Психологические особенности реализации функции организовывания.

Организация определяется как система действий по использованию трех основных компонентов хозяйственной деятельности – людей, материальных ресурсов и экономических взаимоотношений.

Из этих трех компонентов, главным является первый, в том числе определение ответственности людей, их стимулирование.

Важнейшими предпосылками успеха любой организации является оптимальное использование способности людей, их стимулирование.

Это общее направление организационной деятельности реализуется через ряд ее конкретных форм:

1. Создание организационной структуры предприятия, «служебной лестницы»

2. Систематический инструктаж, консультирование работников.

3. Принятие управленческих решений, выдача распоряжений.

4. Делегирование полномочий, т.е. передача части функций руководителя нижестоящим руководителям или исполнителям.

В доинформационном обществе определяющим был принцип «Каждому свое»; в информационном обществе все прочнее утверждается иной принцип – «Каждый должен знать столько, чтобы чувствовать себя самостоятельным, независимым от других».

В этих условиях появились новые типы организаций:

· Организации, специально предназначенные для решения конкретной задачи. Их преимущество – возможность быстро приспосабливаться к нестандартным и сложным работам. При их коплектовании главным критерием работника является компетентность в данной проблеме, а не наличие степеней званий, особо ценимых бюрократическими системами. В таких организация вознаграждения и риски делятся поровну между всеми их членами. Нередко такие организации возникают и существуют внутри уже сложившихся, стабильных академических или научно – исследовательских институтов.

· Свободные организации. Их предназначение предельно быстро приспосабливаться к меняющимся условиям рынка. К свободным относятся консалтинговые, компьютерные, медицинские, продюсерские, репетиторские организации. Для них характерно отсутствие жесткой структуры, максимальное соответствие постоянно изменяющимся условиям и задачам. Статус работников здесь определяется их профессионализмом, способностью к самосовершенствованию. Среди факторов успеха этих организаций психологическая составляющая имеет первостепенное значение.

Разновидностью свободных организационных систем являются предпринимательские организации.

41. Психологические особенности реализации контроля в структуре управленческой деятельности.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

Методы контроля:

По объему:

- детальный - Детальный контроль может превратиться в мелочную опеку, которая будет раздражать сотрудников и, кроме этого, отнимать много времени как у самого руководителя, так и его подчиненных.

- факторный - смысл в том, чтобы держать под контролем основные факты, от которых зависят результаты в узловых видах деятельности.

По уровню управления:

- финансовый (стратегический или общий)- финансовый контроль осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, показатели финансового состояния (платежеспособность, ликвидность, зависимость и пр.).

- административный (тактический или оперативный) - оперативный контроль призван систематически следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы, поэтому его, как правило, объединяют с планированием в единую функцию оперативного управления. В тоже время общий управленческий контроль направлен на решение стратегических задач и достижения намеченных целей путем наиболее эффективного использования имеющихся ресурсов.

Контроль за организацией исполнения может быть:

· Постоянным, т.е. прямое и непосредственное наблюдение за работой;

· регулярным, т.е. систематизирующим работу сотрудников;

· промежуточным, т.е. проверка работы с помощью стандартных показателей;

· периодическим, т.е. проверка отчетных документов и приведение их в порядок

По периодичности:

Сегодня весь процесс контроля в менеджменте, в зависимости от времени, принято делить на три основных этапа:

1. Предварительный.

2. Текущий.

3. Заключительный.

Предварительный контроль - предварительный или входной контроль производится еще до фактического начала рабочего процесса. Целью данного действия является обеспечить все необходимые условия для бесперебойного функционирования предприятия, то есть определить, готовы ли персонал, система управления, производственная сфера компании к началу работ. Если смотреть с точки зрения управления персоналом, то этот вид контроля в менеджменте позволяет ответить на вопрос, можно ли с помощью данного штата сотрудников решить поставленные перед организацией задачи. Еще одна составляющая предварительного этапа контроля в менеджменте – оценка финансовых и материальных ресурсов компании.

Текущий контроль - следующая форма контроля в менеджменте – текущая оценка, которая проводится непосредственно в процессе хозяйственной деятельности компании. Основное предназначение данной процедуры – усовершенствовать производственный процесс и максимально скорректировать его для скорейшего достижения поставленной цели. На данном этапе необходимо выявить все отклонения от заданных рабочих параметров и устранить их. Есть две формы текущего контроля в менеджменте – стратегическая и оперативная.

Заключительный контроль - производится после окончания производственного процесса. Происходит подведение итогов, изучается поведение руководителя и анализируются результаты работы, чтобы скорректировать планы организации на будущее.

Для обеспечения эффективной работы организации руководитель должен осуществлять следующие функции контроля:

· сервисная функция - представление необходимой информации руководству;

· управляющая функция - переоценка стратегии, корректировка целей;

· функция подготовки (разработки) методологии принятия решений и их координации, а также контроля восприятия этой методологии руководством - осуществляется с использованием данных по отношениям ставок покрытия, общих результатов деятельности для обеспечения функций управления;

· контроль экономичности работы подразделения - интересует уровень затрат, но не интересует процесс формирования этих затрат.

Этапы процесса контроля

Первый этап процесса контроля - это установка стандартов, то есть конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы.

На втором этапе проводиться сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений.

Третий этап - измерение результатов Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать.

Для того, чтобы контроль оказался эффективным при разработке системы, нужно учитывать некоторые компоненты:

· Стратегическая направленность контроля.

· Ориентация на результаты.

· Соответствие делу.

· Своевременность контроля.

· Гибкость контроля.

· Простота контроля.

· Экономичность контроля.

· Контроль на международном уровне.

42. Психологические особенности функции координации.

Координация обеспечивает согласованность во времени и пространстве действий органов управления и должностных лиц, организации в целом и внешней среды.

Координация - это центральная функция процесса управления, обеспечивающая, его бесперебойность, непрерывность и взаимосвязь всех функций.

Главная задача координации - достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) и обмена информацией между ними.

Объектом функции координирования является как управляемая, так и управляющая подсистемы. Координация деятельности органов управления призвана обеспечить единство действий всех управленческих подразделений, работников управления и специалистов в целях наиболее эффективного воздействия на процесс производства.

Координация предполагает также:

-обеспечение единства и согласованности функций процесса управления (планирования, организовывания, мотивации и контроля);

-обеспечение согласованности между отдельными руководителями, сотрудниками;

-согласование сроков выполнения управленческих функций, работ;

-обеспечение согласованности в деятельности подразделений и должностных лиц организации с субъектами внешней среды, с деловыми партнерами;

-коллективную разработку и согласование исполнительными директорами компании основных параметров проекта ее бюджета (до детальной проработки бюджетов подразделений);

-оптимальное разделение труда, распределение обязанностей и ответственности между сотрудниками, исполнителями на всех уровнях;

-устранение отклонений системы управления от заданных параметров.

Координацию можно разделить на несколько видов:

-превентивная, когда прогнозируются проблемы, трудности и пути их преодоления и принимаются адекватные меры;

-устраняющая, нацеленная на ликвидацию перебоев в системе после того, как они произошли;

-регулирующая, предназначенная для поддержания систем управления и производства в установленных пределах;

-стимулирующая, повышающая эффективность функционирования систем управления и производства.

Координацию в организации сопровождают два типа процедур:

-непосредственное руководства деятельностью в виде распоряжений, приказов и т. д.;

-действия по созданию системы норм и правил, касающихся деятельности организации.

Деятельность по координации осуществляется посредством совещаний, контактов между руководителями, сотрудниками, проведения согласований планов и графиков, внесения в них корректив, увязки работы исполнителей и т.д.