Глава 2. Анализ практики реализации функционирования контроля

ООО «Вокруг света»

2.1. Общая характеристики компании ООО «Вокруг света»

ООО «Вокруг света» было создано в 1989 году. ООО «Вокруг света» была одной из первых туристических компаний, которую сертифицировала Международная авиатранспортная ассоциация ИАТА.

ООО «Вокруг света» внесено в единый федеральный реестр туроператоров в соответствии с требованиями ФЗ от 05.02.2007г. № 12-ФЗ " О внесении изменений в Федеральный закон " Об основах туристской деятельности в РФ".

ООО «Вокруг света» осуществляет свою профессиональную деятельность на основе следующих документов:

1. Сертификат соответствия № РОСС RU. АЮ94.М00209.

2. Свидетельство о внесении сведений о туроператоре в Единый Федеральный реестр туроператоров. Выдано федеральным агентством по туризму. Реестровый номер МВТ 001548.

3. Договор страхования гражданской ответственности за неисполнение или ненадлежащие исполнение обязательств по договору о реализации туристского продукта №001-239/2008-ОТ от 20 февраля 2008 года, сроком действия с 01 июня 2009 года по31 мая 2010 года.

4. Сертификат Международной авиатранспортной ассоциации ИАТА.

Деятельность компании направлена на:

1. Обслуживание корпоративных клиентов по различным направлениям делового туризма.

2. Компания имеет сеть офисов продаж в количестве 7, в том числе имплант-офисы.

Миссия туристической компании:

Предоставление услуг в сфере делового туризма, поддержка деловых связей российских и иностранных компаний и обеспечение необходимых условий для развития бизнеса в России.

Менеджмент компании:

В настоящее время в компании работает 96 человек. Все сотрудники офисов являются высококвалифицированными специалистами, способными обслуживать требовательных клиентов на высоком уровне.

Спецификой деятельности сотрудников компании является динамичность в предоставлении необходимой информации и в обратной связи. Одним из важнейших аспектов развития сотрудников в компании является обучение молодых специалистов. Успеху данного процесса способствуют сформировавшиеся традиции и технологии.

Основные цели кадровой политики компании ООО «Вокруг света» - полное формирование персоналом, включая кадровый резерв, организация эффективной системы обучения сотрудников и модернизация системы мотивации.

Перечень услуг компании ООО «Вокруг света»:

Бронирование авиабилетов в любую точку России, стран СНГ и мира. В настоящий момент Аэротур имеет непосредственные соглашения с 63 ведущими российскими и зарубежными авиакомпаниями. За долгие годы сотрудничества Аэротура с многими авиакомпаниями сложились надежные партнерские отношения, это позволяет получить Аэротуру доверительные тарифы на многие направления. Все билеты оформляются на личных бланках авиакомпаний.

Все сотрудники по продаже авиаперевозок проходили обучение на специальных курсах по системам бронирования, и имеют высокий профессиональный уровень, что дает возможность быстро и грамотно обрабатывать заявки на маршруты любой сложности, с несколькими перевозчиками, находить наилучшие варианты перевозки, уменьшить их стоимость и оформлять билеты на личных бланках перевозчиков. Все сотрудники компании, работающие в продаже авиаперевозок, работают во всех системах бронирования на профессиональном уровне. Все специалисты систематически проходят курсы повышения квалификации. В организации регулярно проводятся семинары с участием представителей авиакомпаний и тренинги по работе с корпоративными клиентами.

Каждый работник компании, который будет выполнять работу по заявке Заказчика, в течение 10 минут с момента ее поступления, предоставит всю нужную информацию по перевозке с указанием всех возможных способов перелета, правил использования тарифов, ограничений авиаперевозчика по срокам оформления билета и правила возврата билета. В случае, если отсутствуют места или класса обслуживания на рейсе, то предложит другой вариант перевозки, наиболее подходящий под заявленные Заказчиком требования.

Сотрудник компании незамедлительно информирует Заказчика о всех изменениях, возникших в забронированных и/или оформленных авиаперевозках. Сотрудник компании информирует Заказчика об условиях перевозки багажа, требований авиаперевозчиков к перевозке ручной клади, об условиях и стоимости перевозки сверхнормативного багажа на рейсах всех авиаперевозчков.

ООО «Вокруг света» выполняет бронирование групп на регулярные рейсы всех авиаперевозчиков, с которыми имеет Агентские соглашения или у которых имеются свои представительства в г. Москве.

1. Личное обслуживание пассажиров в аэропорту. VIP - залы в аэропортах Москвы, городах РФ и странах СНГ и за рубежом.

2. Организация грузовых авиаперевозок регулярными и чартерными рейсами. За время существования Аэротур выполнил более 500 грузовых рейсов на самолетах ИЛ - 76, АН - 124, Ан - 12.

3. Бронирование железнодорожных билетов влюбом направление по самым оптимальным тарифам и выписка их на любое направление, в СНГ и за рубеж.

4. Бронирование гостиниц в Москве, Санкт-Петербурге, городах России, странах СНГ и за рубежом. Специалисты, которые работают в отделе Российского туризма и в отделе выездного туризма, выполняют бронирование гостиниц уровня от 2 до 5 звезд в Москве, Санкт-Петербурге, городах России, странах СНГ и за рубежом по самым выгодным тарифам.

5. Организация туров по России и за рубеж Аэротур имеет 19-летний опыт работы в туризме и предоставляем своим клиентам поездки, которые отвечают разнообразным вкусам и желаниям. Предлагается отдых заграницей, в пансионатах и санаториях Подмосковья, экскурсионные туры по городам России в выходные дни.

6. Прием иностранных гостей в России - специалисты отдела въездного и Российского туризма предоставят иностранным партнерам и гостям клиентов разнообразную экскурсионную и развлекательную программу в Москве, Санкт-Петербурге и в других городах РФ.

7. Организация бизнес поездок по России и за рубеж. Аэротур предоставляет разнообразные услуги по организации посещения зарубежных выставок и проведения бизнес - встреч в России и различных странах мира.

8. Посещение международных выставок - компания ООО «Вокруг света» является официальным туроператором многих международных выставок в Москве и предлагает полный пакет документов для участников и посетителей выставок. Если Вам необходимо посетить выставку заграницей, специалисты отдела выездного туризма также предоставят Вам пакет услуг, который необходим для поездки.

9. Организация конференций, семинаров, тренингов – для того, чтобы должным образом провести серьезную конференцию, необходимо провести серьезную работу. Для конференции понадобится найти помещение, которое идеально отвечает ее задачам, позаботиться обо всем, что необходимо для перерывов на кофе-брейк. Специалисты помогут Вам уменьшить издержки и повысить отдачу при организации и проведении конференции с помощью современных технологий и особенному подходу при проведении публичных мероприятий.

10. Организация чартерных грузовых и пассажирских VIP - перевозок. Аэротур организует чартерные пассажирские VIP-перевозки по России и за рубеж на самолетах российского и иностранного производства.

11. Визовые услуги:

· Оформление деловых въездных виз для иностранных граждан

· Оформление выездных бизнес-виз для российских граждан

12. Организация трансферов, предоставление автомобиля в аренду. Аэротур имеет собственный парк легковых автомобилей представительского класса, что позволяет организовать трансфер из любого аэропорта или вокзала Москвы до гостиницы и предоставить в аренду автомобиль на необходимый срок с водителем.

13. Организация корпоративных мероприятий, праздников - компания ООО «Вокруг света» предлагает организацию и проведение корпоративных мероприятий. Вы можете получите профессионально составленные предложения, программы и максимально выгодные ценовые условия организации Вашего корпоративного мероприятия

14. Страхование граждан, выезжающих за рубеж. В течение нескольких лет Аэротур сотрудничает с крупнейшими в России страховыми компаниями " Росно" и " Промышленно-страховой компанией", что позволяет предлагать клиентам услуги по медицинскому страхованию, а так же страхованию от несчастного случая.

2.2. Анализ реализации функции контроля в системе управления компанией ООО «Вокруг света»

Туристская деятельность - это организованная деятельность по предоставлению туристских услуг. Рынок туризма характеризуется большим числом субъектов, участвующих в процессе производства и продвижения туристской услуги. Организационная структура управления туризмом позволяет упорядочить совокупность взаимосвязанных элементов внутри любой туристской организации, туристского рынка.

Организационная структура управления в сфере туризма, также как в любой другой организации, включает звенья (отделы), уровни (ступени) управления и связи между ними - горизонтальные и вертикальные. Звенья управления в туристской организации определяются ее масштабами.

В турфирме ООО «Вокруг света» существует линейно-функциональная организационная структура. Этот вид структуры наиболее приемлем для турфирмы, так как она имеет небольшой штат сотрудников. И эта организационная структура является оптимальным вариантом для общества с ограниченной ответственностью. Она представляет собой синтез линейной и функциональной организационных структур. В ее основу положены вертикаль управления и специализация управленческого труда по функциональным службам организации (маркетинг, работа с клиентами, планирование, финансы, реклама и др.). При такой организационной структуре сохраняется движение по инстанциям, но функции, относящиеся ко всей организации, например кадровая политика, подготовка производства, планирование сроков и контроль их выполнения и т.д., выделяются в функциональные отделы, которым предоставляются полномочия для дачи распоряжения. Руководители линейного и функционального отделов имеют право на совместное принятие решений для соответствующего отдела организации. За конечный результат организации в целом отвечает ее руководитель, задача которого состоит в том, чтобы все функциональные службы вносили свой вклад в его достижение. Поэтому он много усилий тратит на координацию и принятие решений по продукции и рынкам. К достоинствам данной системы управления относятся: высокая эффективность при небольшом разнообразии продукции и рынков; централизованный контроль, обеспечивающий единство в решении задач организации; функциональная специализация и опыт; высокий уровень использования потенциала специалиста по функциям; экономичность, достигаемая за счет однородности работ и рынков. Практика показывает, что на формирование уровней организационной структуры оказывают влияние такие факторы, как масштабы и вид организации, направления ее деятельности, число стратегических бизнес - единиц, стратегические планы и другие.

Организационная структура туристической фирмы ООО «Вокруг света» представлена на рисунке 3.

Рис. 3. Организационная структура ООО «Вокруг света».

В ООО «Вокруг света» директор является главной фигурой, которой подчиняются все отделы и подразделения. Старший менеджер является заместителем директора по туризму, у которого в подчинении находятся 3 отдела: отдел внутреннего туризма; отдел зарубежного туризма; отдел внешнего туризма; бухгалтерия; отдел маркетинга; организационный отдел.

Все эти отделы находятся на одном уровне и свободно взаимодействуют друг с другом.

Управление персоналом в ООО «Вокруг света». Первоначально персонал компании был невелик. В течение следующих лет число работников увеличилось. Сегодня здесь занято 96 человек. Текучесть кадров невысока, многие сотрудники работают со дня открытия фирмы. Этому служат достойная заработная плата и благоприятный климат в коллективе. В туристическом агентстве ООО «Вокруг света» работают профессионалы в области туристического бизнеса, которые имеют высшее образование: квалифицированные менеджеры, опытные экскурсоводы, компетентные специалисты по направлениям. Каждый сотрудник несет персональную ответственность за свой участок работы.

Цели туристского предприятия воплощают в жизнь его сотрудники. В туристической сфере качество предоставляемых услуг определяется, прежде всего, компетенцией исполнителей и их умением работать с потребителями. Отечественная практика дает возможность увидеть, что при подборе кадров зачастую не обращают внимание на наличие у претендента фундаментального туристского образования. Самыми распространенными способами привлечения специалистов являются переманивание их из других организаций, устройство по рекомендации родственников, знакомых.

Персонал турфирмы ООО «Вокруг света» отвечает всем требованиям:

1. наличие специально образования;

2. отличная правовая подготовка в сфере туристического бизнеса;

3. компетентность в вопросах оказания туристических услуг;

4. знают свои должностные обязанности.

При формировании туристского предприятия кадровая работа сводится к следующему:

1. определение качественной и количественной потребности в персонале и формирование штатного расписания;

2. разработка внутреннего трудового распорядка;

3. разработка должностных инструкций персонал;

4. подбор персонала.

Рассмотрим и проанализируем применение в практике туристического агентства такой функции менеджмента как контроль. Среди форм контроля, которые осуществляются в туристическом агентстве «Вокруг света» стоит отметить следующие:

1. Контроль за работой подчиненных;

2. Анализ документации;

3. Запрос и заслушивание отчетов;

4.Запрос письменных отчетов;

5. Проведение планерок;

6. Аудит.

7. Аттестация рабочих мест

Внутренний контроль осуществляется руководящими сотрудниками организации. Главный бухгалтер осуществляет внутренний контроль за своевременным получением денежных средств, правильным формальным оформлением, связанным с движением денежных средств; обеспечивает строгое соблюдение кассовой расчетной дисциплины, расходов средств по назначению; ведет учет сводных оборотных ведомостей по материально-ответственным лицам, и сверку их с балансом.

За каждым работникам бухгалтерии закреплен свой участок учета, и в конце месяца итоговая информация передается заместителю главного бухгалтера, который выводит финансовые результаты деятельности предприятия и готовит бухгалтерскую финансовую и налоговую отчетность. Далее заместитель главного бухгалтера доводит до главного бухгалтера основные, наиболее важные показатели (затраты, прибыль, рентабельность, налоги и т.д.).

Экономист ведет контроль за соблюдением цен и тарифов в организации, разработкой штатных расписаний, составлением бизнес-планов.

Проведение планерок. Еженедельно, по понедельникам, в течение 40-60 минут в турагентстве проводятся планерки с участием всех главных специалистов, на которых заслушиваются отчеты о выполненной за неделю работе, даются новые поручения, сообщаются и обсуждаются новости и т.д. После каждой планерки, все управляющие проводят планерку непосредственно в своем отделе, на которой вся информация доводится до подчиненных.

Аттестация рабочих мест в ООО «Вокруг света» проводится для определения размеров материального, а так же морального поощрения, выявления кандидатов на увольнение и повышение в должности.

Аттестация рабочих мест в бухгалтерии проводится раз в два года. Работники или повышают свою категорию, или те работники, работавшие без категории получают ее.

Повышение квалификации. Целью повышения квалификации специалистов организации ООО «Вокруг света» является обновление их теоретических и практических знаний в соответствии с требованиями государственных образовательных стандартов и новыми условиями работы предприятия.

Администраторы, в свою очередь, тоже проходят курсы повышения квалификации, но еще реже, один раз в три года, в специальных центрах повышения квалификации и переподготовки кадров, что предусмотрено трудовым договором.