середня заробітна плата кожного працівника.

Для цього потрібно об'єднати таблиці з інформацією про кожний місяць в одну. При цьому для кожного працівника необхідно визначити се­редню суму нарахувань.

Додамо до робочої книги лист Відпускні. Скористаємося меню Дані Консолідація. У вікні Консолідація задамо перелік діа­пазонів консолідації та параметри консолідації (Див. рис. 15).

Рисунок 15. Налаштування параметрів консолідації

Для того щоб додати діапазон даних, необхідно у вікні поля Посилання натиснути кнопку Огляд…, вибрати необхідний діапазон даних на одному з листів (виділити дані разом із заголовками рядків та стовп­ців), натиснути у вікні Консолідація кнопку Додати.

Після натискання ОК з'явиться таблиця консолідації, яка буде містити зведену інформацію (Див. рис. 16).

Рисунок 16. Результат консолідації

У лівій частині вікна відображаються кнопки, аналогічні кноп­кам при побудові підсумків. Вони використовуються, щоб перегля­нути інформацію, на основі якої побудована таблиця консолідації.

Якщо необхідно змінити функцію консолідації, потрібно скористатися меню Дані Консолідація і у вікні Консолідація зі списку функцій вибрати потрібну (Середнє).

При консолідації даних необхідно вибрати місце для розміщення підсумкового звіту, функцію (наприклад, Сума) і джерела даних для консолідації.

Підсумковий звіт можна розмістити на одному листі з почат­ковими даними, на іншому листі тієї самої книги або взагалі в іншому файлі.

Функція, яка використовується в консолідації, залежить від типу даних і виду звіту, який складається.

У разі зміни початкових даних консолідацію необхідно по­вторити. Якщо структура початкових таблиць діапазонів не міняєть­ся, то постійного повторення цієї процедури можна уникнути шля­хом зв'язування консолідованих даних з початковими (відповідний перемикач).

Щоб установити зв'язок між консолідованими і початковими дани­ми, необхідно при виконанні консолідації увімкнути опцію Створювати зв’язки з вихідними даними в діалоговому вікні Консолідація.

Урезультаті активізації зазначеної опції між початковими даними і результатами консолідації буде встановлено динамічний зв'язок, який автоматично оновлює дані.

Якщо таблиця даних має заголовки рядків і стовпців, це теж не­обхідно вказати при консолідації (за допомогою перемикачів у вікні Консолідація).