Команды для работы с электронной таблицей как с базой данных

При работе с большими таблицами иногда требуется найти нужную строку (столбец) или произвести сортировку таблицы. Для реализации таких задач в состав табличного процессо­ра входит группа команд для работы с электронной таблицей как с базой данных. Единст­венным требованием, которому должны удовлетворять обрабатываемые с помощью таких команд таблицы, является однородность всех входящих в нее строк. Типовыми операциями, которые выполняют данные команды, являются поиск определенных строк и сортировка строк.

Для поиска определенных строк таблицы пользователь задает критерий поиска. Кри­терий поиска определяет точное значение определенного поля или полей или указывает не­который диапазон, в котором эти значения находятся. Для построения сложных критериев, сочетающих в себе требования, предъявляемые к нескольким полям, используются логичес­кие операторы " ИЛИ" и " И". Задание сложных критериев ограничивает область поиска.

Сортировка строк таблицы производится по значениям выбранного пользователем столбца, независимо от содержащегося в нем вида данных. По заданному порядку сорти­ровки текстовые данные сортируются по алфавиту или в обратном алфавиту порядке, а чис­ловые данные — в порядке убывания или возрастания. При этом пользователь должен указать " блок сортировки", включающий все сортируемые строки, и " последовательность полей сортировки". Последняя определяет начальное поле, по значениям которого будет от­сортирована исходная таблица на первом этапе сортировки, вторичное поле, по значениям которого будут отсортированы строки, имеющие одинаковые значения в первичном поле, на втором этапе сортировки, и последующие поля сортировки. Таким образом, сортировка выполняется одновременно по нескольким полям сортировки.

Помимо рассмотренных типовых операций табличный процессор может иметь ряд специальных, например автоматическое подведение итогов по выделенным группам дан­ных, создание сводных таблиц, консолидацию данных и др.

Примечание. Если исходная таблица неоднородна по строкам, но однородна по столбцам, перед началом работы с базами данных таблицу следует транспо­нировать (т.е. провести с ней операцию замены местами строк и столбцов).

Печать

Процесс печати начинается с выбора драйвера принтера. Для каждого типа принтера необ­ходим свой драйвер. Следующий шаг состоит в задании параметров страницы, формирова­нии колонтитулов, а также в выборе вида и размера шрифта. Далее следует установить число копий, качество печати и количество или номера печатаемых страниц документа.

Команда просмотра страницы позволяет получить представление о ее общем виде еще до печати. Размещение информации на странице может быть оптимально приспособлено к ее выбранным параметрам посредством масштабирования и центрирования.

Сервис

Группа команд (мы условно назвали ее " сервис") предназначена для предоставления допол­нительных возможностей опытным пользователям. Эти возможности связаны с созданием макросов, объединением электронных таблиц или их частей, установкой защиты, экспортом и импортом данных из других и в другие программные среды, подключением дополнитель­ных математических инструментов и т. п.

Макросы. Макрос, как известно, — записанная последовательность команд или дей­ствий пользователя на клавиатуре. Табличные процессоры позволяют создавать собствен­ные макросы и тем самым автоматизировать часто повторяющиеся рабочие операции. Для записи макроса используются специальные языки макропрограммирования. Так, в элек­тронной таблице Excel 5.0 используются языки Excel 4.0 и Visual Basic. Макросы, написан­ные на этих языках, сохраняются и обрабатываются на отдельных листах в рабочей книге. Наиболее простой способ создания макроса — применение макрорекордера, содержащегося в некоторых электронных таблицах; он преобразует последовательность выбираемых поль­зователем действий на клавиатуре в код языка макропрограммирования. Однако использо­вание макрорекордера имеет свои ограничения. Так, если пользователь создает программу, содержащую циклы, точки ветвления и другие сложные элементы программирования, ему придется самому написать (и отладить) программу на языке, встроенном в среду таблично­го процессора. Существуют специальные команды для записи, проигрывания и отладки макросов.

Установка защиты. Чтобы не допустить внесения изменений в содержимое некото­рых (или всех) ячеек электронной таблицы, устанавливается защита. После установки защи­ты введение в ячейки новых данных, их изменение или удаление будет невозможным до тех пор, пока защита не будет снята. Ячейки электронной таблицы могут быть защищены гло­бально или локально указанием адреса блока.

Многие программы защищают создаваемые в них электронные таблицы от несанкцио­нированного доступа при помощи паролей. Вводя пароль, помните, что он чувствителен к выбираемому вами регистру (строчных или заглавных букв).

Экспорт и импорт данных. Для решения сложных задач часто возникает необходи­мость обмена д.'иных электронной таблицы с другими программными продуктами. Элек­тронные таблицы преобразуют файлы, созданные в других программах, в " свой" формат и наоборот. В некоторых из них особо выделяется режим импортирования текстовых файлов.

Использование математических инструментов. Потребности пользователя элек­тронных таблиц часто не ограничиваются только решением поставленной задачи. Пользова­тель зачастую заинтересован в дополнительной информации и ее исследовании (моделировании). Моделирование в электронной таблице связано с решением целого ряда общих задач, таких, как " Что будет, если? ", " Как сделать, чтобы? ", анализ чувствительнос­ти, оптимизация и др. Иногда используются специальные методы исследования. В их числе регрессионный и дисперсионный анализ, обращение матриц, использование специальных функций. Многие математические инструменты предоставляются пользователю электрон­ной таблицей.