Регистрация внутренних документов

3.1. Регистрация и отправка исходящих документов осуществляется структурным подразделением, созданным для ведения делопроизводства, в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Срочная корреспонденция отправляется немедленно..

3.2. Документы, передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, изложенными в разделе IV настоящей Инструкции.

3.3. Сотрудник структурного подразделения, созданного для ведения делопроизводства, при приеме документов для регистрации и отправки проверяет правильность оформления и адресования документа, наличие всех приложений к ним, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа, наличие указателя рассылки документа (при необходимости) и необходимого количества копий.

При направлении письма более чем в четыре адреса исполнителем составляется указатель рассылки и готовится необходимое количество копий. Порядок подготовки и оформления указателя рассылки устанавливается соответствующим распорядительным документом, издаваемым в каждом органе управления, воинской части, организации системы МЧС России.

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям для доработки.

3.4. Регистрация документов производится в журналах учета установленной формы (приложение № 8) в день их приема от исполнителей.

Исходящий номер документа (письма) состоит из порядкового номера, проставляемого в нарастающем порядке в течение года, и индекса дела по номенклатуре дел, в которое документ будет подшит. Например, № 23-3-5, где 23 – порядковый номер документа, 3-5 – индекс дела по номенклатуре дел.

3.5. Корреспонденция принимается к отправке незаконвертованной.

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие номера всех вложенных документов.

3.6. Корреспонденция отправляется, как правило, по реестрам, которые хранятся в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, в течение двух лет и являются учетно-справочными документами.

Примерная форма реестра представлена в приложении № 9 к настоящей Инструкции.

3.7. В случае отправки копии документа по каналам факсимильной связи или по электронной почте, оригинал при необходимости досылается почтой.

3.8.Обязательной регистрации подлежат документы, создаваемые и используемые внутри территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России (внутренние документы). Регистрационные номера этим документам присваиваются в пределах каждой регистрируемой группы.

3.8.1.Протоколы заседаний коллегии, совещаний у начальника территориального органа, командира воинской части, начальника (руководителя) организации системы МЧС России, другие виды протоколов регистрируются, как правило, в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, либо в том структурном подразделении, которому поручено оформление протоколов. Регистрационный номер присваивается отдельно по каждому виду протокола и представляет собой очередной порядковый номер. Дата оформляется цифровым способом.

Номер протокола совместного заседания состоит из порядковых номеров протоколов по каждому виду заседаний или организаций-участников заседания, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

Протоколы совещаний у руководителей структурных подразделений оформляются и регистрируются в этих подразделениях.

3.8.2. Приказы и распоряжения по основной деятельности регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства отдельно в пределах каждой группы документов. Регистрационный номер приказов и распоряжений по основной деятельности представляет собой порядковый номер, проставляемый нарастающим итогом в пределах года.

3.8.3. При регистрации приказов о командировании к порядковому номеру добавляется индекс «км», например, № 25-км.

3.8.4.Утвержденные планы основных мероприятий территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется следующим образом, например: № 1-5-2, где: 1-5 индекс дела по номенклатуре дел, 2 – порядковый номер документа в пределах регистрируемой группы (планы).

3.8.5. Акты проверок подчиненных организаций, приема-передачи дел и должности и другие виды актов регистрируются, как правило, в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется аналогично п.3.8.4 настоящей Инструкции.

3.8.6. Докладные и служебные записки, представляемые начальнику территориального органа, командиру воинской части, начальнику (руководителю) организации системы МЧС России, по вопросам основной деятельности регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства, после оформления соответствующей резолюции.

Докладные, служебные записки, подписанные руководителем структурного подразделения и направляемые руководителям других структурных подразделений, регистрируются ответственным за делопроизводство в структурном подразделении в соответствии с требованиями, предъявляемыми к регистрации исходящих писем.

3.8.7.Рапорты, заявления о предоставлении отпуска, отгула, об убытии в командировку и т.д. регистрируются в структурном подразделении по работе с кадрами.

Рапорты, заявления по личным вопросам (не содержащим жалобу), регистрируются в структурном подразделении, созданном для ведения делопроизводства. Регистрационный номер проставляется (до представления соответствующему начальнику, командиру, руководителю) в соответствии с п.3.4. настоящей Инструкции.

3.8.8.Регистрация договоров, оплата по которым производится за счет средств федерального бюджета, производится в финансовом подразделении.

3.8.9. Регистрация соглашений и договоров о совместной деятельности (кроме указанных в п.3.8.8 настоящей Инструкции) осуществляется в юридической службе территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.

Дата и регистрационный номер совместного соглашения, договора проставляется ниже подписей от левого поля.