Правила составления и хранения протоколов, актов

ПРОТОКОЛ - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Протокол ведётся во время заседания секретарём, который конспектирует или записывает выступления участников заседания.

Оформление протокола имеет ряд особенностей. Он составляется на чистом бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование учреждения. Далее указываются реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Дата – день проведения, а номер порядковый с начала года.

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например:

Ø ПРОТОКОЛ

Заседания попечительского совета.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Ø Председатель – ФИО;

Секретарь – ФИО;

Присутствовали – ФИО в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашённых. Если присутствующих более 10, указывается их общее количество.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чём?» например:

Ø Об итогах работы за первое полугодие

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки

дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

Ø СЛУШАЛИ:

Ø ВЫСТУПИЛИ:

Ø ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся ФИО выступавших и через

тире – краткое изложение текста выступления.

Если представлен текст выступления, то указывается: «текст выступления прилагается (приложение1)»

Если в ходе выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, то они фиксируются вместе с ответами. Записи должны быть краткими в лаконичной форме. Постановление (решение) указывается в протоколе полностью. Текст постановления строится по образцу распорядительной части приказа.

Протокол подписывается председателем и секретарём. К протоколу подшиваются представленные для рассмотрения материалы: справки, акты, доклады и т.д., которые оформляются как приложения

Решения, принятые на собрании, доводятся до сотрудников в виде копии протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов, поэтому хранятся 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

АКТ – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты события. Акты составляются в самых различных ситуациях и имеют много разновидностей: акт приема-передачи документов, акт списания материалов, акт приема работ и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителя.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами. Если акт является внешним документом, то должен содержать справочные данные об организации

Во вводной части акта указывается основание его составления. Это может быть ссылка на документ, или устное распоряжение руководителя, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывается состав комиссии: ФИО председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

Акт может иметь заголовок, например:

Ø Акт о контроле за закладкой продуктов питания на пищеблоке

Ø Акт о недостаче материальных ценностей в ст. группе

Ø Акт о списании малоценного инвентаря

В основной части излагаются цели и задачи, существо и сроки проведённой комиссией работы, её результаты (выводы, заключения, предложения). Текст может делиться на пункты, подпункты и иметь табличную форму.

После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения и адресате, которому отправлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Для ряда актов (по материальным, финансовым и др. важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью учреждения

С актом ревизии или проверки знакомя всех лиц, деятельность которых они затрагивают. При этом в акте после подписей составителей ставится отметка

Ø С актом ознакомлены: повар подпись Иванова М.Ю. 01.03.2001