Классификация бухгалтерских документов.

В зависимости от характера хозяйственных операций, системы обработки данных первичных учетных документов и информации о финансово-хозяйственной операции бухгалтерская документация классифицируется на несколько видов по следующим признакам:

-по назначению;

-по содержанию хозяйственной операции;

-по способу отражения операции;

-по степени обобщения учетной информации;

-по месту составления;

-по технике (способу) заполнения;

-по основанию носителя;

-по срокам хранения.

По назначению бухгалтерские документы могут быть;

-организационно-распорядительные, включают в себя положения, приказы, распоряжения, инструкции, указания, доверенности, платежные поручения и т.д.;

-оправдательные – это те документы, которые оформляют уже совершенную хозяйственную операцию (различные накладные на отпуск товара, получение товара, кассовые чеки и т.д.) и служат основанием для отражения этой хозяйственной операции в учете;

-комбинированные документы содержат в себе сочетание распорядительного и оправдательного характера (расходный кассовый ордер, платежная ведомость и другие), т.е. одновременно содержат распоряжение на совершение хозяйственной операции и одновременно оформляют совершение этой операции;

-документы бухгалтерского оформления – эти документы заполняются работниками бухгалтерии для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений, для дальнейшего использования в учете (справки об ошибках, выявленных в учетных записях, накопительные ведомости, калькуляция фактической себестоимости продукции, расчет реализованной торговой надбавки, ведомости общехозяйственных расходов и др.).

По содержанию хозяйственных операций бухгалтерские документы подразделяются на:

-материальные документы, содержат информацию о движении товарно-материальных ценностей (накладные на поступление, отпуск товарно-материальных ценностей, списание материалов и основных средств, акты приема-передачи материальных ценностей и др.);

-денежные документы, содержат информацию о движении денежных средств (чек на получение денежных средств, платежные ведомости, платежное поручение и др.);

-расчетные документы, содержат информацию о расчетных взаимоотношениях хозяйствующих субъектов с другими юридическими и физическими лицами (счета-фактуры, расчетные чеки, вексель и др.).

По способу отражения операций документы могут быть:

-разовые, которые регистрируют в документе единовременно одну или несколько однородных хозяйственных операций в момент их совершения (накладные на отпуск материальных ценностей, расходные и приходные кассовые ордера и др.);

-накопительные документы содержат информацию об однородных хозяйственных операциях за определенный период – день, неделю, месяц (журнал учета подачи воды водопроводными станциями за месяц, журнал учета подъема воды за месяц, справка об оказанных коммунальных услугах, алфавитный журнал регистрации граждан, проживающих в гостинице и др.).

По степени обобщения информации документы могут быть:

-первичные, которые оформляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения, являются первым свидетельством о хозяйственной операции (накладные, приходные и расходные ордера и др.). Название их определяется тем, что они являются основанием для первичного этапа в бухгалтерском учете;

-сводные документы – составляются на основе первичных документов с целью контроля, обобщения, оценки и дальнейшего анализа хозяйственных операций, что позволяет контролировать сохранность материальных ценностей и денежных средств.

По месту составления документы могут быть:

-внутренние – сопровождают (оформляют) хозяйственные операции, совершаемые в пределах одного хозяйствующего субъекта (организации, имеют юридическую силу только на данной организации (авансовые отчеты, платежные ведомости, товарные отчеты, журналы-ордера, инвентаризационные описи и др.);

-внешние – документы, которые поступают в организацию от других субъектов хозяйствования или направляющие им (товарно-транспортные накладные, платежные поручения, счета-фактуры и др.).

По технике (способу) заполнения (оформления) документы могут быть:

-оформленные вручную, т.е. заполняются от руки или с помощью пишущей машинки или компьютера;

-оформленные машиной, заполняются при помощи компьютерной техники, автоматически регистрируют информацию в момент совершения хозяйственной операции.

Вместе с тем, в системе документооборота хозяйствующего субъекта существуют значительный массив других не менее важных для хозяйственной деятельности документов, зависящих от целей хозяйственной деятельности и структуры хозяйствующего субъекта, так например:

организационные документы, которые являются основополагающими в создании и организации хозяйственной деятельности субъекта, в конкретном хозяйствующем субъекте обладают нормами административного права, являются высшей юридической силой в организации, служат правовой основой существования хозяйствующего субъекта как юридического лица, участника гражданско-правовых, хозяйственно-правовых, трудовых, налоговых, социальных и других отношений.

Организационные документы определяют организационно-правовую форму юридического лица и его структуру управления, штатную численность и номенклатуру должностей, права, обязанности и ответственность всех членов коллектива, компетенцию совещательных органов управления организации, порядок работы аппарата управления, трудовой распорядок, порядок охраны организации, правила организации и оценки труда членов коллектива, а также правила реорганизации и ликвидации хозяйствующего субъекта.

К организационным документам относятся: устав организации; положение о структурном подразделении организации; положение о персонале организации; различные инструкции; регламент; штатное расписание; распорядительные документы (постановления, решения, указания, приказы, распоряжения); информационно-справочные документы (протоколы, выписки из протоколов, докладные записки, предложения, объяснительные записки, заявления, акты, сводки, заключения, отзывы, перечни и списки).

В заключение необходимо отметить, что лица, составившие и подписавшие документы, обеспечивают своевременное и качественное их оформление, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете и достоверность информации в них. Если документы не отвечают хотя бы одному из перечисленных требований в ст. 9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности», то они являются недоброкачественными. Для отличия документов бухгалтерского учёта по качественным признакам используют критерий достоверности.

В соответствии со ст.9 Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» первичные учётные документы должны:

соответствовать типовым формам, утверждённым в соответствии с законодательством регулирующем бухгалтерские правоотношения;

содержать обязательные реквизиты и должен быть подписан лицом, которое имеет право подписи первичного учётного документа;

документы по денежным операциям подписываются руководителем и главным бухгалтером организации или уполномоченными на то лицами;

первичные учётные документы должны быть составлены в момент проведения хозяйственной операции или непосредственно после её совершения;

лица, составившие и подписавшие первичные учётные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление и передачу их для отражения в бухгалтерском учёте и достоверность информации в этих документах;

стирание записей и неоговорённых исправлений в первичных учётных документах не допускается;

в кассовые и банковские документы вносить исправления запрещается; первичный учётный документ должен быть составлен на белорусском или русском языке, если на ином языке, то должен иметь подстрочный перевод на белорусский или русский язык.

Если первичные учётные документы не соответствуют выше перечисленным требованиям, они считаются недоброкачественными, Недоброкачественные документы, в зависимости от того какой критерий достоверности нарушен могут быть классифицированы на следующие группы:

- неправильно оформленные первичные учётные документы, нарушен формальный критерий, использованы не те типовые формы первичного учётного документа для сопровождения хозяйственной операции, не все необходимые реквизиты заполнены или указаны лишние реквизиты или ненадлежащие реквизиты;

- первичные учётные документы, сопровождающие не законные хозяйственные операции, группа этих первичных учётных документов оформлена правильно, но хозяйственные операции по своей сути не законны;

- первичные учётные документы, содержащие информацию не соответствующую фактически (реально) выполненным хозяйственным операциям, не указана в первичном документе информация о фактически проведённой хозяйственной операции или указанна не правильная, фиктивная информация о проведённой хозяйственной операции, или исказили (фальсифицировали) часть информации об отдельных сторонах реально проведённой хозяйственной операции.

Происхождение недоброкачественного первичного учётного документа (умышленное или случайное, связанное с ошибкой) может быть установлено в процессе проверки (исследования) первичных учётных документов с помощью специальных методов и приёмов.