Збереження електронних документів

Розвиток інформаційних технологій породило нового вигляду документів – документи на машинних носіях, чи електронні документи. Усі вони частіше створюються на підприємствах, у державних установах й організаціях усіх форм власності. Такі електронні документи можуть утримувати науково-технічну, виробнича й управлінську інформацію. Наприклад, проектні роботи нині важко уявити без автоматизованих систем проектування, що дозволяють створювати в електронному вигляді креслення і текстову документацію. Багато організації ведуть бази даних реєстраційного іучетно-статистического характеру. Системи електронної пошти і безпаперового документообігу проникають у діловодстві і банківській справі.

Питання надання електронним документам юридичної сили у нашій країні, як та у багатьох інших країнах, остаточно врегульовано (значної ролі повинен зіграти в законі про електронного цифрового підпису, розробка якого, на жаль, затягується), чинна нормативно-правова база дозволяє розглядати їх у єдиному контексті коїться з іншими видами архівних документів³⁵. Зокрема, документи, створені державними підприємствами, установами i організаціями, ставляться до державної частини Національного архівного фонду, й підлягають загальнообов'язковому державному обліку незалежно від виду носія, техніки і способу закріплення інформації. Що стосується цих документів повинно бути експертиза цінності, за результатами якого частина документів відбирається для тимчасового чи постійного зберігання.

Документи громадських об'єднань є, інших недержавних підприємств, організацій, установ і фізичних осіб ставляться до недержавної частини Національного архівного фонду. Власники цих документів можуть зберігатиме їх у власних архівах, і деякі категорії документів (з особового складу) зобов'язані передавати їх у державні архіви. З іншого боку, за згодою сторін будь-які документи недержавної частини Національного архівного фонду можуть передаватимуться у державні архіви для тимчасового чи постійного зберігання.

Що стосується електронних документів цю обставину набуває особливого значення, оскільки дана категорія документів має власну специфіку: на відтворення вчеловеко-читаемом вигляді вони вимагають програмно-технічних коштів, які, як відомо, часто мають здатність швидко застарівати. Через війну документи на машинних носіях, надані самі собі на порівняно стислі терміни (порядку кілька років), може стати недоступними, або доступу до них виявляється задорогим.

Через це підтримку електронних документів мають у доступному стані потребує витрат постійних турбот: контролю фізичного стану носіїв, регулярної конвертації (перезапису в інший тип носія і/або в файл іншого типу) і міграції даних (перенесення до іншої інформаційне середовище, зокрема під нові операційні системи)³⁶. Організації, створюють документи, які завжди мають можливість (та й бажання) виявляти таку турботу щодо документів, безпосередня потреба у яких відпала. Саме тому законом встановлено значно більше стислі терміни зберігання ЕВР у відомчих архівахмашиночитаемих (електронних) документів проти традиційними. Передбачається, основна турбота про їхню цілість повинна лягти на плечі спеціалізованого установи Державної архівної служби.

А, щоб процес передачі електронних документів на архівне зберігання протікав безболісно, необхідно прийняти певних заходів на стадії проектування й впровадження систем, з яких цих документів з часом. Тому проектні рішення щодо впровадження інформаційних технологій потрібно узгоджувати зі спеціалістами архівної галузі. З їхніми участю повинна також проводитися експертиза цінності електронних документів і майже визначатися термін їхньої зберігання. У необхідних випадках може з'явитися постанову по постійному зберіганні електронних документів за місцем їх створення підставі ліцензії Державного комітету з питань архівам і діловодству.

Збереження електронних документів – справа порівняно нове у нашій країні, а й в усьому світі. Природно, що необхідний цього кадровий науковий доробок ще попереду створити. Передбачається, що документи під час передачі будуть конвертуватися на носії архіву –магнитооптические диски, у яких і здійснюватиметься їх наступне зберігання. Умови доступу користувачів до інформації визначаються з інтересами творців документів.

Крім забезпечення схоронності документів, спочатку створюваних в електронному вигляді, важливим напрямом діяльності архівістів є сучасних технологій доступу до традиційних паперовим документам³⁷. Йдеться створенні електронних факсимільних копій таких документів, які потім можуть публікуватися у мережі Інтернет чи окремими виданнями на компакт-дисках.

У період електронних документів, котрим можна було одержати скільки завгодно рівнозначних копій, роль архівів неминуче зазнає змін. З'являється можливість зберігати робочі екземпляри документів роззосереджене - там, де у них виникає потреба. Кожен користувач можна з допомогою віддаленого доступу отримати власну копію, з погляду інформаційної цінності цілком рівнозначну вихідному документа. Проте, забезпечення схоронності еталонів електронних документів залишиться прерогативою архівістів незалежно від цього, скільки рівноцінних примірників перебуватиме у зверненні.