Раздел 3. Организация и проведение пресс-конференций. ставлен новый руководитель компании, который, впрочем, оказался отнюдь не таинственным незнакомцем, а вице-президентом по коммерческой деятельности.

ставлен новый руководитель компании, который, впрочем, оказался отнюдь не таинственным незнакомцем, а вице-президентом по коммерческой деятельности.

Таким образом, креативно выполненный пресс-релиз заранее настроил журналистов на «сеанс черной корпоративной магии с последующим разоблачением». Важно, что сама организация пресс-конференции не обманула этих ожиданий. Поскольку нельзя рассчитывать, что организаторов пресс-конференции ждет абсолютно лояльная аудитория, нужно стремиться, каким бы ни было ее первоначальное настроение, «завоевать» эту аудиторию и повернуть в свою сторону. А для успешного выполнения данной комбинации просто необходимо, чтобы она шла по заранее составленному и обязательному к исполнению плану.

Когда время позволяет, первый анонс стоит дать за десять дней — неделю, продублировать его за два дня до пресс-конференции. Распространение анонса менее чем за сутки до начала мероприятия приводит к сложностям с явкой СМИ, если, конечно, новость не является «горячей». Рассылку анонсов-приглашений лучше осуществлять в режиме автоматической рассылки по факсу с дублированием по электронной почте. Не позднее чем за сутки до пресс-конференции целесообразно позвонить в СМИ, находящиеся в списке приглашенных. Во-первых, чтобы узнать, получено ли приглашение, а во-вторых, напомнить о себе. После этого можно рассчитать, сколько участников следует ждать.

Вполне допустимо приглашать на пресс-конференцию любое количество людей, не являющихся журналистами, но имеющих отношение к обсуждаемой проблеме, это лишь поднимает статус мероприятия и увеличивает количество публикаций в СМИ (если организация в этом нуждается и не собирает только доверенных представителей СМИ для пресс-конференции-«поощрения». Например, встречи со «звездой» или политиком высокого ранга).

Повторим еще раз: обязательным условием успеха пресс-релиза, приглашающего на пресс-конференцию, является четкое указание контактных лиц и их телефонов. В организации должна быть четко отработана процедура ответа на звонки журналистов. Необходимо назначить сотрудника, который умеет и полномочен на эти вопросы отвечать. На каждый звонок должен следовать немедленный ответ. Если после третьего звонка никто трубку не снял, это считается признаком непрофессионализма. Впрочем, четвертого звонка в таком случае можно и не услышать.

3.2. Подготовительный этап пресс-конференции 201

ПРАКТИЧЕСКАЯ РЕКОМЕНДАЦИЯ. Указывайте несколько номеров телефонов для предварительной регистрации (а также несколько адресов электронной почты). Журналистам будет легче дозвониться, тем более что после первого «недозвона» далее регистрироваться они едва ли захотят.

Очень важно предусмотреть возможность предварительной регистрации всех журналистов. Организаторы должны твердо знать, сколько журналистов и кто именно придет.

Для этого в пресс-релизах, даже рассылаемых по электронной почте, сообщают телефоны для предварительной аккредитации. Иногда указывают: «Аккредитация происходит только заранее». Цель здесь одна — сбор предварительной информации о составе участников пресс-конференции.

Необходимо адекватно оценивать возможности журналистов как участников пресс-конференции. Это касается и их компетентности, и их добросовестности.

Вот как характеризует ситуацию с подготовкой пресс-конференции в современных российских регионах специалист-практик Дмитрий Жуков:

«Специфика региональной пресс-конференции в том, что 70 % приглашенных имеют весьма смутное представление о предмете разговора. К примеру, если речь на встрече пойдет об авторской песне, то едва ли половина ясно понимает, что это такое... А разговор о таких вещах, как Интернет! И это не упрек в адрес многоуважаемой прессы. Печатные СМИ просто не имеют возможности узкой специализации сотрудников, а от электронных — на встречи ходят работники редакции информации, которые просто не обязаны разбираться в тонкостях ваших проблем: у них в этот день еще 2—3 сюжета. Недавно Дмитрий Проскура, директор регионального филиала «ВолгаТелеком», встречался с посетителями кировских компьютерных форумов. Какие были интересные вопросы! Насколько плодотворным было общение! А на пресс-конференции точно знаешь, кто будет задавать вопросы и какие: всего 3—4 человека настолько разбираются в теме, что могут свободно общаться.

Увы, прошли времена, когда журналист готовился к пресс-конференции. В сегодняшнем бешеном ритме на это рассчитывать не приходится. Что делать, если нужно рассказать жителям области о довольно специфических вещах, таких как широкополосный Интернет, 1Р-теле-фония или выбор оператора дальней связи, а пресса к разговору не готова сама? Выход один — готовить! То есть приглашений, анонсов,

202 Раздел 3. Организация и проведение пресс-конференций

звонков главным редакторам мало. Если пресс-службе государственной структуры достаточно убедить журналиста, что на встрече будет сказано что-то новое и интересное, то в сфере новых технологий нужно донести до каждого, о чем будет идти речь. Совет специалистов по предварительной рассылке пресс-релиза о мероприятии разумен, но подходит для столиц. В провинции по крайней мере 60 % СМИ вполне удовлетворится имеющейся синицей в руке... Только прямое общение (в том числе — телефонное, не сочтите за рекламу) дает вам шанс для подготовки журналиста к предстоящему общению. Разве 25—30 телефонных разговоров — высокая плата за удачное мероприятие? Если речь идет о новой услуге — обязательно дайте возможность ее попробовать, протестировать. Это не только подогреет интерес и разожжет любопытство, но станет источником массы вопросов, иногда даже неожиданных для вас. Если речь пойдет об изменении законодательства, то лучше всего дать возможность познакомиться со старым и новым законами, постановлениями, правилами. Вряд ли среди журналистской братии найдутся юристы, которые прибегнут к собственному толкованию закона и при этом пренебрегут вашим. Попытайтесь в этих разговорах натолкнуть работников пера и эфира на нужный вам вопрос (только не всех на один и тот же!). Уверяю вас, что они не откажутся от такой ненавязчивой помощи. Главное — старайтесь общаться именно с тем человеком, который придет к вам. Разговор с редактором важен и нужен, журналист обязательно будет направлен на ваше мероприятие, но для взаимополезного общения на пресс-конференции это ничего не дает»¹.

Подготовительная работа в день пресс-конференции

Встреча гостей

Самых коммуникабельных и приветливых сотрудников из числа вспомогательного персонала принято назначать в группу по приему и регистрации гостей и участников. Часть группы размещается за столом с надписью «Регистрация участников», часть — встречает приходящих у входа в офисное здание (при этом таблички-указатели на место проведения пресс-конференции должны присутствовать обязательно. И чем больше их будет, тем лучше — среди журналистов встречается немало рассеянных). Встре-

Журнал «Пресс-служба». 2006. Сентябрь.

3.2. Подготовительный этап пресс-конференции 203

чающие гостей у входа в здание должны иметь бейджы с хорошо читаемой с надписью: «Пресс-конференция фирмы X. Организатор». Можно также выдать этим сотрудникам таблички с аналогичной надписью.

Вообще же нагрудные указатели-бейджи с названием структуры, которая проводит пресс-конференцию, а также именем и фамилией сотрудника должны иметь все организаторы, чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РЕКОМЕНДАЦИЯ. Не вставляйте в бейдж визитку — шрифт на ней слишком мелкий, а для вышеуказанной цели достаточно одного имени, но напечатанного крупно и разборчиво. Сделать это можно на обычной бумаге.

Перечислим функции «группы встречи»:

• поприветствовать пришедшего (либо у входа в здание, либо у входа в помещение, где проходит пресс-конференция, а лучше и там и там);

• указать дорогу или даже проводить в конференц-зал;

• попросить его представиться и сделать отметку о явке в заранее подготовленном списке приглашенных (этот регистрационный список потом обязательно должен попасть в руки модератору. Он будет им руководствоваться в своей работе);

• выдать комплект раздаточных материалов и сувениры (как правило — ручки, блокноты, зажигалки с фирменной символикой организации);

• представить пришедшего (при необходимости) ответственному за проведение пресс-конференции (если человек появился внезапно, не предупредив заранее, или представляет СМИ, на внимание которого никак не рассчитывали. Координатор должен знать, что может ожидать модератора и спикера, и рассказать им об этом хотя бы за несколько минут до пресс-конференции).

Очень важно, чтобы в группе встречающих были сотрудники, которые могут хорошо справиться с выполнением перечисленных выше функций. Здесь не подойдут просто девушки с хорошими внешними данными. Не годятся и излишне стеснительные или, наоборот, самоуверенные люди. Задача встречающих —

204 Раздел 3. Организация и проведение пресс-конференций

способствовать созданию хорошей атмосферы, в которой должна проходить пресс-конференция.

Важно — а иногда и первостепенно важно — обеспечить встречу спикеров. Ведь если до пресс-конференции не дойдут несколько журналистов, будет досадно, но не более того. Гораздо хуже, если ее не найдет спикер. Это касается тех персон (чаще всего обладающих высоким статусом), которые не являются сотрудниками организации.

Такого спикера ожидают у входа в здание. Ему это положено по статусу, как кортеж президенту. Нужно подготовить помещение, где он мог бы присесть перед началом, выпить чашку кофе, поговорить с организаторами и другими спикерами (например, генеральным директором фирмы). Необходимо четко рассказать спикеру, особенно не участвовавшему в репетиции, что ему предстоит на пресс-конференции. А именно: прояснить продолжительность вступительной речи, последовательность выступлений, количество времени, отводимого на вопросы и ответы. Такая прелюдия помогает снять напряжение, установить контакт между спикером и модератором, настроиться спикеру на нужную волну.