Выдача и изъятие документов.

Примерная инструкция по делопроизводству, п.10.2., определяет, что выдача документов и дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения главного бухгалтера или руководителя организации. На выданный документ заводится листок-заменитель документа, в котором указывается вид документа, дата выдачи, индекс, корреспондент, краткое содержание документа, дата выдачи, кому выдано, кто выдал и кто получил, их подписи. По данному листку – заместителю документа контролируется возврат документа.

На выданное дело заводится карта – заместитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.

В карте – заместителе дела указывается название организации, название архива, номер дела и заголовок, номер описи и название, номер фонда и название, дата выдачи, кому выдано, цели использования и время возвращения, наименование должности сотрудника, выдавшего дело, подпись и расшифровка подписи.

Также в соответствии с п.10.2 указанной инструкции изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях с разрешения соответствующего руководителя с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта (протокола выемки) и постановления о выемке подлинника документа.

Изъятие (выемка) бухгалтерских документов производится на основании ст. 9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», а также на основании Законов Республики Беларусь «Об органах внутренних дел Республики Беларусь», «О прокуратуре Республики Беларусь», «Положения о порядке организации и проведения проверок», утвержденного Указом Президента Республики Беларусь 16 октября 2009года №510; Налогового кодекса Республики Беларусь; Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь и Хозяйственно-процессуального кодекса Республики Беларусь.

Изъятие бухгалтерских документов оформляется актом или протоколом, проводится в присутствии должностных лиц организации. Копия акта, протокола с описью изъятых документов вручается должностным лицом организации под роспись.

Законодательство Республики Беларусь запрещает производство выемки в ночное время.

При пропаже или гибели бухгалтерских документов, руководитель организации в соответствии с действующим законодательством по делопроизводству приказом назначает комиссию по служебному расследованию причин пропажи или гибели документов. При необходимости для разбирательства в состав комиссии могут быть приглашены (с их согласия), работники дознания или следствия, прокуратуры и МЧС.

Результаты служебного расследования комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

Так в общих чертах выглядит документооборот в бухгалтерском учете, и порядок хранения документов в организации.

Вместе с тем, также изъятие документов работниками правоохранительных органов по делам которые находятся в их производстве регулируется Инструкцией о порядке изъятия, учёта, хранения и передачи вещественных доказательств, денег, ценностей, документов и иного имущества по уголовным делам, которая утверждена Прокуратурой Республики Беларусь 25.04.1995г. №07/09, Министерством юстиции Республики Беларусь 28.04.19995г. №4-н, Министерством внутренних дел Республики Беларусь 25.04.1995г. №18, Верховным судом Республики Беларусь, Государственным таможенным комитетом Республики Беларусь 28.04.1995г.№108-ОД, Главной государственной налоговой инспекцией при Кабинете министров Республики Беларусь 25.04.1995г.№5, Комитетом государственной безопасности Республики Беларусь 25.04.1995г№8, Главным управлением пограничных войск Республики Беларусь 26\041995г№12/1634 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1995, №859/12).

Учитывая, что при изъятии или истребовании документов бухгалтерского учёта, работниками органов внутренних дел, касающихся производственной и финансовой деятельности хозяйствующих субъектов, по делам и материалам которые находятся в их производстве допускались различные нарушения бухгалтерского и архивного законодательства, в целях наведения порядка при изъятии или истребовании документов, Министерство внутренних дел Республики Беларусь 16 апреля 2004г., постановлением №88 утверждает «Инструкцию о порядке изъятия(истребования) документов, касающихся производственной и финансовой деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, и (или) их копий органами внутренних дел», (НРПА республики Беларусь, 2004, №8/10933, далее Инструкция).

Данная Инструкция устанавливает единый порядок изъятия (истребования) документов сотрудниками органов внутренних дел касающейся финансовой и хозяйственной деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, или их копий, необходимых для принятия решений по материалам или делам находящимся в их производстве. В частности это касается разрешение материалов органами внутренних дел в порядке ст.173 «Сроки рассмотрения заявлений и сообщений о преступлениях» и ст.174 «Решения принимаемые по заявлениям и сообщениям о преступлениях» Уголовно-процессуального кодекса Республики Беларусь, это также касается рассмотрения материалов и дел по административным и экономическим правонарушениям.

Данная Инструкция регулирует порядок изъятия оригиналов следующих бухгалтерских документов: нарядов-заказов; актов; отчётов; калькуляций; счёт - фактур; товарных накладных; товарно-транспортных накладных; платёжных инструкций; и иных первичных учётных документов, иных бухгалтерских и расчётных документов, договоров (контрактов) и иных документов, касающихся производственной и финансово-хозяйственно деятельности юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

Инструкция определяет в каких ситуациях могут изыматься выше перечисленные документы, так указывает на следующие случаи:

если возникает необходимость проведения экспертизы документов в целях определения их подлинности;

в целях исключения возможности уничтожения, фальсификации документов, устранения ранее допущенных нарушений;

если осуществление органом внутренних дел необходимых процессуальных действий по находящихся в его производстве материалам и делам возможно только в отношении оригиналов документов;

если руководитель юридического лица или индивидуальный предприниматель (их представители) отказываются представить копии документов. Перечень случаев, по которым могут изыматься документы, не закрыт, законодатель указывает на то, что документы (их копии) могут изыматься и в иных случаях.

Процесс изъятия документов регулируется главой 2 данной Инструкции, в частности п.3 определяет, что изъятие документов осуществляется по мотивированному постановлению органа внутренних дел об изъятии документов, подписанного руководителем или заместителем руководителя органа внутренних дел. Указанное постановление предъявляется должностным лицом органа внутренних дел для ознакомления руководителю хозяйствующего субъекта или его представителю, факт ознакомления с постановлением удостоверяется подписью руководителя или его представителя на постановлении.

При возникновении ситуации, когда руководитель хозяйствующего субъекта или его представитель отказались ознакомиться с постановлением, или расписаться о ознакомлении на постановлении, данный факт удостоверяется на постановлении подписями работника органа внутренних дел и не менее двух лиц с их согласия (свидетелей). Постановление об изъятии документов может быть обжаловано в вышестоящий орган внутренних дел или прокуратуру.

Работники органов внутренних дел перед изъятием документов должны определится с перечнем документов подлежащих изъятию, п.4 Инструкции запрещает изымать документы не имеющих отношения к находящимся в их производстве материалам или делам.

Прежде чем преступить к изъятию документов, работник органов внутренних дел, производящий изъятие документов должен предложить руководителю хозяйствующего субъекта или его представителю добровольно выдать необходимые документы, в случае отказа в этом, проводит изъятие необходимых документов. Факт изъятия документов оформляется протоколом изъятия, образец протокола утверждён инструкцией. В случае, когда изымается большое количество документов, составляется отдельная опись изъятых документов, которая является приложением к протоколу изъятия. В описи указывается характеристика документов (название документа, дата составления, номер, количество листов документа), а также то, что изъят оригинал документа или его копия.

Протокол изъятия документов и опись составляются в двух экземплярах в присутствии должностных лиц хозяйствующего субъекта и не менее двух приглашённых лиц (свидетелей). После составления протокола изъятия документов и описи они предъявляются для ознакомления должностным лицам хозяйствующего субъекта, а также приглашённым лицам, им разъясняются их право делать заявления и замечания которые подлежат внесению в протокол. Все исправления и дополнения в протокол и опись должны быть оговорены и удостоверены подписями всех участников процесса изъятия документов. Протокол изъятия документов и опись подписывается работником органа внутренних дел, должностным лицом хозяйствующего субъекта или его представителем, приглашёнными лицами (свидетелями), копия протокола и копия описи изымаемых документов вручается должностному лицу хозяйствующего субъекта или его представителю, под роспись в первом экземпляре протокола изъятия.

Инструкция в п.8 указывает на то, что если изымаются оригиналы документов, хозяйствующему субъекту представляется возможность изготовить копии изымаемых документов, которые остаются у хозяйствующего субъекта в место изъятых, о чём делается отметка в протоколе изъятия.