Работа со списками

5.1 Создание и ведение списка

Одной из типичных задач, выполняемых с помощью электронных таблиц, является ведение списков, представляющих собой таблицы с данными. Excel имеет самый богатый набор средств для работы со списками по сравнению с любыми другими электронными таблицами. С помощью этих средств можно систематизировать и анализировать такого рода информацию.

5.2 Сортировка списка

Excel предоставляет разнообразные способы сортировки диапазонов списка. Можно сортировать строки или столбцы в возрастающем или в убывающем порядке, с учетом или без учета регистра букв, задавать свой собственный порядок сортировки и т.д. Для того чтобы отсортировать список, сначала выделите в нем какую-нибудь ячейку. Затем выберите на вкладке Данные команду Сортировка и в появившемся окне Сортировка диапазона задайте нужный порядок сортировки списка, отмечая заголовки одного или нескольких столбцов. Если нужно отсортировать лишь часть списка, выделите нужный диапазон и выполните команду Сортировка.

5.3 Использование фильтров

5.3.1 Фильтр

Перед использованием команды Фильтр выделите любую ячейку в списке. Выполните команду Фильтр на вкладке Данные. Excel выведет кнопки со стрелками рядом с каждым заголовком столбца. Щелчок по кнопке со стрелкой рядом с заголовком столбца раскрывает список значений, которые используются для задания условий отбора строк.

Фильтр можно использовать для нахождения заданного числа наибольших или наименьших элементов списка, поиска пустых ячеек, поиска текстовых значений в заданном алфавитном диапазоне и т.д. Команда Числовой фильтр или Текстовый фильтр позволяет задавать достаточно сложные условия отбора.

5.3.2 Расширенный фильтр

Команда Расширенный фильтр требует задания условий отбора строк в отдельном диапазоне рабочего листа. Диапазон условий должен содержать две строки. В первой строке должны находиться один или несколько заголовков столбцов, а условия отбора в каждом столбце вводятся – во вторую и последующие строки этого диапазона. В диапазоне условий можно вывести любое количество условий.

5.4 Промежуточные итоги

Для того чтобы получить различную итоговую информацию по группам данных в исходном списке, необходимо в списке выполнить сортировку данных по нужному полю. И после этого можно использовать команду Промежуточный итог в группе Структура на вкладке Данные, Эта команда добавляет строки промежуточных итогов для каждой группы элементов списка. Например, эта команда позволяет вычислить для каждой группы строк в конкретном столбце сумму, среднее значение, количество строк или пустых ячеек, стандартное отклонение и.т.д.

5.5 Консолидация диапазонов

Команда Консолидация на вкладке Данные может объединить значения одинаково организованных данных в нескольких диапазонах в отдельный общий диапазон. Данные для объединения можно собирать из разных книг, причем как с созданием связей для последующего обновления данных в итоговом листе, так и без связи. При консолидации можно использовать любую функцию из восьми предлагаемых, например СУММ, COUNT, MIN, MAX и т.д.

5.6 Использование сводных таблиц

Сводная таблица в Excel является мощным инструментом анализа данных. Сводная таблица – это специальный тип таблиц, с помощью которых можно представить информацию из нужных столбцов исходного списка, предварительно обработанную с помощью встроенных функций (например, СУММ). При этом организация сводной таблицы и тип выполняемых вычислений легко задаются и потом также просто изменяются. Появляется весьма интересная возможность просмотра данных исходного списка под разным углом зрения, в том числе, с использованием транспонирования сводной таблицы.

5.7 Упражнения по теме 5

5.7.1 Сортировка и фильтрация списка

При выполнении задания 5.7.1 мы попрактиковались в использовании Сортировке и Фильтрации данных.

5.7.2 Создание промежуточных итогов в списке

При выполнении задания 5.7.2 мы попрактиковались в работе с промежуточными итогами.

5.7.3 Консолидация списков

При выполнении задания 5.7.3 мы попрактиковались в работе с Консолидацией списков.

5.7.4 Построение сводной таблицы

При выполнении задания 5.7.4 мы попрактиковались в построении сводной таблицы.