Вопрос № 5 Требования к организации рабочего места секретаря

Интерьер служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сотрудника. Место секретаря обычно располагается в приемной" руководителя или фирмы. Если учесть, что приемная и секретарь-это визитная карточка учреждения, по которой оценивается культура труда в целом, создается первое впечатление о фирме (учреждении), то становится понятно значение, которое придается оборудованию приемной и рабочего места секретаря. Рабочее место секретаря состоит из трех зон; основная, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д. Общая площадь приемной, где находится секретарь, не должна быть менее 12-16м2. Помещение должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами. Интерьер приемной следует хорошо обдумать. Сегодня фирма может воспользоваться услугами дизайнера. Помещение должно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов с продуманным освещением и озеленением. Недостаток освещения часто является одной из причин быстрой утомляемости. Наилучшим признано естественное освещение. Свет должен падать слева или спереди. При наличии компьютеров для устранения бликов на экране дисплея светильники общего освещения монтируются не на потолке, а в верхней части стенных панелей. Интерьер приемной хорошо оживляют живые растения. С помощью растений можно создать микроклимат, организовать соответствующий психологический настрой, в определенной степени снять стрессовые состояния, успокоиться. Растения не только улучшают состав воздуха в помещении, но еще и увлажняют его, испаряя воду листьями. Главное условие - растения должны помогать, но ни в коем случае не мешать людям. А это означает, что цветы не должны стоять на пути, чтобы их приходилось обходить.

Большое значение имеет выбор мебели. Непосредственно в состав рабочего места секретаря входят стол с приставками, поворотный стул или кресло, стул для посетителя. В зоне обслуживания посетителей должны быть несколько (2-3) стульев или кресел и небольшой столик. Вспомогательная зона оборудуется шкафами (чаще встроенными) как для хранения дел, так и платяным (если в учреждении отсутствует централизованная раздевалка) и сейфом. Габариты мебели должны соответствовать площади помещения, она не должна загромождать приемную.Располагается рабочее место секретаря рядом с входом в кабинет руководителя обязательно так, чтобы хорошо видеть всех входящих в приемную, встречать их лицом, а не спиной. Так как секретарю в течение рабочего дня приходится много сидеть, он должен иметь возможность свободно встать, вытянуть ноги, изменить позу. Учитывая необходимость секретаря поворачиваться к столам-приставкам, стул или рабочее кресло обязательно должно быть подъемно-поворотным, а для расширения рабочей зоны - на колесиках. Такое кресло можно отрегулировать по высоте, обеспечив удобную посадку. Современное место секретаря немыслимо без персонального компьютера, включающего монитор, системный блок, мышь и клавиатуру. Их удобнее разместить на специальном столе-приставке. Если в обязанности секретаря входит ввод бумажных документов, то к компьютеру должен быть подключен сканер. Само собой разумеется, что компьютер должен иметь соответствующее программное обеспечение. Как правило, компьютер секретаря связан с компьютером руководителя или подключен к локальной сети фирмы (учреждения).Для подбора необходимой руководителю информации компьютер может иметь доступ в Internet. На рабочем столе или на отдельной приставке располагаются телефонный аппарат (с автоответчиком), селектор или мини-АТС. На столе секретаря должны быть только предметы, необходимые для оперативной работы. Текущие документы, с которыми секретарь работает в течение дня, раскладываются по папкам или многоярусным лоткам. Одно из главных правил - на столе секретаря находятся только поступающие документы и требующиеся по работе, все остальные должны быть разложены по папкам и убраны в стол или шкаф. Кроме того, на столе должна быть настольная лампа, календарь-еженедельник, настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записи. Все, что постоянно требуется во время работы, должно размещаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять не вставая.

Вопрос № 6 Значение ПК в работе секретаря. Правила работы за компьютером
Коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его
технического оснащения и эффективной автоматизации процессов управления в

условиях увеличивающегося с каждым днем объема информации. Автоматизация

делопроизводства требует, чтобы современные офисные системы, при всей

сложности средств и методов автоматизации управленческой деятельности,

имели простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий секретарю-

референту и другим специалистам, имеющим дело с документами, без особой

подготовки выполнять свои функции с помощью ПК. Системы автоматизации

делопроизводства должны обладать следующими возможностями:

- ввода, подготовки и редактирования документов;

- ввода и обработки сведений о документах (регистрации);

- обмена документами с руководителем и сотрудниками, совместной работы над

документами;

- осуществления контроля исполнения документов

- хранения и поиска документов (создания баз данных);

- приема и пересылки документов;

- систематизации документов, формирования папок (дел);

- подготовки к архивному хранению и их архивирования.

Хорошо спроектированная и правильно используемая система автоматизации

офисной работы помимо облегчения выполнения рутинных операций

делопроизводства позволяет получить дополнительные возможности.

Современный уровень развития компьютерных технологий позволяет решать

поставленные задачи. В нашей стране созданы и успешно применяются

замечательные программные продукты, реализующие различные функции и

предназначенные для автоматизации традиционного делопроизводства на основе

новейших технологий с использованием электронных сетей.

Существует множество программ для составления и редактирования

служебных документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или

текстовыми процессорами (Word и др.)

При использовании этих программ для составления документов текст

редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить

необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места документа в

другое, объединять документы, использовать различные шрифты для выделения

отдельных участков текста, легко работать с таблицами и списками,

многократно распечатывать текст на принтере и т.д. программы включают

словарь синонимов делового языка, проверку орфографии и грамматики,

современное стилевое оформление документа, возможность составления

документа на нескольких языках и многое другое.

Составление документа в текстовом редакторе можно производить с

использованием «заготовок» документов разных видов, заранее введенных в

память ПК. Большую популярность у секретарей приобрели текстовые процессоры Word

97, Word 2000.

В программный пакет Word включены шаблоны документов, которые помогают

создавать конкретный документ – стандартное, изысканное и современное

письмо, а также резюме, факс. Можно выбрать интересующий вариант документа,

отредактировать его, заполнить изменяемые реквизиты: дату, номер документа,

подпись, адресат, фамилию и телефон исполнителя и т.д. В окне

предварительного просмотра можно увидеть общий вид созданного документа и

расположение текста в нем. В новом текстовом редакторе Word 2000 можно не

только обнаружить ошибки, но и узнать почему необходимо внести исправление.

Таким образом, новый редактор одновременно является учебником орфографии и

пунктуации.Созданные в текстовом редакторе документы запоминаются, хранятся и

пересылаются в виде файлов или выводятся на печать на бумажный носитель.

Вопрос №7 Условия труда секретаря

Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря-референта при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда. К санитарно-гигиеническим и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура воздуха, озеленение помещения, установление правильного режима труда и отдыха. Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Так как большинство документационных операций связано с использованием зрения, напряжение зрения вызывает напряжение всех мускулов тела человека и влечет общее утомление. Приемная должна по возможности иметь естественное освещение. Свет должен падать на рабочие поверхности стола и средств оргтехники с левой стороны или спереди. При этом источник света следует располагать под углом более 30 от горизонтальной линии взора. Освещение рабочего места может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольная лампа). Микроклимат характеризуется такими величинами как температура, относительная влажность и скорость воздуха. Оптимальный температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что вредно для людей, занятых умственным трудом. Температура и влажность являются величинами, зависящими как от времени года, суток, так и от погодных условий. Кроме того, источниками тепла в служебных помещениях может быть различное оборудование, потребляющее энергию, часть которой в виде тепла выделяется в окружающую среду, и сам человек, выделяющий в час до 1200 кдж. Наиболее комфортной для человека является температура 19-20 °С. Учитывая сезонные и суточные колебания, температура в служебных помещениях не должна превышать 22 ° С - в жаркие дни, и не должна быть ниже 18 ° С в холодное время, независимо от количества людей находящихся в помещении. Из приведенных в табл. 5 данных видно, что уровень температуры связан с влажностью воздуха. При более низких температурах допускается большая влажность, при высоких влажность воздуха должна быть ниже. В физиологическом плане большая влажность при высокой температуре оказывает гнетущее воздействие. Психологически при одной и той же температуре влажный воздух кажется жарким, сухой - холодным. Минимальная влажность не должна быть ниже 25 - 30%, нормальная - в пределах 40 - 60%. Есть еще одна характеристика, на которую необходимо обратить внимание. Это чистота воздуха. При работе с бумажными носителями, а также в помещениях, где расположены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и биологическими агентами (бактерии), которые проникают в организм человека и оказывают раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу. Особенно опасно, когда токсичные вещества через дыхательные пути или поврежденную кожу попадают непосредственно в кровь, что вызывает нарушение деятельности всего организма или его систем. Наиболее распространенным вредным фактором воздушной среды в современном офисе является озон. Озон выделяется средствами оргтехники, которые по технологическому процессу образовывают электрические заряды и ультрафиолет. Приемная должна регулярно проветриваться или иметь кондиционирование. Свежий воздух для небольшого помещения, где нередко скапливается много сотрудников, посетителей, очень важный фактор для нормальной работы. Кратковременное открывание окон (5-8 мин) переносится легче, чем постоянный легкий воздушный поток (сквозняк). Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест. Для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые прокладки, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев. Растения для офиса надо подбирать умело, учитывая площадь помещения, на какую сторону выходят окна, не являются ли цветы аллергенами. Что касается цветового оформления приемной, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое воздействие. Цвет выполняет три функции: физиологическую, психологическую и эстетическую. Выбор цветов для отделки офиса определяется архитектурными особенностями помещения, освещения, климатическими условиями.При пониженной температуре воздуха предпочтение отдается теплым тонам - желтому, бежевому, розовому, оранжевому. Для теплого, солнечного помещения подойдут белый, серый, голубой, зеленый цвета.Более насыщенные тона сделают большое пространство более уютным. Рекомендуется использовать теплые тона с желтоватым оттенком в помещениях, где отсутствует естественное освещение.