Внутрикорпоративные PR-документы

Корпоративные PR-документы компании

Корпоративные издания

Корпоративные издания предназначены для информирования определенных, достаточно узких целевых аудиторий (сотрудников компаний, членов профессиональных и общественных организаций, фэн-клубов и др.).

Всю совокупность корпоративных изданий по принципу их распространения можно разделить на две большие группы:

издания по вертикали (они адресованы сотрудникам от руководства);

издания по горизонтали (распространяются определенными группами с общими интересами).

Издания вертикального способа распространения включают:

издания различных ассоциаций, гильдий для своих членов;

издания общественных организаций и политических партий для своих членов; такие издания информируют о деятельности организации, укрепляют лояльность по отношению к ней и привлекают новых членов;

газеты и журналы компаний (например, " Я - пивной фанат " Балтики" ").

Издания горизонтального способа распространения:

информационно-рекламные бюллетени. Такие издания готовятся в целях привлечения новых клиентов - например, отелями для своих клиентов, авиа- и железнодорожными компаниями для пассажиров, фэн-клубами для своих членов, - а также для информирования общества о своей деятельности палатами парламентов (" Passport to the new world" журнал " Аэрофлота", МПС, " Парламентская газета");

издания профессиональных групп. Они объединяют людей, связанных общей профессиональной деятельностью (например, журнал " Кадровик" - издание для специалистов по управлению персоналом, газета " Рекламный мир" - для профессионалов в области рекламы).

Существуют и такие издания, которые объединяют горизонтальный и вертикальный способы распространения. Например, журнал " Советник" как официальный орган Российской ассоциации по связям с общественностью получают не только все ее члены (вертикальный способ), но и приобретают многие специалисты в области PR (горизонтальный способ).

Корпоративные газеты и журналы

Наибольшее распространение в практике PR получили корпоративные издания компаний. На Западе любая уважающая себя корпорация имеет свою корпоративную газету или журнал. Многие большие компании в России тоже начинают осознавать важность корпоративного издания в налаживания благоприятных отношений со служащими. Деятельность в этой области опирается на определенный опыт времен СССР, когда почти каждое крупное предприятие имело свою многотиражную газету.

Основные цели корпоративного издания можно сформулировать следующим образом:

создание корпоративного духа, ощущения, что компания - это одна большая " семья";

информирование служащих о деятельности компании, ее успехах и проблемах;

разъяснение основных решений руководства;

рассказ о лучших рядовых работниках предприятия и менеджерах;

обратная связь со служащими за счет писем редактору корпоративного издания.

Прежде чем приступить к работе над корпоративным изданием, PRспециалист формулирует ответы на следующие вопросы:

Какова цель: информировать, убеждать, развлекать?

Каково количество информации? Если информации много, то издается целый журнал, если не очень то можно остановить выбор на газете или специально оформленном листе формата А4.

С какой периодичностью необходимо выпускать корпоративное издание, чтобы достичь поставленных целей?

Подготовка корпоративного издания требует от PR-специалиста навыков не только хорошего журналиста, но и редактора. Именно редактор определяет структуру издания, основные разделы, выбирает материалы для публикации, контролирует работу дизайнера и типографии.

Содержание издания должно представлять собой компромисс между интересами руководства и служащих. Сведения о деятельности компании и руководства необходимо сочетать с репортажами о рядовых работниках и просто любопытной информацией.

Действительно читаются те издания, которые не только информируют, но и развлекают.

Типовая структура корпоративного издания выглядит так:

информация о деятельности организации и руководства;

репортажи о лучших работниках, рассказ о системе бонусов и поощрений, юбилеи сотрудников и др.;

общественная жизнь, рассказы о культурной жизни, здоровье, то есть все то, что будет всегда интересно (например, цикл статей о садоводстве в период дачного сезона);

интервью с руководителями и работниками организации;

колонка редактора или президента компании (место официальных заявлений);

письма рабочих и служащих компании (обратная связь).

Регулярное общение с руководителями департаментов, сотрудниками службы управления персоналом, профсоюзными лидерами, простыми рабочими и служащими компании - единственный способ сбора информации для качественного корпоративного издания. В случае, когда нет физической возможности личной встречи, например из-за географической удаленности предприятий компании и головного офиса, для сбора информации используется письмо следующего содержания.

Должностная инструкция — документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.

Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

Брэнд-бук - это детально разработанный справочник фирменного стиля. Собственно, он и есть стиль. На русский язык Брэнд-бук переводится, как «руководство по фирменному стилю», и содержит точные указания относительно имиджа, касающиеся и общих вопросов идеологии компании, и мельчайших подробностей, вплоть до начертания шрифтов и оттенков цвета. Разложенный на анатомические составляющие, стиль применим к любой вещи, выпускаемой компанией.

Брэнд-бук делает узнаваемым каждый предмет, выходящий из стен фирмы: плакаты и «визитки», сувенирные ручки и «перетяжки», документы и продукцию, сходящую с конвейера. В повседневной работе компании постоянно требуется свод корпоративных стандартов визуального представления и правил по практическому использованию фирменного стиля.

Устойчивость и гибкость – основные свойства стиля. Фирменный стиль может распространяться на самые разнообразные предметы и средства рекламы, поэтому следует позаботиться о том, чтобы отдельные элементы стиля, и общее впечатление от него, оставались неизменными. Вне зависимости от того, на каком рекламном носителе потребители увидят бренд: на огромной перетяжке или в журнале, он должен производить однозначное впечатление.

Компания развивается, расширяет производство и выпускает новые виды продукции. Идут вперед технологии рекламы, появляются новые носители. И в этих меняющихся условиях фирменный стиль должен гарантировать единообразие всего, что выходит из стен компании.

Фирменный стиль можно определить как концепцию корпоративной идентификации. Приходится учитывать, что над стильными предметами будут работать разные люди: от рядовых сотрудников компании, до дизайнеров из рекламного агентства. Чтобы упростить им работу и разрабатывают бренд-бук — руководство по использованию фирменного стиля. Он содержит подробное описание основных принципов и указания к работе со стилем. Также приводятся рекомендации и ограничения по их использованию на различных носителях.

Создание брэнд-бука становится особенно актуальным в период активного роста и расширения компании. Когда многочисленные филиалы в разных городах выпускают различные виды продукции, на повестке дня появляется вопрос о единстве и узнаваемости стиля фирмы. Учитывая, что брэнд - важнейший маркетинговый инструмент, крупные компании заказывают разработку брэнд-бука профессионалам высокого класса, таким, как специалисты " АТКонсалтинг".