Билет №14

1. Организация учета документов АФ РФ. Государственному учету подлежат следующие документы: государственных архивов (федеральных, центральных, краевых, областных, городских, районных); государственных музеев и библиотек; научных и научно-отраслевых архивов Российской академии наук (РАН), а также других ведомств; структурных подразделений организаций, хранящих документы (ведомственных архивов); негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ на основе соглашения с Росархивом. Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 08 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ. Документы негосударственной части Архивного фонда РФ, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов государственной части Архивного фонда РФ. Практически организация учета представляет собой утомительный процесс составления и ведения учетных документов. У некоторых неопытных специалистов при первом знакомстве с обилием учетных показателей возникает «учетофобия» – профессиональное «заболевание» архивистов. Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета и различаются по составу в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.

2. Составление собственно архивной описи дел. В зависимости от схемы классификации объема и завершенности комплектование фонда могут быть составлены первыми несколькими описями: 1.на все дела фонда, если учреждение прекратило свое существование; 2.дела всех лет одной страничной части, если она прекратила свое существование; 3.дела за один год или несколько лет деятельности учреждения ФО, а т.ж. одной или нескольких функций предметно-тематических и др. частей; 4.все дела объединенного фонда или каждого входа в объединении фонда учреждения. Опись документов составляет из описи статей, которая представляет собой хранилище и состоит из следующих элементов: порядкого №, делопроизводственный индекс, заголовок дел, аннотация документов, крайние даты документов в деле, количество листов в деле, примечание. При изменении количества состава дел описи делается составляющая запись в конце описи.