Основные принципы, задачи и функции внутрифирменной информации

Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющимся предметом обмена, т.е. сообщений.

Основные принципы внутрифирменной системы информации:

· определение требований к содержанию информации;

· определение потребностей в технических средствах в фирме в целом и в каждом подразделении;

· обеспечение копировальными устройствами, факсами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;

· разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;

· обработка на компе и выдача текстовой информации (принтер);

· Внедрение информации о сотрудниках в комп базу. Карточки зп, например.

Важные задачи внутрифирменной системы информации:

· определение потребности каждого конкретного руководителя для обеспечения всей необходимой информацией;

· определение потребностей в технических средствах фирмы в целом;

• централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

· определение уровня затрат на содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и прочего;

· обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;

· разработка программных средств и прикладных программ;

· определение основных направлений развития технологии обработки информации.

Кроме того, автоматизированная информационная система должна удовлетворять ряд таких технических требований, как:
- быстродействие – скорость при вводе, поиске и обработке информации;
- надежная защита от несанкционированного доступа к данным;
- регистрация действий персонала;
- удобный пользовательский интерфейс рабочих мест;
- возможность развития системы;
- интеграция с модулями, используемыми в системе передачи данных;
- возможность проведения конвертации данных из использовавшихся ранее в новую систему;
- высокая надежность работы.

Информационная система управления предприятия должна обеспечить (функции):

1. Полноту информации для каждого звена системы управления. Полнота определяется как отношение информации полученной к запрошенной или необходимой для управления;

2. Полезность и ценность информации. Информационные потоки в системе управления должны направляться по конкретным адресам – конкретным руководителям, специалистам и служащим управленческого аппарата;

3. Точность и достоверность информации – принятие решений на недостаточно точных или недостоверных данных увеличивает риск допущения ошибок, принять неверное решение;

4. Своевременность поступления информации – если информация не поступает вовремя, то орган управления будет бездействовать как раз в тот момент, когда объект управления особенно нуждается в управляющем действии;

5. Агрегируемость информации – рациональное распределение информации по уровням иерархии управления. На высшие уровни управления должна поступать более обобщенная информация, на нижние – более детализированная;

6. Актуальность информации – при принятии решений важно учитывать возраст информации и ее актуальность для конкретных управленческих задач;

7. Экономичность и эффективность обработки информации. Эффективность информационной подсистемы можно оценить, сопоставляю результаты управления с затратами на сбор, накопление, обработку, преобразование и передачу информации.

Информационная система управления включает субъекты коммуникации, каналы и носители информации, а так же технические средства информационной работы.