Билет №15

1. Составление учетных документов в архиве. Внутренние учетные документы. Эти документы служат основой для всех сводных форм: если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период, то никакой сводной статистики получить не удастся. Внутренний учет документов в государственных архивах и архивах учреждений совпадает. К ним относятся: книга поступлений, список фондов, лист фонда, архивная опись, дело фонда. Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись отдельные описи страхового фонда, реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, книги учета документов, передаваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др. Полистный учет документов осуществляется на основе внутренних описей и листа-заверителя дела. Книга поступлений предназначена для первичного учета поступающих в архив документов. С ее помощью можно узнать откуда, когда, в каком состоянии и в каком количестве получены документы для архива. Список фондов представляет собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров, которые они получают по мере поступления. Лист фонда включает сведения о названии со всеми его переименованиями и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и наличии описей. Лист фонда состоит из трех основных разделов: сведения о переименованиях фондообразователя; сведения о местонахождении фонда и его номере; сведения о движении (поступлении и выбытии) документов фонда. Архивная опись является учетным справочником, на основе которого ведется поединичный и суммарный учет (путем сложения данных итоговых записей всех описей фонда). Дело фонда – комплекс документов, отражающих историю архивного фонда.

2. Каталог как архивный справочник. Архивный каталог – это межфондовый архивный справочник, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации. В отличие от архивной описи каталог: во-первых, как правило, охватывает подавляющее большинство фондов архива, потому что его структура не зависит от системы хранения документов, а отражает классификацию документной информации по темам, отраслям и т.д.; во-вторых, гораздо подробнее описи, так как может содержать информацию не только одной единицы хранения, но и части документа, одного документа, группы документов, группы единиц хранения; в-третьих, в отличии от описи не является учетным справочником, т. е. он служит для подсчета количества единиц хранения документов; в-четвертых, если каждая опись строится на основе собственной схемы систематизации материалов данного фонда, то каталожные карточки всех фондов архива упорядочиваются в соответствии с единой схемой. Роль различных каталогов в различных архивах. В делопроизводстве можно уметь быстро найти ту или иную документную информацию. С этой целью ведутся регистрационные и учетно-регистрационные картотеки документов, картотеки писем и явлений граждан и др. В архивах учреждения путь делопроизводственных картотек не завершается. В идеале они должны поступать вместе с документами постоянного хранения в государственных архив. В государственном архиве необходимо создать стройную систему каталогов архива, а также в совершенстве овладеть методами поиска информации с помощью архивного каталога. Сам процесс подготовки, составления и ведения архивных каталогов называется каталогизацией архивных документов, который складывается их следующих видов работ: определение вида каталога, разработка схемы классификации документной информации в каталоге, выявление и отбор документной информации для каталогизации, описание документной информации на каталожных карточках, индексирование каталожных карточек, систематизация карточек и ведение каталога.