Требования к оформлению отчета. Общие требования. Текст записки пишется в безличной форме

Общие требования. Текст записки пишется в безличной форме. При его написании необходимо соблюдать следующие основные требования:

– четкость и логическую последовательность изложения;

– убедительность аргументации;

– краткость и точность формулировок, исключающих возможность неоднозначного толкования;

– конкретность изложения результатов работы;

– использование только общепринятой терминологии, регламентированной государственными стандартами.

Текст должен быть выполнен на персональном компьютере в текстовом редакторе, например, Microsoft Word, с применением печатающих и графических устройств вывода (принтера) на одной стороне листа белой бумаги формата А4 через полтора межстрочных интервала. Высота букв и цифр должна быть не менее 12 пт.

Текст следует печатать, соблюдая следующие размеры полей: левое ≥ 20 мм, правое ≥ 10 мм, верхнее и нижнее ≥ 20 мм.

Схемы, рисунки и графики функциональных зависимостей, диаграммы должны выполняться черной тушью или карандашом на стандартных листах белой бумаги. Не допускается применение в тексте рисунков, выполненных на миллиметровке. При необходимости выполнения таких рисунков (например, на бумаге с нанесённой логарифмической или полулогарифмической сеткой) они должны быть помещены в приложении к работе. Допускается применять в качестве иллюстраций фотографии и ксерокопии.

В тексте не допускается:

– применять для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных в русском языке;

– применять сокращения слов и словосочетаний, кроме установленных ГОСТ 7.12–93 /7/;

– применять произвольные словообразования;

– сокращать обозначения физических величин, если они употребляются без цифр, за исключением физических величин в головках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки;

– использовать математический знак минус ”–” перед отрицательными значениями величин. Вместо математического знака ”–” следует написать слово " минус";

– употреблять математические знаки без числовых значений, например, " £ " (не более), " ³ " (не менее), " = " (равно), " ¹ " (не равно), а также знаки № (номер) и % (процент);

– применять индексы стандартов (ГОСТ, ОСТ, CTП и др.) без регистрационного номера.

• В названиях организаций и в других необходимых случаях можно применять аббревиатуры. При первом упоминании приводят полное словосочетание, а рядом в скобках аббревиатуру. В последующем приводят только эту аббревиатуру.

Текст основной части работы делят на разделы (законченные части работы), подразделы, пункты, подпункты.

Разделы, подразделы должны иметь заголовки. Пункты и подпункты, как правило, заголовков не имеют.

Каждый раздел начинают с новой страницы. Заголовки разделов, подразделов выполняют с прописной (заглавной) буквы с абзацного отступа без точки в конце, без подчеркивания. Подразделы, пункты, подпункты печатают подряд в пределах своего раздела (с новой страницы не начинают).

Правила для всех заголовков:

– переносы слов в заголовках не допускаются;

– точку в конце заголовка не ставят; если заголовок состоит из двух или нескольких предложений, то их разделяют точкой;

– все заголовки должны быть помещены в содержание работы;

– расстояние (интервал) между заголовками и заголовком и текстом должно быть в два раза больше, чем между строчками текста;

– при переносе текста на следующую страницу нельзя оставлять на предыдущей странице только заголовок подраздела или пункта, необходимо поместить в конце предыдущей страницы хотя бы одну строку текста.

Нумерация. Страницы нумеруют арабскими цифрами. Титульный лист включают в общую нумерацию, но на нем номер страницы не ставят. На последующих листах номер проставляют в центре нижней части листа без точки и дополнительных знаков (прочерков и т.п.). Нумерация страниц основной части и приложений, входящих в состав работы, должна быть сквозной.

Разделы, подразделы, пункты и подпункты следует нумеровать арабскими цифрами без точки в конце и записывать с абзацного отступа с прописной буквы (остальные буквы строчные). Разделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста, за исключением приложений.

Не нумеруют такие разделы, как Содержание, Введение, Заключение, Список использованных источников.

Подразделы нумеруют арабскими цифрами в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой, и без точки в конце нумерации. Например, " 1. 3" (третий подраздел первого раздела).

Пункты нумеруют арабскими цифрами в пределах каждого подраздела. Номер пункта состоит из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками, например, " 1.2.3" (третий пункт второго подраздела первого раздела).

Иллюстрации, таблицы и распечатки с ЭВМ должны соответствовать формату А4 и включаться в общую нумерацию страниц. Иллюстрацию, таблицу и распечатку с ЭВМ формата A3 учитывают как одну страницу и помещают в приложении.

Формулы, рисунки, таблицы (отдельно по каждой категории) следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией по всей работе, кроме приложений. Рисунки, таблицы, формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельно в пределах каждого приложения с добавлением перед каждой цифрой обозначения приложения. Например, ”Рисунок Б.1” – первый рисунок второго приложения; ”формула (А.12)” – двенадцатая формула первого приложения.

Нумерация ссылок на источники должна быть сквозной.

Иллюстрации. Количество иллюстраций, помещенных в текст работы, определяется ее содержанием и должно быть достаточным для того, чтобы придать излагаемому тексту ясность и конкретность.

В качестве иллюстраций следует применять чертежи, схемы, графики, диаграммы, компьютерные распечатки и фотографии. Допускается применение ксерокопий. Фотографии размером меньше А4 должны быть наклеены на стандартные листы белой бумаги. Под правым нижним углом фотографии при необходимости указывают значение увеличения, например, х200.

Иллюстрации должны быть расположены так, чтобы их было удобно рассматривать без поворота или с поворотом текста по часовой стрелке. Иллюстрации располагают после первой ссылки на них непосредственно в тексте, или на отдельной странице, следующей за той, на которой сделано первое к ним обращение. Иллюстрации, за исключением иллюстраций приложений, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией в пределах всей работы.

Иллюстрации могут иметь заголовок – наименование.

Иллюстрации, могут иметь пояснительные данные (подрисуночный текст). Слово ”Рисунок” и наименование помещают после пояснительных данных посередине строки следующим образом: Рисунок 2 – Схема гидропривода.

Иллюстрации каждого приложения обозначают отдельной нумерацией арабскими цифрами с добавлением перед цифрой номера приложения. Например, Рисунок А.4 (четвёртый рисунок первого приложения).

При ссылках на иллюстрации следует писать ”…в соответствии с рисунком 2”.

На все иллюстрации должны быть ссылки в тексте.

Таблицы. Цифровой материал оформляют в виде таблиц в соответствии с рисунком 1. Таблицу, в зависимости от её размера, помещают под текстом, в котором впервые дана ссылка на неё или на следующей странице. Таблицу размещают таким образом, чтобы её можно было читать без поворота или с поворотом текста по часовой стрелке.

Таблица ___________ – Название таблицы

номер

			Заголовки граф

Боковик Графы (колонки)

Рисунок 1 – Пример оформления таблицы

Оформление таблиц выполняется по ГОСТ 2.105-95 /8/.

Каждая таблица должна иметь название. Название таблицы следует помещать над таблицей слева, без абзацного отступа в одну строку с её номером через тире. Слово ”Таблица” и её название начинают с прописной буквы. Название не подчёркивают. Переносы слов в названии не допускаются.

Заголовки граф таблицы должны начинаться с прописной буквы, а подзаголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставят. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе.

Таблица состоит из головки, где помещают название граф (колонок), и боковика, где помещают название строк. Таблицу заполняют только горизонтально. Слова в таблице не сокращают.

Делить заголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается.

В таблице не разрешается помещать:

– графу ”Номер по порядку (или № п/п)”. При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера указывают в боковике таблицы перед их наименованием;

– колонку (графу) ”Единица физической величины”. Единицу физической величины вписывают в колонку, строку или в наименование таблицы.

Если повторяющийся в таблице текст состоит из одного слова, его допускается заменять кавычками; если из двух и более слов, то при первом повторении их заменяют словами " То же", а далее – кавычками.

Заменять кавычками повторяющиеся цифры, математические знаки, знаки процента и номера, обозначение марок материалов, типоразмеров изделий, обозначение нормативных документов не допускается. Если цифровые данные в какой-либо строке таблицы не приводят, то в ней ставят прочерк.

Если цифровые данные в графах таблицы выражены в различных единицах физических величин, то их указывают в заголовке каждой графы после наименования величины через запятую.

Если все параметры, размещённые в таблице, выражены в одной и той же единице физической величины, то её обозначение помещают над таблицей справа, например, “В миллиметрах”.

Если в таблице помещены графы с параметрами, выраженными преимущественно в одной единице физической величины, но есть показатели с параметрами, выраженными в других единицах, то над таблицей следует писать наименование преобладающего показателя и обозначение его физической величины, например, " Размеры в миллиметрах", а сведения о других единицах дают в заголовках соответствующих граф.

Если все данные в строке приведены для одной физической величины, то обозначение единицы этой величины указывают в соответствующей строке боковика таблицы после наименования величины через запятую.

При указаниях в таблицах последовательного интервала величин, охватывающих все значения ряда, перед ними пишут ”от”, ”св.” и ”до”, имея в виду ”до … включительно”. В интервалах, охватывающих любые значения величин, между величинами ставят тире (без пробелов до и после тире). Интервалы значений величин, как в таблице, так и в основном тексте работы записывают словами ”от” и ”до”. Например, ”…толщина образца от 0, 5 до 2, 0 мм” или через тире, например, ”температура 150–200 ⁰С”.

Цифры в графах таблиц располагают так, чтобы разряды чисел во всей графе были точно один под другим. Числовые значения величин в одной графе должны иметь одинаковое количество десятичных знаков.

Для сокращения текста заголовков и подзаголовков граф отдельные понятия заменяют буквенными обозначениями, если они пояснены в тексте или приведены на иллюстрациях, например, D – диаметр, Н – высота, L – длина.

Показатели с одним и тем же буквенным обозначением группируют последовательно, в порядке возрастания индексов, например, L₁, L₂, L₃ и т.п.

Если строки или графы таблицы выходят за формат страницы, её делят на части. При переносе таблицы на другой лист помещают заголовок только над её первой частью. Слово ”Таблица” указывают один раз слева над первой частью таблицы, над другими частями таблицы слева пишут слова ”Продолжение таблицы” с указанием номера таблицы.

При переносе таблицы с большим количеством строк на другую страницу необходимо:

– после головки таблицы обязательно сделать строку с номерами граф (колонок), т.е. пронумеровать графы. Для этого на листе, где начинается таблица, под ее головкой помещается дополнительная строка высотой ≥ 8 мм с номерами граф таблицы (арабские цифры)

– в первой части таблицы нижнюю горизонтальную линию, ограничивающую таблицу, не проводят;

– на последующей странице слева вверху помещают слова ”Продолжение таблицы …”, повторяют строку с номерами граф, помещают оставшиеся строки, закрывают таблицу горизонтальной чертой.

Перенос таблицы можно делать много раз, сколько требуется.

Если в тексте работы одна таблица, то она должна быть обозначена ”Таблица 1”. На все таблицы в тексте должны быть приведены ссылки. При этом слово ”таблица” пишут полностью с указанием её номера, например, ”…в таблице 1”. Повторные ссылки следует давать с сокращенным словом ”смотри”, например, ”…см. таблицу 1”.

Формулы и уравнения. Уравнения и формулы следует выделять из текста в отдельную строку. Выше и ниже каждой формулы или уравнения должно быть оставлено не менее одной свободной строки.

Если уравнение не умещается в одну строку, то оно должно быть перенесено после знака равенства (=) или после знаков плюс (+), минус (-), умножения (´), деления (:) или других математических знаков, причём знак в начале следующей строки повторяют. При переносе формулы на знаке, символизирующем операцию умножения, применяют знак ”х”.

В формулах в качестве символов следует применять обозначения, установленные соответствующими межгосударственными или национальными стандартами РФ, а при их отсутствии – общепринятые в научно-технической литературе /10/.

Пояснение значений символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, если они не пояснены ранее в тексте, следует приводить непосредственно под формулой в той же последовательности, в которой они даны в формуле.

Пример

Плотность каждого образца вычисляют по формуле

, (1)

где – плотность образца, кг/м³;

m – масса образца, кг;

V – объём образца, м³.

Формулы в тексте следует нумеровать арабскими цифрами в круглых скобках в крайнем правом положении на строке.

Ссылки в тексте на порядковые номера формул дают в круглых скобках, например, ”…в формуле (1)”.

При выполнении математических расчётов уравнение следует нумеровать только в том случае, когда на него дается ссылка в тексте работы. Нумерация расчётных уравнений сквозная по всей работе, кроме приложений.

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Образец титульного листа

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ