Операционная карта процесса

Операционные карты процессов могут строиться как для сквозных (межфункциональных) процессов, так и для процессов, границы которых определены внутри одного структурного подразделения.

Операционная карта процесса включает:

· первую страницу, которая должна содержать всю основную информацию о процессе;

· последующие (1-3 стр.) с графической схемой процесса.

Графическая схема обычно формируется в формате Work Flow (поток работ).

Операционная карта процесса должна быть краткой и понятной сотрудникам, выполняющим процесс.

Если операционная карта становится слишком сложной, следует подумать о:

· регламентации такого процесса с помощью шаблона регламента его выполнения;

· разбиении на подпроцессы и разработке нескольких операционных карт вместо одной чрезмерно громоздкой.

Должностная инструкция

Должностная инструкция типовой документ, с помощью которых в российских организациях регламентируют деятельность сотрудников. Опыт показывает, что существующие в организациях должностные инструкции формальны и практически не используются в работе.

Структура должностной инструкции, ориентированной на управление процессами:

1. Общие положения.

2. Требования к квалификации.

2.1 Квалификация.

2.1.1 Навыки.

2.1.2 Профессиональные знания.

3. Должностные обязанности.

3.1 Управляет подразделениями (процессами).

3.1.1 Подразделение

3.1.2 Процесс 1.

3.1.3 Процесс....

3.2 Участвует в процессах

3.2.1 Процесс 1.

3.2.2 Процесс...

3.3. Выполняет следующие функции по процессам.

3.3.1 Процесс 1.

3.3.2 Процесс...

4. Права и полномочия.

5. Взаимодействия.

5.1 Получает.

5.2 Передает.

6. Лист регистрации изменений

7. Ознакомление сотрудников.

Такая инструкция действительно помогает в работе. Человек, получивший такую инструкцию, отчетливо понимает, какие процессы он должен выполнять, за что отвечать и с кем взаимодействовать.

Степень детальности описания деятельности в должностной инструкции зависит от должности сотрудника. Если функции (операции), выполняемые работником, детально прописаны в других руководствах (например, картах процессов и т. п.), то в должностной инструкции можно ограничиться простым перечнем этих функций (операций) и ссылками на регламентирующие документы.

В качестве приложений к должностной инструкции могут разрабатываться:

· инструкции по выполнению отдельных операций;

· перечень работ, выполняемых с определенной периодичностью;

· перечень нормативных документов, которые обязан знать сотрудник.