Форматирование таблиц

ЗНАКОМСТВО С ПРОГРАММОЙ EXCEL 2007

Оглавление

НАЗНАЧЕНИЕ И ВОЗМОЖНОСТИ.. 2

ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ИНТЕРФЕЙСА.. 2

ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ.. 6

СОЗДАНИЕ СПИСКОВ С ПОМОЩЬЮ АВТОЗАПОЛНЕНИЯ.. 16

ПРИМЕРЫ ОБЪЕДИНЕНИЯ ЯЧЕЕК.. 22

НАСТРОЙКА ФОРМАТОВ ЯЧЕЕК.. 24

СОЗДАНИЕ ФОРМУЛ.. 27

ПОСТРОЕНИЕ ДИАГРАММ.. 41

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ОТНОСИТЕЛЬНЫХ И АБСОЛЮТНЫХ АДРЕСОВ ЯЧЕЕК В ФОРМУЛАХ.. 56

ИЗМЕНЕНИЕ ПАРАМЕТРОВ ДИАГРАММ.. 66

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ВЛОЖЕННЫХ ФУНКЦИЙ ПРИ СОЗДАНИИ ФОРМУЛ.. 69

ПРИМЕР 1. 69

ПРИМЕР 2. 73

СОЗДАНИЕ СВОДНОЙ ТАБЛИЦЫ.. 79

ПОДВЕДЕНИЕ ИТОГОВ.. 80

ИНТЕРНЕТ-РЕСУРСЫ.. 82

НАЗНАЧЕНИЕ И ВОЗМОЖНОСТИ

Программа Microsoft Office Excel 2007 представляет собой редактор электронных таблиц, или, допуская некоторое упрощение, «электронные таблицы», также используют выражение «табличный процессор», входит в пакет программ Microsoft Office, предназначена для подготовки разного уровня сложности электронных документов, их обработки в виде электронных таблиц с многочисленными возможностями внесения коррективов, изменений, пересчета, автоматизации выполнения операций.

ОСНОВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ ИНТЕРФЕЙСА

Для начала работы с программой ее необходимо открыть. Рассмотрим один из способов открытия программы Microsoft Office Excel 2007 (рис. 1).

Рисунок 1. Открытие программы MS Excel 2007

Рисунок 1, точнее образ экрана, отображает этапы открытия программы, а именно:

· подведение указателя к кнопке Пуск, расположенной в левом нижнем углу на панели задач;

· щелчок один раз левой кнопкой мышки;

· выбор в появляющемся меню пункта Программы (шаг 1);

· выбор в появляющемся подменю следующего уровня пункта Microsoft Office (шаг 2);

· выбор в появляющемся подменю следующего уровня пункта Microsoft Office Excel 2007(шаг 3);

· щелчок один раз левой кнопкой мышки для подтверждения правильности выполненных действий (выбора нужной в данный момент программы).

В результате выполненных действий на экране появится окно приложения MS Excel 2007, показанное на рисунке 2.

Рисунок 2. Общий вид окна приложения MS Excel 2007

Документ, с которым работает пользователь в программе MS Excel 2007, является файл с расширением .XLSX (являющимся стандартным, задаваемым программой) и собственным именем, придумываемым пользователем желательно в соответствии с содержимым файла, называется рабочей книгой. Каждая рабочая книга может создаваться, копироваться, удаляться, переименовываться пользователем, в ней возможно размещение нескольких электронных таблиц. Каждая из электронных таблиц, входящая в книгу, носит название – рабочий лист. Каждый (любой) рабочий лист или, говоря более упрощенно, лист Excel (на рисунке 2 их показано 3, причем для каждой электронной таблицы есть ярлычок с надписью «Лист1» и т.д.), состоит из большого количества ячеек, каждая из которых расположена на пересечении определенного столбца и определенной строки. Таким образом, зная о количестве строк и столбцов в электронной таблице, можно судить о размерах таблицы в целом. Так, для программы Microsoft Office Excel 2007 размеры листов до одного миллиона строк и 16-ти тысяч столбцов, сетка Office Excel 2007 состоит из 1 048 576 строк и 16 384 столбцов, что обеспечивает увеличение числа строк на 1500% и столбцов на 6300% по сравнению с приложением Microsoft Office Excel 2003, что обеспечивает возможность исследования больших объемов данных на листах.

Рассмотрим на рисунке 3 вид окна Microsoft Office Excel 2007 с обозначением названий основных элементов интерфейса программы:

Рисунок 3. Основные элементы интерфейса окна приложения MS Excel 2007

Кнопка «Office» предназначена для вывода на экран меню с перечнем действий с документом, включая открытие, сохранение и печать.

Лента представляет собой систему вкладок: главная, вставка, разметка страницы, формулы, данные, рецензирование, вид и другие. Каждая вкладка содержит группы команд, объединенных логически. При необходимости пользователь может, выбрав нужную вкладку, щелкнуть по ней, в результате отобразив группы команд. Также особенностью версии 2007, в отличие от версии 2003, является возможность отображения нужных команд и соответственно вкладки, содержащей эти команды, при двойном щелчке по выбранному объекту в электронной книге. Например, при двойном щелчке по области построенной диаграммы, на линейке отображается и становится активной вкладка «Конструктор», которая не отображается в случае выделения другого объекта в таблице, то есть вкладка появляется в случае необходимости и скрывается (не отображается) тогда, когда объект, для работы с которым она предназначена, не является выделенным. Начинающим пользователям программы Microsoft Office Excel 2007 рекомендуем ознакомиться на начальном этапе освоения программы с содержимым каждой вкладки, назначением каждой команды для удобства и упрощения поиска нужного инструмента в дальнейшем. В запоминании, заучивании местонахождения команды и принадлежности ее той или иной вкладке нет необходимости, так как рано или поздно, в зависимости от практики, времени работы с программой в целом и частоты использования функций, обращения к ним, вы будете быстрее находить интересующую команду или функцию. Помимо этого, как уже упоминалось ранее, версия Excel 2007, как и другие программы пакета Office 2007, снабжена лентой, нужные вкладки которой отображаются при выделении объекта, то есть, не нужно вспоминать, припоминать – где находится команда, а достаточно произвести двойной щелчок левой кнопкой мышки для появления на ленте групп команд нужной в данный момент вкладки.

Ячейка – основной структурный элемент электронной таблицы, в выделенном (активном) состоянии имеет жирные черные границы, подсвеченные номер строки и название столбца. В любую ячейку пользователь может вносить данные: числа, текст, формулы, причем программа Excel позволяет производить обработку введенной информации, размеры ячеек также можно изменять, управляя высотой строк и шириной столбцов. Каждая ячейка электронной таблицы имеет свой адрес, определяемый местонахождением этой ячейки: указанием названия столбца и номера строки, на пересечении которых находится интересующая нас ячейка. Например, на рисунке 3, адресом выделенной ячейки является А1, так как выделенная ячейка расположена в столбце с заголовкомАи в строке с номером1.

Листы можно переименовывать, удалять, добавлять, перемещать, копировать, перекрашивать ярлычки к ним, защищать, скрывать. Для работы с определенным листом в книге Excel достаточно щелкнуть по ярлычку с названием данного листа (на рисунке 3 это листы с названиями: лист1, лист2, лист3).

Ползунок масштаба служит для управления размером электронных таблиц (листов Excel): при перемещении влево маркера (элемента ползунка) происходит уменьшение размера (отдаление), при перемещении вправо – увеличение размера (приближение). Управляя масштабом, пользователь наблюдает увеличение (уменьшение) ячеек, заголовков столбцов, номеров строк.

В строке формул отображается формула, содержащаяся в активной в данный момент ячейке (выделенной). В дальнейшем при работе с электронной таблицей пользователь может вносить изменения, поправки не только в ячейку с формулой, но и в строку формул.

ФОРМАТИРОВАНИЕ ТАБЛИЦ

Рассмотрим пример создания несложной таблицы в программе Microsoft Office Excel 2007 с построением диаграммы. Формулировка задания следующая: оформите таблицу в соответствии с образцом, подберите границы, размеры ячеек, заливки ячеек, форматы ячеек, внесите оценки студентов, расчетные формулы для подсчета среднего балла, максимального, минимального, постройте три варианта диаграмм по данным полученной таблицы.

Таблица 1.

Открыв программу, необходимо задать границы таблицы на листе 1 рабочей книги: выделите ячейку с адресом А1, предварительно указав на нее и нажав левую кнопку мышки, затем, удерживая нажатой левую кнопку, потяните вправо и вниз, стремясь к правому нижнему углу диапазона ячеек планируемой таблицы, при этом учитывая, что выделенными должны оказаться 11 строк и 5 столбцов (рисунок 4):

Рисунок 4. Подготовка таблицы

Обратите внимание на то, что выделенная область ячеек приобретает черные более жирные границы по сравнению с обрамлением обычных (не выделенных) ячеек, сероватую заливку. Для задания границ вызовите контекстное меню, подведя указатель к выделенной области, щелкнув правой кнопкой мышки один раз. В результате на экране появится контекстное меню, показанное на рисунке 5.

Подведите указатель мышки к пункту Формат ячеек, щелкните один раз левой кнопкой, что приведет к появлению диалогового окна рисунка 6. Диалоговое окно содержит шесть вкладок: число, выравнивание, шрифт, граница, заливка, защита. Для задания границ перейдем к вкладке Граница, щелкнув по ней один раз левой кнопкой (рисунок 7).

Выбираем тип линии, щелкая по образцу, затем цвет линии, выбирая из списка нужный цвет, в области Все или Отдельные указываем местонахождение линий, которые должны быть в таблице, в нашем случае можно выбрать вариант: Внешние и Внутренние.

Результат выполненных действий показан на рисунке 8. Необходимо изменить ширину столбца А для возможности внесении фамилий без переноса. Подведите указатель к границе, разделяющей заголовки столбцов А и В, удерживая нажатой левую кнопку мышки, потяните вправо, наблюдая изменение ширины столбца (рисунок 9, 10).

Рисунок 5. Вызов контекстного меню к выделенной области

Рисунок 6. Вкладка «Число» диалогового окна «Формат ячеек»

Рисунок 7. Вкладка «Граница» диалогового окна «Формат ячеек»

Рисунок 8. Результат задания границ таблицы

Рисунок 9. Изменение ширины столбца	Рисунок 10. Результат изменения ширины столбца

Аналогичным образом, только подводя указатель к границе, разделяющей номера соответствующих строк, пользователь может изменять высоту строк. Опираясь на образец задания, представленный таблицей 1, настройте ширину и высоту ячеек самостоятельно, результат показан на рисунке 11.

Рисунок 11. Результат изменения размеров ячеек

Заголовок создаваемой таблицы «Успеваемость студентов», как видно из образца, содержится в одной ячейке, следовательно, необходимо объединить ячейки с адресами: A1, B1, C1, D1, E1, то есть «превратить» пять последовательно расположенных ячеек одной строки в одну ячейку. Для этого, подведя указатель мышки к ячейке А1, нажмите на левую кнопку мышки, и, удерживая её нажатой, потяните вправо до тех пор, пока все пять ячеек не станут выделенными (ячейки B1, C1, D1, E1 будут иметь серую заливку), затем, не отводя указатель от выделенной области, щелкните правой кнопкой мышки один раз, вызвав контекстное меню, показанное на рисунке12.

Рисунок 12. Вызов контекстного меню к группе выделенных ячеек

В появившемся контекстном меню, перемещая указатель, выделите пункт Формат ячеек, щелкнув один раз левой кнопкой мышки, появится диалоговое окно рисунка 6. Нужно осуществить переход на вкладку Выравнивание, выбрать тип выравнивания по горизонтали: по центру, используя раскрывающийся список, тип выравнивания по вертикали: по центру, воспользовавшись также другим раскрывающимся списком, установить галочку напротив текста объединение ячеек, затем нажать кнопку ОК, для подтверждения правильности выполненных действий и завершения работы с окном (рисунок 13).

Рисунок 13. Объединение ячеек и выравнивание с помощью
диалогового окна «Формат»

Другой способ объединения ячеек («превращения» нескольких в одну) и размещения информации по центру: выделив группу смежных ячеек (рядом расположенных), воспользуйтесь на вкладке Главная инструментом Объединить и поместить в центре, относящимся к группе инструментов или команд Выравнивание, имеющим вид малой буквы а с двумя стрелочками, направленными влево и вправо (рисунок 16).

В результате форматируемая нами таблица примет вид, показанный на рисунке 14. Выделим текст Успеваемость студентов, щелкнув один раз левой кнопкой мышки, выберем на линейке вкладку главная, с помощью инструментов (команд) группы Шрифт, изменим тип шрифта размер и начертание, установив следующие параметры:

изменяемый параметр	значение	используемый инструмент (команда)
тип шрифта	Century Schoolbook
размер шрифта
начертание	полужирный, курсив, подчеркнутый

Изменения типа шрифта, начертания, размера можно также осуществить, вызвав контекстное меню к ячейке с заголовком Успеваемость студентов, выбрав пункт Формат ячеек, отобразив вкладку Шрифт (рисунок 15).

Рисунок 14. Результат объединения ячеек и размещения текста по центру

Рисунок 15. Форматирование шрифта с помощью
диалогового окна «Формат ячеек»

Рисунок 16. Инструмент (команда)
«Объединить и поместить в центре»

В ячейках A2, B2, C2, D2, E2 разместите текст в соответствии с таблицей 1. Выделите ячейки: A2, B2, C2, D2, E2 с внесенным текстом, вызовите контекстное меню, выберите пункт Формат ячеек (рисунок 17).

Рисунок 17. Вызов контекстного меню к группе выделенных ячеек

В диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Выравнивание установите значения параметров, как показано на рисунке 18.

Рисунок 18. Установка типа выравнивания и переноса по словам

Продолжая работу с диалоговым окном Формат ячеек, или вызвав его заново, перейдите на вкладку Заливка, выберите желаемый цвет для группы ячеек, либо Способ заливки, где возможны градиентные варианты, нажмите ОК (рисунок 19).

Рисунок 19. Выбор типа заливки (цвета, оттенка) для ячеек

В результате произведенных действий электронная таблица примет вид (рисунок 20):

Рисунок 20.