Вопрос 13. Работа секретаря по сбору и реферированию информации для руководителя

Любой специалист должен иметь устойчивые навыки работы (обработки) с текстами. При этом_; конечно, можно говорить об умении пользоваться всеми информационными процессами. Наиболее важным и трудным в рассматриваемом случае является процедура, включающая одновременно несколько информационных процессов, нацеленная на определённый способ переработки текста, позволяющий без искажений содержания (сущности) документа-источника получить из него вторичный документ в сжатом (свёрнутом) виде. Такая деятельность определяется как аннотирование и реферирование, а применяемый способ - аналитико-синтетическая переработка.

Дадим определение этим понятиям

Аннотация - краткая характеристика документа (или совокупности документов), раскрывающая его содержание, вид, структуру, назначение и другие особенности.Аннотация может быть элементом библиографической записи, оформления публикации материалов и др. Отмечается, что в среднем аннотация должна содержать от 150 до 200 знаков [БЭ]

Массовым традиционным аналитическим информационным процессом считается преобразование извлечённых сведений в краткий (примерно до 1500 символов) текст реферата.

Реферат по латыни «Refers» означает - докладываю, сообщаю. По реферату обычно можно легко и быстро установить необходимость для пользователя, описанного в нём документа.

Реферат является одной из самых древних информационных технологий сжатия информации.

Реферат - это краткое и точное изложение содержания документа, включающее основные фактические сведения и выводы, без дополнительной интерпретации или критических замечаний автора реферата (согласно ГОСТ 7.9-95).

Отметим, что целью реферирования является включение наибольшего количества информации в ограниченный объём.

Сводный реферат - это реферат, составленный на основе двух и более исходных документов (ГОСТ 7.9-95). При этом результаты поиска в отдельных документах группируются, как правило, по категориям

Реферирование можно охарактеризовать как:

□ разновидность свертывания информации;

□ процесс аналитико-синтетической переработки информации, результатами которого являются различного рода рефераты.

Реферирование делится на два типа - вторичное (сжатое) документирование и обзорная деятельность в рамках заданной тематики.

Примером первого процесса может быть составление автореферата диссертации, а второго - вводной части диссертации, подразумевающей ознакомление с множеством работ по разрабатываемой теме. При этом обзорное реферирование зачастую сводится к процессу реферирования каждого из источников, представляющих интерес для исследования, и сведению результатов в обзорный реферат.

Вторичное документирование определённого текста позволяет выявлять ключевые его фрагменты и устанавливать между ними структурные связи. Результат такой работы представляет интерес с точки зрения возможности оперативного ознакомления с содержанием объёмных текстов по документу (реферату), полученному в процессе вторичного кодирования (информационного сжатия). Его можно использовать для перевода в более структурированный вид слабо упорядоченных материалов текстов.

Текст реферата должен отличаться лаконичностью, четкостью, убедительностью формулировок, отсутствием второстепенной информации. В нём следует использовать значимые слова из текста исходного документа для обеспечения автоматизированного поиска

Реферирование относятся к узкопрофессиональной информационно-аналитической деятельности. При этом в учебно-научной, научной и научно-практической, а также профессиональной деятельности специалистам и обучающимся достаточно часто приходится не только пользоваться рефератами, но и самим их создавать, что характеризует потребность индивидов формализовать определённые аспекты творческого процесса

Так, например, студентам при подготовке курсовых и дипломных работ, а аспирантам и докторантам при проведении соответствующих научных исследований приходится использовать большое количество документов-источников, переработка которых приводит к созданию собственных материалов. Зачастую студентов обязывают исследовать заданный документ или документы по определённой теме, представив выполненную работу в форме реферата или эссе.

Автореферат - это реферат произведения, созданный его автором.

Наиболее распространённый его вид - автореферат диссертации, в котором излагаются основные положения исследования, представленного к защите на соискание ученой степени кандидата или доктора наук. Существуют рекомендации по подготовке различных видов научных и научно-исследовательских работ.