Слияние документов

Рассмотрим на конкретном примере процесс слияния документов.

1. Создание основного документа.

а) Открыть MS Word и создать документ «Письмо» следующего содержания:

б) Выбрать команду Сервис ® Слияние ® кнопку Создать ® пункт Документына бланке ® Активное окно ® кнопку Правка ® щелкнуть на имени основного документа – при этом вернемся в основной документ, в котором появилась Панель Слияние ® сохранить документ.

2. Создание источника данных.

Источник данных представляет собой базу данных, состоящую из записей, на основе которых с помощью главного документа будет сгенерирован конкретный экземпляр письма.

Выбрать в том же окне:

а) Сервис ® Слияние ® кнопку Получить данные ® Создать источник данных;

б) в открывшемся окне выбрать имена нужных полей (например, Имя, Фамилию, Организацию, Адрес1, Индекс) ® ОК ® задать имя файла «Гости»;

в) в Источнике данных появится кнопка Правка ® щелкнуть на ней и в открывшемся окне ввести данные для каждого документа ® Добавить ® ОК.

3. Вставка полей данных.

Разместить поля источника данных в тексте основного документа. Для этого:

а) поставить курсор в нужное место текста и щелкнуть кнопку Добавить поле слияния на Панели инструментов;

б) откроется список полей слияния; выбрать нужное; в документе появится имя поля, например, Имя;

в) сделать это для всех точек вставки (в нашем примере, после слова Уважаемый ввести «Фамилию» и «Имя», а выше – на первой строке «Индекс», на второй – «Организацию», на третьей «Адрес1»).

4. Слияние данных с документом.

а) Сервис ® Слияние ® Объединить;

б) в окно Слияние под заголовком Назначение выбрать нужный способ слияния (Новый документ) ® Объединить. Появятся документы под именами «Форма1», «Форма2» и т.д. Записать каждый под нужным именем.