Вопрос №1 Этапы развития делопроизводства

В литературе выделяют три периода развития делопроизводства и секретарских служб: приказное, коллежское и исполнительное (министерское). Приказное д.п возникло в конце 15 в., когда появились первые приказы – центральные органы госуд. власти, ведавшие отдельными отраслями княжского управления, и приказные избы – органы государственного управления на местах. В наследство от тех времен приказного делопроизводства мы получили слово «волокита»: документы, подклеенные в столбцы длиной до 80 м. наматывались на палочки в свитки, и при чтении бумаги волочились. Отсюда и родилось понятие волокита, обозначающее слишком долгое решение вопроса. Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным, в основном это были грамоты (Царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады. Таким образом, в период приказного д.п. впервые создаётся система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приёмы их составления.

Коллежское д.п. пришло на смену приказному. (15-18 в.). Было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определённой сферой управления и подчинялась Сенату. Коллежское д.п. более прогрессировало, чем приказное. В этот период применялись упорядоченные системы регистрации документов, закладывались основы организации учёта и хранения документов; тогда же впервые появился термин «архив», изменилась и форма документа, столбец был заменен тетрадью. Она представляла собой лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались и затем создавались книги. 27 февраля 1720 г. Петром 1 был утверждён Генеральный регламент гос. Коллегий, которым вводилась система д.п., получившая название «коллежская». Изданием Генерального регламента закреплялось самостоятельное подразделение, ответственное за делопроизводственную деятельность, - канцелярия. Центральной фигурой канцелярии становился секретарь. На нём лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание их на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Секретарь петровской эпохи был обязан хорошо знать законы, иметь образование, разбираться в различных ситуациях, знать своё дело до тонкостей. Однако, развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.

Исполнительное д.п. сменило коллежское в 1802 г., когда был издан указ о замене петровских коллегий министерствами. Введение министерств завершило процесс чёткого разграничения функций органов исполнительной власти, заменило коллегиальность единоначалием. Исполнительное делопроизводство отличалось чёткой организацией и регламентацией, надлежащим учётом документов. В то же время исполнительное делопроизводство характеризовалось необычным бюрократизмом, волокитой и злоупотреблениями чиновников. Решение многих дел при этой системе растягивалось на недели и даже месяцы. Отличительной чертой исполнительного д.п. явилась его полная регламентация законодательными актами. В первой половине 19 в были установлены и закреплены в законах формы написания многих документов и порядок работы с ними.

Вопрос №2 Роль секретаря в современной сфере управления

Секретарь - это правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании, фирмы, организации, предприятия или учреждения.

За последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Если недавно секретаря принято было называть " лицом фирмы", то сегодня его уже можно сравнить с правой рукой руководителя, регулирующей различные производственные процессы. В нашей стране резко возрос спрос на квалифицированных секретарей. Круг обязанностей различного секретарского персонала очень разнороден. Оператор на телефоне в крупных организациях принимает все телефонные звонки и соединяет с нужными абонентами.Технический секретарь работает с оргтехникой. Секретарь приемной принимает письма, факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки и переадресует их по назначению, принимает посетителей. Секретарь офиса принимает и анализирует корреспонденцию, готовит проекты документов, организует работу с документами, выполняет поручения руководителя и его заместителей.Секретарь руководителя современной фирмы должен не только быстро печатать и правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, не только рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями.

Благодаря работе секретаря-референта руководитель может максимально сконцентрироваться на выполнении своих профессиональных задач.

Секретарь-референт - это профессия, которая включает в себя множество функций. Многочисленные и многообразные обязанности современного секретаря-референта можно (с достаточной степенью условности) подразделить на две большие группы:

- функции по документационному обеспечению управления;

- функции по так называемому бездокументному обслуживанию руководителя.

Выполняя функции по документационному обеспечению управления, секретарь-референт занимается подготовкой и оформлением служебных документов, организацией документооборота, хранением и использованием документов в текущей деятельности организации. Вместе с тем рабочее место секретаря-референта обычно оснащается современными техническими средствами и поддерживается программным обеспечением. Это позволяет оптимально, с наименьшими затратами рабочего времени организовать делопроизводственное обслуживание.

К функциям секретаря-референта по бездокументному обслуживанию относятся: организация приема посетителей, телефонное обслуживание, организация встреч и переговоров руководителя, подготовка командировок руководителя, организация и участие в работе совещаний, контроль исполнения поручений руководства, организация рабочего дня руководителя, резервирование времени, организация рабочего места руководителя, контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники.

Секретарь-референт просматривает корреспонденцию руководителя, направляя часть документов непосредственно специалистам и менеджерам; он фиксирует и контролирует исполнение всех поручений руководителя, как письменных, так и устных. В его ежедневнике фиксируются все факты, документы, поручения, связанные с деятельностью руководителя.

Сегодня профессия секретаря-референта требует от человека высокой подготовленности, целого комплекса личностных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда.

К соискателям этой должности предъявляются следующие требования: знание делопроизводства, навыки работы с ПК (Microsoft World, Microsoft Excel и общее знакомство с операционной системой Windows); знание в тех или иных пределах иностранного языка, чаще английского, реже немецкого или французского.

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

- составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;

- рационально организовать работу с управленческими документами, вести архив;

- находить, систематизировать и хранить информацию;

- пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов, вести деловые беседы и телефонные переговоры; - организовать совещания, презентации, служебные поездки.Секретарь-референт - это высокообразованный, творчески одаренный, высокопрофессиональный помощник руководителя, которому он всегда доверяет и на которого может полностью положиться при выполнении поручений любой сложности.