Билет №11. 1. Комплектование АФ РФ. Комплектование – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем

1. Комплектование АФ РФ. Комплектование – систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем. Под профилем архива следует понимать установленный для архива составления документов, который определяется признаками классификацией АФ РФ. Цель комплектования: наиболее полная концентрация документов относящихся к профилю каждого архива. Работа по комплектования архива состоит: установление профиля архива; определение источника комплектования; определения состава документов подлежащих хранения в архиве; организация комплектования. Источник комплектования – учреждение или лица непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы. Критерии определения источников комплектования государственных архивов: 1. для учреждений: значения учреждения в системе органов власти и управления в отраслевой ведомственной системе, полнота образования деятельности учреждения в документах вышестоящих организаций; 2.для документов личного происхождения: значение творческой и общественной жизни и др. областей. Списки источников комплектования: учреждения, организации, предприятия, документы которых подлежат полному приему в государственные архивы; 2.учреждения, организации, предприятия, документы которых подлежат приему в государственные архивы в составе фондов вышестоящих инстанций, а т.ж. выборному приему.

2. Поиск документов в делопроизводстве и архиве учреждения. Для поиска документов или группы документов в делопроизводстве могут задаваться следующие критерии: входящие, исходящие, внутренние документы поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов); вид документа (письмо, приказ, договор и т.д.). приблизительно хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних – подписания документа); регион, по которому ведется поиск)страна, область); организация, содержание, тема. Этапы поиска документной информации: 1)установление фондообразователя, в архиве которого могут отложиться необходимые документы; 2)установление архива, в котором может находиться фонд необходимого фондообразователя; 3)определение в архиве номера фонда необходимого фондообразователя; определение в фонде номера описи и единицы хранения с необходимыми документами. В основе поиска находится определение архивного шифра (по схеме «архив-фонд-опись-единица хранения») по которому можно найти требуемый документ в архиве.