Понятие процесса, проекта, программы.

ПЛАНИРОВАНИЕ В БИЗНЕСЕ НА БАЗЕ СОВРЕМЕННЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ.

«В современном мире главным является не способность руководителя хорошо справляться с текущими проблемами, а умение находить возможности для дальнейшего развития бизнеса, концентрировать на них ресурсы и силы».

Друкер П. Задачи менеджмента в ХХI веке

Введение. Основные понятия теории управления проектами.

Понятие процесса, проекта, программы.

Анализируя работу любой организации, практически всегда можно выделить два основных вида деятельности, которые существуют параллельно:

¨ текущие, повторяющиеся процессы (операции),

¨ проекты.

Процесс – совокупность действий, приносящих результат.

Проект является разновидностью процесса.

Программа – это совокупность проектов и различных мероприятий, объединенных общей целью и условиями их выполнения.

Портфель – это набор проектов и программ, обеспечивающий достижение особой бизнес цели или задачи.

Программа является элементом портфеля.

В портфель могут входить также другие программы и проекты, которые не обязательно напрямую связаны друг с другом.

Главной целью любой программы и проекта в портфеле является соответствие стратегическим целям этого портфеля, которые в свою очередь должны соответствовать целям бизнес-направления и в конечном счете целям всей компании.

Общие характеристики этих двух видов деятельности:

• имеют определенные цели;

• требует ресурсов, количество которых ограничено;

• выполняются людьми;

• подлежат управлению, т.е. планируются, контролируются и регулируются.

Основные отличия этих двух видов деятельности:

Процессы:

• носят повторяющийся, циклический характер;

• характеризуются достаточно высокой степенью определенности;

• конечная цель-обеспечение нормального течения бизнеса: требуют системы управления нацеленной на повышение эффективности использования уже имеющегося оборудования и ресурсов в однотипных циклах производства.

Проекты:

• являются однократной, не циклической деятельностью.

• как система организации деятельности существуют ровно столько времени, сколько его требуется для получения конечного результата.

• задача проекта - достижение уникальных целей в определенные сроки (цель достигнута - проект завершен);

• направлены на реализацию тех или иных изменений:

a) Внутри организации (разработка новых моделей продукции, переналадка или ремонт оборудования, внедрение новой системы управления);

b) Во внешнем окружении (проведение маркетинговой компании, расширение сфер бизнеса.

Проект - идея и действия по ее реализации для создания продукта, услуги или другого полезного результата.

Проект - это ограниченное во времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, расходу средств и ресурсов и специфической организацией.

Проект - это законченное представление о том, что должно быть сделано (действия, работы), какие ресурсы должны быть использованы для выполнения предполагаемых работ и какой эффект должен быть получен в результате реализации проекта.

Проект – это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов, услуг и результатов.

Основные свойства проектов:

Проект можно рассматривать как систему.

Как любая система, проект может быть разделен на элементы, при этом между элементами должны поддерживаться определенные связи.

Важнейшими для проекта являются три элемента:

· Сроки выполнения

· Затраты

· Результаты (качество).

В течение всего процесса выполнения проекта необходимо осуществлять контроль:

· расходования средств,

· соблюдение сроков;

· результатов (качества) работ.

Проекты направлены на достижение конкретных целей.

Цель – это основная причина, по которой затевается проект. Включение в нее количественной формулировки, упрощает оценку успешности выполнения проекта.

Общая цель (цель высшего уровня) постепенно детализируется до более конкретных (промежуточных) целей или задач.

Осуществление проекта - это процесс достижения вначале всех промежуточных целей, которые затем приводят к выполнению общей, конечной цели.

Рекомендуемым условием для постановки цели является включение в нее количественной формулировки, тем самым упрощается оценка успешности выполнения проекта.

Без конкретики сложно будет сказать, успешно завершился проект или нет.

(Способ проверки, что цель точно определена и она понятна ключевым участникам проекта: собрать их и спросить, что они подразумевают под целью, при этом сообщить, насколько важна эта формальность для успешной реализации проекта)

Проекты требуют координации выполнения взаимосвязанных действий.

Большинство проектов предполагает участие нескольких подразделений и разных специалистов организации.

Часть промежуточных работ проекта не может быть выполнена, пока не завершены другие, а некоторые могут осуществляться параллельно.

Если нарушается синхронизация выполнения разных заданий, весь проект может быть поставлен под угрозу.

Проекты имеют ограниченную протяженность во времени.

У любого проекта есть четкое начало и четкое завершение.

Завершение наступает:

a) когда достигнуты цели проекта;

b) осознано, что цели проекта не будут или не могут быть выполнены;

c) исчезла необходимость в проекте.

• Не относится к создаваемым в ходе проекта продукту, услуге, результату (большинство проектов предпринимаются для достижения устойчивого, длительного результата).

• Временный не обязательно предполагает краткую длительность проекта.

Время (длительность) – общий интервал времени, необходимый для завершения задачи или проекта. Проект, как правило должен быть завершен за конкретное время, или к определенному сроку. Для этого составляется график реализации проекта, или календарный план, в котором указываются сроки начала и окончания отдельных задач.

Поэтому неотъемлемой частью любого проекта является календарное планирование, которое заключается в грамотном распределении задач во времени.

Благодаря ему можно определиться с тем, как и когда должна начинаться определенная задача, какой срок она потребует и когда закончится.

Проекты в определенной степени неповторимы и уникальны.

Понятие уникальности относится к

• целям/продуктам

• условиям достижения целей

• используемым ресурсам

• организационной структуре управления

1 Чем выше уникальность проекта, тем выше неопределенность и сложнее планирование и управление.

Наличие повторяющихся элементов не нарушает принципиальной уникальности каждого проекта.

Проекту присуща последовательная разработка.

Последовательная разработка означает развитие по этапам и протекание по шагам

На ранних стадиях проекта формулируется содержание проекта в общих чертах и впоследствии детализируется и конкретизируется по мере того как команда разрабатывает более ясное представление о целях проекта и его результатах.

Проекты являются средством организации операций, которые не могут быть проведены в рамках обычной деятельности организации.

Таким образом, проекты часто используются в качестве средства выполнения стратегического плана организации, причем команда проекта может состоять как из сотрудников организации, так и нанята по контракту:

• Требования рынка

• Нужды организации

• Требования заказчика

• Технологический прогресс

• Требования законодательства