Лекція 7. Довідково-інформаційні документи

💸 Как сделать бизнес проще, а карман толще?

Тот, кто работает в сфере услуг, знает — без ведения записи клиентов никуда. Мало того, что нужно видеть свое раписание, но и напоминать клиентам о визитах тоже. Проблема в том, что средняя цена по рынку за такой сервис — 800 руб/мес или почти 15 000 руб за год. И это минимальный функционал. Нашли самый бюджетный и оптимальный вариант: сервис VisitTime.
⚡️ Для новых пользователей первый месяц бесплатно. А далее 290 руб/мес, это в 3 раза дешевле аналогов. За эту цену доступен весь функционал: напоминание о визитах, чаевые, предоплаты, общение с клиентами, переносы записей и так далее.
✅ Уйма гибких настроек, которые помогут вам зарабатывать больше и забыть про чувство «что-то мне нужно было сделать».
Сомневаетесь? нажмите на текст, запустите чат-бота и убедитесь во всем сами!

7.1. Особливості оформлення телеграм та телефонограм.

Довідково-інформаціні документи містять інформацію про фактичний стан справ у закладах, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Ця інформація може спонукати до дії або бути лише доведена до відома.

До цієї групи документів належать звіти, доповідні та пояснювальні записки, зведення, повідомлення, телеграми, телефонограми, службові листи, факси, протоколи та ін.

Телеграма н адсилається у найтерміновіших випадках і передається по телеграфу.

Текст телеграми містить лише словесну інформацію й виглядає гранично стислим. Заперечення «не» не вилучають. Розділові знаки у вигляді скорочень «крпк», «км» вживають тоді, якщо вони впливають на зміну змісту.

Телеграма пишеться суцільним текстом, без абзаців і переносів. Слід вибирати короткі слова, службові пропускати, числа писати літерами.

Службові телеграми пишуться у двох примірниках.

Переважна більшість телеграм пишеться на спеціальних бланках.

Підпис ставлять окремим рядком, відступивши від тексту.

Львів вул. Горького, 35 Львівський державний університет

Просимо взяти участь конференції Проблеми гуманітарної освіти Запрошення вислане поштою

Український національний університет ім.Т.Г. Шевченка

Телефонограма ц е термінове повідомлення, передане адресату по телефону; це один із видів усної ділової кореспонденції, яка має письмове підтвердження.

Текст диктується і записується, правильність тексту перевіряють повторним читанням. Він має бути стислим, без слів, що важко вимовляються, і складних зворотів. Слова пишуть повністю без скорочень.

Телефонограма № _____ від “___”_________________ 200_ р.

Від кого _________________ Телефон _________________ Передав ___________

Факс - узагальнена назва різноманітних за змістом документів, що безпосередньо за допомогою телекомунікативного зв`язку та принтера надходять до організації, установи, підприємства.

5. назва організації й службової особи – одержувача факсу;

У зв`язку з _________________ Ви зобов`язані __________________

Довідка містить опис та підтверждення фактів біографії або діяльності особи чи установи.

Службова довідка повинна об`єктивно відображати стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. У ній можуть наводитися таблиці, приєднуватися додатки.

Панасюк О.В. працює на посаді заступника директора магазину з 12.09.2000 року.

Починати текст довідки особистого характеру доцільно з подання у називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості.

Доповідна записка адресується керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та проппозиціями автора.

Текст повинен бути точним і лаконічним, краще поділити його на частини. В кінці подаються чітко сформульовані висновки й пропозиції.

Внутрішню доповідну записку підписує той, хто її складає. Зовнішню оформляють на загальному бланку установи за підписом керівника.

1. адресат (прізвище, ініціали посадової особи та назва посади);

Кафедра інформаційного забезпечення Ректору ОНПУ

У зв`язку з багаторічною педагогічною діяльністю та 50-річним ювілеєм прошу заохотити доцента Іванова Р.К. грошовою премією.

Пояснювальна записка з`ясовує зміст певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо) або пояснює причину певного факту, вчинку, події.

Службові складаються на бланку, особисті – на аркуші паперу з відтворенням реквізитів та за підписом автора.

Оформляється аналогічно доповідній записці.

Відділ науково-технічної інформації Директорові УкрНДІНТУ

Я, методист відділу науково-технічної інформації Федоренко Л.Р., 23.07.2001 р. був відсутній на робочому місці у зв`язку з сімейними обставинами.

Протокол - документ, який відбиває процес і результат роботи колегіальних органів (засідань, нарад, зборів тощо).

Протокол укладає офіційна, компетентна особа (секретар).

§ Повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

§ Стенографічні, де усі виступи записані дослівно.

3. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо).

6. Кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист.

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний. Питання мають бути сформульовані у називному відмінку.

9. Підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зборів, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним. Він складається з пропозицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ (великими літерами з нового рядка і двокрапкою після).

Витяг з протоколу цечастина протоколу, що містить інформацію з конкретного питання порядку денного. Цей документ складається на прохання особи для подання за місцем вимоги.

Звіт - документ, у якому подається повідомлення про виконання роботи за звітний період. Статистичні (цифрові) оформлюються на бланках, текстові – на звичайному папері за встановленою формою.

3. назва установи, організації, підприємства;

Звіт характеризується чіткістю побудови, логічною послідовністю, вичерпною відповіддю на всі запитання схеми, а також наявністю узагальнення та висновків. Якщо він дуже великий за обсягом, частини його матимуть заголовки, які повинні бути короткими і відповідати змістові.

Звіт допомагає вивчити, перевірити, узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній позитивне і негативне, зробити висновки, намітити перспективи.

Про роботу профспілкового комітету за 2001 р.

Голова профкому (підпис) Розшифрування підпису

6. На які групи поділяються доповідні записки?

7. Порівняйте доповідну та пояснювальну записку.