Билет №9

1. АФ РФ. Архивный фонд Российской Федерации — совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. В состав Архивного фонда РФ включены все документы, представляющие ценность для общества независимо от формы собственности. Напомним, что в состав ГАФ СССР входили документы, находящиеся только в государственной собственности. Все ценные документы по Положению о ГАФ СССР, изданному в 1980 г., могли быть национализированы. Работа по распределению документов между архивами и упорядочению документальных комплексов внутри каждого архива называется организацией документов Архивного фонда РФ. При организации архивных фондов и архивных документов учитывается принадлежность документов к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации, а также другие факторы. От рациональной организации документов Архивного фонда Российской Федерации зависит успех поиска документов. В архивоведческой литературе синонимами термина «организация» являются термины «классификация» и «систематизация» документов и дел. Классификация — это выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними. Систематизация — физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе схемы классификации документов. Организация документов и дел в современном понимании предполагает единство двух процессов — классификации и систематизации документов. Организация документов и дел Архивного фонда страны осуществляется по трем уровням: в пределах АФ РФ в целом; в пределах архива; в пределах архивного фонда.

2. Анализ пользования архивных документов. Анализ использования архивных документов имеет два основных направления: изучение интенсивности использования; изучение эффективности использования. Данные анализа интенсивности и эффективности использования документов лежат в основе всестороннего маркетинга деятельности архива по оказанию информационных услуг. Интенсивность использования документов измеряется в абсолютных величинах, которыми являются: количество обращений пользователей в архив за год; количество обращений по целям использования; категории потребителей информации (статус организации, отрасль, местоположение, образование, профессия, возраст, должность лица); число обращений к хронологическим группам документов (разных исторических периодов); по разным темам исследования; к разным видам исторических источников; к каждому фонду за год; к фондам разных категорий за год; по формам использования; по формам реализации информации (выписки, копирование, публикации и т.д.). Данные о потребителях информации необходимы для того, чтобы определить категории потребителей информации. Потребителями могут быть как физические, так и юридические лица. Юридические лица (учреждения, организации, предприятия), которые уполномочили своих сотрудников работать в архиве, называются в запросах и обращениях организации в архив. Для физических лиц выявляются профессия, образование, должность, реже, возраст, место жительства. Анализ числа обращений по темам использования, по хронологии используемых документов; числа обращений к отдельным фондам и категориям фондов, а также числа обращений по видам источников позволяет судить о потребности общества в ретроспективной документной информации.