Требования к оформлению документов. Систематизация и хранение документации ДОУ

Каждый документ должен быть: содержательным и кратким; понятным для тех, кому

он предназначен; правильно оформлен.

Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того:

- государственное предприятие или коммерческое;

- каким видом деятельности занимается предприятие;

- как ведётся делопроизводство (традиционным способом или на основе современной

информационной технологии).

Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:

- юридическую силу документов;

- качественное и современное составление и исполнение документов;

- организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт) имеет определённый набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003. Дата введения 2003-07-01

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 " Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

Наименование организации, являющееся автором документа, должно соответствовать наименованию, закреплённому в учредительных документах.

Например: Муниципальное дошкольное образовательное учреждение «Детский сад №00»

Октябрьского района г. Саратова.

Сокращённое наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации МДОУ «Детский сад № 00»

Справочные данные об учреждении включают: почтовый адрес; номера телефона и другие сведения по решению организации

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, например:

Ø ПРИКАЗ, АКТ и т.п.

Этот реквизит является одним из важнейших, пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата проведения заседания или принятия решения, для акта - дата события.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год, например:

Ø 01.04.2004.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Возможен словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например:

Ø 9 сентября 2004 г.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера (приказ № 1, протокол № 7)

Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке,

например:

Ø Начальнику отдела образования

В.В. Петровой

Реквизит «Адресат» печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова

УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:

Ø УТВЕРЖДАЮ

Заведующая МДОУ «Детский сад № 00»

Подпись А.В. Петрова

02.09.2004.

При утверждении документа постановлением, протоколом, решением, приказом гриф утверждения состоит из слов УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Ø УТВЕРЖДЕН

Протоколом собрания трудового коллектива

т 21.09.2004 № 5

Или

Ø

УТВЕРЖДЕНА

Приказом заведующей МДОУ «Детский сад № 00»

от 18.10.2004. № 56

Допускается гриф утверждения центрировать относительно самой длинной строки (выше указанный пример).

Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

- фамилию исполнителя (кому поручается исполнение)

- содержание поручения (конкретные действия)

- срок исполнения

- подпись руководителя и дату подписания

например:

Ø О.И. Рубцовой. Подготовить план мероприятий до 01.13.2004.

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

О чём (о ком?)

Например:

Ø В письме о сроках поставки продуктов

В приказе об увольнении Иванова И.И.

В положении о смотре-конкурсе

Чего (кого?)

Например:

Ø Акт списания продуктов

Протокол общего собрания трудового коллектива

Правила техники безопасности

Текст документа является основным элементом любого документа.

Тексты документов, как правило, состоят из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – выводы, просьбы, предложения, распоряжения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит однуЗаключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – выводы).

В документах, состоящих из одной фразы, первая часть, как правило, содержит основание или причину создания документа, а вторая – просьбу, решение, распоряжение

Постоянная информация в документе может быть оформлена в виде трафаретного текста, например справка о зарплате.

В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, автор (организация), дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, например:

Ø В соответствии с постановлением правительства от 21.021.2004 № 240 – П «О введении новых тарифов…..»

В распорядительных документах организаций, действующих на принципе единоначалия, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа, например:

Ø ПРИКАЗЫВАЮ:

ПРЕДЛАГАЮ:

Если автором является коллегиальный орган, в распорядительных документах следует использовать форму изложения текста от третьего числа единственного числа, например:

Ø ПОСТАНОВЛЯЕТ:

РЕШИЛ:

и в совместных распорядительных документах – от первого лица множественного числа, например:

Ø РЕШИЛИ:

ПРИКАЗЫВАЕМ:

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например:

Ø СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

Содержание выступлений – от третьего лица единственного числа.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, должностная инструкция), а также содержащих описание или оценку фактов (акт, справка), текст излагают от третьего лица единственного или множественного числа например:

Ø «детский сад осуществляет функции…., в состав комиссии входит……, комиссия установила….»

В текстах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами (2.1.5.)

Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Ø Приложение: на 1 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение не названное в тексте, то указывают его наименование, кол-во листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Ø Приложение: 1. Договор от 20.04.2000 № 21 на 5 л. в 2 экз.

2. Акт приёма работ от 15.06.2000 № 17 на 1л. в 3 экз.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте. Приложение к распорядительному документу должно иметь в правом верхнем углу отметку Приложение с указанием названия распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Ø Приложение №1

К приказу заведующей МДОУ «Детский сад № 45»

От 01.12.2000. № 34

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и её расшифровку. В расшифровке подписи инициалы проставляются перед фамилией, например:

Ø Заведующая

МДОУ «Детский сад № 00» Подпись И.К.Градова

Если документ составлен на бланке учреждения, то должность указывается сокращённо, например:

Ø Заведующая Подпись И.К.Градова

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписывающего документ, в реквизите «подпись» не указывается.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Ø Заведующая Подпись И.К. Градова

Бухгалтер Подпись И.К. Градова

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например:

Ø Председатель комиссии: Подпись А.Л.Мохова

Члены комиссии: Подпись Е.Г.Васина

Подпись А.П.Дёмина

Подпись В.О.Мишина

Подпись Н.П.Яшина

Согласование документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

Ø СОГЛАСОВАНО

Председатель профкома

Подпись О.И.Трофимов

03.02.2004.

Если согласование документа проводится протоколом, письмом и т.п., гриф согласования проставляется следующим образом:

Ø СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания трудового коллектива

От 15.04.2000 № 4

Печать: заверяет подлинность подписи должностного лица на документах: предусмотренных соответствующими нормативными актами: удостоверяющих права лиц; фиксирующих факты, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия и др.

Отметка о заверении копии: необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит: заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например:

Ø Верно

Заведующая Подпись И.К.Градова

09.09.2001

Для заверения более важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись»

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Ø Устинов

342 256

или

Устинов Николай Иванович

342 256

Систематизация и хранение документов в ДОУ. В процессе деятельности детского сада создаются различные виды документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Быстрый поиск и использование этих документов возможны лишь при четкой их классификации и систематизации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Она предназначена для группировки родственных документов в дела, систематизации учета дел, определении сроков хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-справочной системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного сроков хранения (свыше 10 лет).

Формирование дел – это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела.Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка. В учреждении не соблюдается этот принцип, в течение всего года ведется всего две папки: «входящая документация» и «внутренняя документация». Папка с внутренними документами содержит все организационные, распорядительные и исходящие документы, созданные в учреждении. В папке «входящие документы» хранятся документы, которые поступают из других учреждений.

Формирование дела состоит из ряда операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам, расположение документов внутри дел в определенной последовательности, оформление обложек дел.

В одно дело помещаются документы только с одинаковыми сроками хранения. Если в процессе ведения делопроизводства сформированы дела, объединяющие документы с разными сроками хранения, то при передаче их на хранение необходимо переформировать дела.

Документы текущего года хранятся в приемной заведующего детским садом, в закрытом шкафу. При формировании дел соблюдаются следующие правила:

1) в дело подшиваются только исполненные документы;

2) в дело подшиваются документы в одном экземпляре;

3)в дело группируются дела одного календарного года, за исключением переходящих документов;

4) документы помещаются в дело со всеми приложениями или дополнительными материалами;

5) в дело помещают не более 250 листов.

Подготовка документов к хранению включает ряд работ подготовительного характера: проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформлению дел, составление описей дел и актов об уничтожении документов и дел. Это предусмотрено требованиями ФЗ «Об архивном деле в РФ».

Документы с постоянными сроками хранения передаются в ведомственный архив из образовательного учреждения один раз в 5 лет. Основными видами документов с длительными сроками хранения являются:

- распорядительные документы по основной деятельности и по личному составу;

- бухгалтерские документы по вопросам основной деятельности и по личному составу.

Все дела, независимо от сроков хранения, хранятся в архиве учреждения, который представляет собой помещение, приспособленное для хранения документов. Передача документов на хранение в архив осуществляется по мере накопления документов.