Порядок и сроки хранения бухгалтерских документов

В соответствии со ст. 16 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых Законом Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь. – 1999. – № 4. – Ст. 2/11).

Необходимым условием для создания информационно-поисковой системы по документам организации и дальнейшей работы с документами является систематизация и хранение документов. Все документы организации комплектуются в дела. Дело в соответствии с ГОСТ определяется как «совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Каждая обложка имеет надпись (название), например, «Должностные инструкции работников бухгалтерии» или «Годовой бухгалтерский отчет», или «Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности» и т.д.

Номенклатура дел определяет их классификацию, группировку обработанных и исполненных документов в деле, сроки их хранения, помогает в текущей работе, способствует быстрому поиску необходимых документов.

Номенклатура дел организации охватывает все документы, образующиеся в процессе хозяйственной деятельности, в том числе и органов (подразделений), действующих в организации на общественных началах, а также документы с грифами ограничения доступа к ним.

В соответствии с действующим законодательством в номенклатуру дел не включаются печатные издания, которые учитываются и хранятся в справочно-информационных фондах или в научно-технических библиотеках.

Законодательством Республики Беларусь в области архивных фондов и архивов определяется, что номенклатура дел организации на следующий хозяйственный год должна определяться в последнем квартале текущего года, согласовывается с экспертной комиссией организации и с территориальной архивной службой, или с архивом вышестоящей организации, после чего утверждается руководителем организации и для сотрудников этой организации является обязательной для исполнения.

Общий порядок оформления номенклатуры дел заключается в следующем:

- номенклатура дел оформляется на официальном бланке организации в необходимых количествах экземпляров;

- первый экземпляр номенклатуры дел постоянно хранится в службе документального обеспечения управления организации;

- второй экземпляр направляется в архивное учреждение, с которым согласовывается номенклатура дел и направляются материалы на хранение;

- количество рабочих экземпляров определяется структурой организации и конкретной технологией регистрации документов.

Номенклатура дел установлена Государственной архивной службой Республики Беларусь и является обязательной для всех хозяйствующих субъектов и учреждений, независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности.

В соответствии с п.5.1. раздела 5 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь (НРПА Республики Беларусь. – 1999. – №8/1163) (в дальнейшем Примерной инструкцией) различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел отдельной организации (конкретная).

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документального обеспечения управления министерств для подведомственной сети и утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с центральной экспертной комиссией и Комитетом по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Ежегодно номенклатура дел уточняется, в нее вносятся необходимые изменения, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

В соответствии с п.7.3. Примерной инструкции непосредственный отбор документов на постоянное и временное (свыше 10 лет) хранение и выделение к уничтожению производится сотрудниками структурных подразделений организаций, методическую помощь и контроль оказывают работники архива организации. Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатуры дел и перечней (типового, ведомственного) документов с указанием срока хранения, путем полистного просмотра дел.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

В соответствии с Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь (НРПА РБ. – 2001. – №8/6918) (в дальнейшем – Основные правила), п.3.3.1. определяет схему построения номенклатуры дел соответствующую структуре организации. Названиями разделов и подразделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений организации, расположенные в соответствии со штатным расписанием (уставными нормативными актами). Пункт 3.3.3. Основных правил приводит пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурному принципу:

01. Общий отдел; 02. Отдел экономического прогнозирования; 03. Производственно-технологический отдел; 04. Технический отдел; 05. Отдел капитального строительства; 06. Отдел техники безопасности; 07. Отдел главного механика и энергетика; 08. Отдел технического контроля; 10. Бухгалтерия; 11. Отдел труда и заработной платы; 12. Отдел кадров; 13. Отдел материально-технического снабжения и сбыта продукции; 14. Юрисконсульт; 15-20. Цеха; 21-25- Лаборатории; 26. Профсоюзный комитет.

В организациях, не имеющих устойчивой структуры или бесструктурных, схема номенклатуры дел строится по структурно-функциональному принципу или функциональному принципу (по направлениям деятельности, без деления на структурные части).

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по структурно-функциональному принципу:

01. Руководство; 02. Организационно-методическая работа; 03. Спортивно-массовая работа; 04. Тренерский совет; 05. Бухгалтерия; 06.Отдел кадров; 07. Профсоюзный комитет.

Пример схемы номенклатуры дел, построенной по функциональному принципу:

01. Руководство; 02. Планирование; 03. Организация производственной деятельности; 04. Финансирование; 05. Учет и отчетность; 06. Кадры.

Номенклатура дел бухгалтерии организации может состоять примерно из следующих дел:

05-01. Приказы и постановления, распоряжения отраслевого министерства и вышестоящих органов управления;

05-02. Копии приказов руководителя организации по хозяйственной деятельности;

05-03. Копии приказов руководителя организации по кадровым вопросам;

05-04. Штатное расписание и должностные инструкции сотрудников бухгалтерий;

05-05. Годовой бухгалтерский отчет;

05-06. Месячные, квартальные отчеты организации для налоговой инспекции, фонда социальной защиты, статистики и внебюджетным фондам;

05-07. Договоры;

05-08. Отчеты кассира;

05-09. Банковские выписки;

05-10. Авансовые отчеты;

05-11. Товарно-транспортные накладные;

05-12. Путевые листы;

05-13. Акты документальных ревизий и т.д.

В соответствии с п.3.4. Основных правил работы архивов заголовки дел должны соответствовать содержанию и составу документов дела, быть краткими, доступными для восприятия, четкими и конкретными.

Заголовок дела включает:

- название рода дела (документы, переписка, дело) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, докладные записки, акты, справки и т.д.);

- указание автора документа (краткое название организации, ее структурного подразделения или должностного лица);

- указание адресата или корреспондента документа;

- краткое содержание документов дела (с названием темы дела);

- географическое название населенного пункта или территории, с которой связано содержание документов дела (колхоз, совхоз, сельскохозяйственный производственный кооператив, сельсовет, город, район, область);

- указание хронологических рамок документов дела, датировку действий или событий, отраженных в документах, но выходящих за пределы делопроизводственного года (в заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию указывается месяц, квартал, год на (за) который составлены данные документы.

В заголовках дел нельзя использовать неконкретные формулировки (типа «разная переписка», «отчеты по вагонам», «натуроплата» и т.д.

В соответствии с разделом 3.5. Основных правил работы архивов формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование документов в дела осуществляют лица, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, под контролем и методическим руководством подразделения документационного обеспечения управления и архивного органа.

При группировке дел проверяется правильность оформления документов, их соответствие государственным, отраслевым стандартам и другим нормативным актам. Неправильно оформленные документы возвращаются на доработку исполнителям.

Документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела, в дела включается только один экземпляр каждого документа.

Приложения к документам в случае их значительного объема группируются в отдельные тома, небольшие приложения (отчет кассира с приложением, выписка из банка с приложением и т.д.) – вместе с документами, к которым они относятся.

Документы, помещаемые в дело, систематизируются в хронологическом порядке в соответствии с ходом решения излагаемого в нем вопроса: по алфавиту, нумерации, а также на основании других принципов, которые могут влиять в зависимости от особенности документов. Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров. В исключительных случаях объем дела допускается до 300 листов.

В зависимости от срока хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предполагает: подшивку (переплет) дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела и др.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела этой категории допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять.

В соответствии с разделом 9 Примерной инструкции по делопроизводству опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначен для раскрытия состава и содержания дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.

В соответствии с разделом 10 Примерной инструкции по делопроизводству документы с момента оформления и до передачи в ведомственный архив хранятся в структурных подразделениях.

Главный бухгалтер, как руководитель подразделения, сотрудники, отвечающие за конкретные направления бухгалтерского учета в соответствии с функциональными обязанностями, несут ответственность за сохранность документов и дел.

Документы, с которыми работают, хранятся у исполнителя, в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в папках. На каждой папке должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя. Папки в течение рабочего дня находятся на столе исполнителя, по окончании рабочего времени убираются в запирающиеся шкафы, которые обеспечивают их полную сохранность, предупреждают попадание на них влаги, пыли и солнечного света. В целях повышения оперативности поиска документов, дела располагаются в соответствии с номенклатурой. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

Работа с документами, содержащими информацию закрытого типа, оговаривается специальной инструкцией. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

Документы и дела, законченные делопроизводством, в конце календарного года сдаются в архив организации.