ВНИМАНИЕ. В этой таблице дважды используется заголовок одного и того же поля

В этой таблице дважды используется заголовок одного и того же поля. Это значит, что значение из этого поля используется в сложном условии несколько раз и участвует в операции «логическое И».

После завершения построения таблицы диапазона условий нужно выполнить команду Данные > Фильтр > Расширенный фильтр... и ввести адреса содержащих критерии поиска ячеек в поле Диапазон условий: диалогового окна команды. Поле Исходный диапазон, как правило, заполняется автоматически. С помощью группы переключателей Обработка отобранные данные можно поместить в новый диапазон ячеек (переключатель скопировать результат в другое место) или произвести отбор в исходном диапазоне ячеек (переключатель фильтровать на месте). Если отбор записей произведен в исходном диапазоне, вернуть на экран всю базу данных можно с помощью команды Данные > Фильтр > Отобразить все.

Для ускорения поиска информации существующую базу данных можно преобразовать, расположив данные в нужном порядке (например, по алфавиту, в порядке возрастания или убывания числовых значений и т. д.). Такое преобразование, состоящее в изменении порядка следования строк в таблице, принято называть сортировкой. Для выполнения сортировки нужно поместить курсор в любую ячейку базы данных и воспользоваться командой Данные > Сортировка.... В окне команды следует указать, по какому полю (столбцу) нужно выполнить сортировку и в каком (убывающем или возрастающем) порядке это нужно сделать. Можно отсортировать лишь часть записей — тогда их следует выделить. Чтобы строка, в которой содержатся названия полей, не участвовала в сортировке, нужно в списке переключателей Идентифицировать поля по включить вариант подписям (первая строка диапазона).

Часто данные, содержащиеся в списке, требуется представлять различными способами, подводя различные промежуточные итоги. Для этого можно использовать возможности команд Данные > Итоги... и Данные > Сводная таблица.... Выполнение команды Данные > Итоги... приводит к созданию таблицы специальной структуры, подобной вложенному списку, отдельные элементы которой могут быть ради удобства анализа скрыты или вновь показаны. Пусть, например, в таблице накапливаются сведения о ежедневных продажах, выпрлненных разными отделениями торговой организации. Чтобы с помощью команды Данные > Итоги... получить сведения о продажах по каждому отделению, в диалоговом окне команды в списке При каждом изменении в: окна команды следует выбрать заголовок поля, содержащего названия отделений. А если нужно подводить ежедневные итоги, то в этом списке следует выбрать заголовок поля, содержащего даты выполнения продаж. Далее, в списке Операция нужно выбрать способ подведения итогов. Это может быть количество продаж или сумма значений в каком-либо поле, например, в поле стоимости проданного товара. После чего в списке флажков Добавить итоги по: включить флажки, соответствующие тем полям списка, по которым следует сформировать промежуточные итоги. Чтобы вернуть таблице исходный вид, нужно вновь открыть окно команды Данные > Итоги... и нажать кнопку Убрать все.

Выбор команды Данные > Сводная таблица... приведет к вызову мастера сводных таблиц и открытию первого диалогового окна, требующего указать источник данных. Следует внимательно читать вопросы мастера и точно выполнять его указания. Мастер сводных таблиц создаст по указаниям пользователя прекрасно оформленную таблицу, содержащую желаемые промежуточные итоги. Сводные таблицы являются динамическими, то есть содержимое сводной таблицы и ее вид на экране могут быть изменены без внесения каких-либо изменений в исходную таблицу.