Общие требования. Администрация определяет перечень документов, который Компания должна предъявлять для доказательства своей способности удовлетворять национальным и

Администрация определяет перечень документов, который Компания должна предъявлять для доказательства своей способности удовлетворять национальным и международным требованиям в реализации коммерческой деятельности, обеспечении безопасности судоходства и в охране окружающей среды от загрязнения.

Система управления безопасностью описывается и регламентируется упорядоченным комплексом документации. Компания устанавливает состав документации и порядок ее ведения. Она принимает меры и гарантирует:

- действующая документация является полной, охватывает все сферы деятельности Компании и судов, имеется в наличии и находится на рабочих местах, где она должна использоваться;

- изменения, вносимые в документацию, предварительно рассматриваются и обсуждаются квалифицированным, компетентным и профессионально подготовленным персоналом, распределяются и рассылаются установленным порядком;

- устаревшая и отмененная документация ликвидируется и незамедлительно изымается из обращения.

Состав документации должен быть по возможности минимальным (не в ущерб безопасности без излишней избыточности), удобным и понятным для пользователей. На каждом судне должен находиться полный комплект документации, к нему относящийся. По назначению документация подразделяется на:

- построечную;

- нормативно-правовую;

- регистрационную;

- справочную.

Построечная документация поставляется судостроительными предприятиями вместе с судном. Минимальный состав документации, постоянно используемой береговым и судовым персоналом в обеспечение безопасной эксплуатации судна, включает:

- технический паспорт или формуляр судна (Vessel information book), содержащий его основные технико-эксплуатационные характеристики (назначение, главные размерения, дедвейт, количество перевозимого груза, вместимость танков, весовые нагрузки и т.д.);

- расчетные схемы и информацию об остойчивости судна (Stability and trim book), содержащие исходные данные для определения остойчивости, диаграммы статической и динамической остойчивости при различных схемах загрузки и т.д.);

- чертежи судовых конструкций и схемы судовых систем (Drawings), жизненно важных для обеспечения безопасной эксплуатации судна.

Нормативно-правовая документация является ключевой документацией системы управления безопасностью. Она представляет собой свод обязательных стандартов (правил и норм), соблюдение которых обеспечивает безопасную эксплуатацию судов. По порядку разработки и ведения нормативно-правовая документация подразделяется на:

- внутреннюю;

- внешнюю.

Внутренняя нормативно-правовая документация разрабатывается Компанией, оформляется и вводится в действие в виде документированных процедур и инструкций. Компания осуществляет контроль за соблюдением береговым и судовым персоналом процедур и инструкций, если требуется, проводит их корректировки, отменяет устаревшие, разрабатывает и вводит в действие новые процедуры и инструкции. Действующие процедуры и инструкции оформляются и издаются в форме руководств, наставлений, положений, правил и т.д.

Внешняя нормативно-правовая документация разрабатывается и вводится в действие полномочными на то международными и национальными организациями, контролирующими и регламентирующими безопасность судоходства. Компания устанавливает порядок обеспечения береговых подразделений и судов внешней документацией и отслеживает проводимые в ней изменения. Примеры внешней нормативно-правовой документации: международные конвенции, резолюции, кодексы, национальные правила и т.д.

Регистрационная (учетно-отчетная) документация служит обратной связью системы управления безопасностью. Она отражает соблюдение береговым и судовым персоналом стандартов безопасности, действенность этих стандартов и меру безопасной эксплуатации судов. Преимущественной формой регистрационной документации являются журналы. Основными журналами, ведение которых предписано конвенционными и национальными требованиями, являются:

- судовой журнал;

- машинный журнал;

- радиожурнал;

- журнал нефтяных операций;

- журнал операций со сточными водами;

- журнал операций с мусором;

- журнал непрерывной регистрации истории судна;

- журнал учета уровней охраны судна.

Отчетная документация представляется в форме докладов, рапортов, отчетов, донесений, копий регистрационной документации и выдержек из них.

Справочная документация является исполнительно-информационной. Она содержит информационные материалы, прямо или косвенно связанные с безопасной эксплуатацией судов, используемые береговым и судовым персоналом в своей деятельности и способствующие выработке и принятию правильных решений по обеспечению безопасности.