Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

4.2.1. Создаваемые в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России документы печатаются с использованием, как правило, текстового редактора Word for Windows версии от 6.0 и выше шрифтом Times New Roman размером 12, 13, 14, 15 одинарным или полуторным межстрочным интервалом. В отдельных случаях межстрочные интервалы могут быть изменены.

Для выделения части текста документа, заголовков, примечаний могут использоваться жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.

Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке, так и без бланка, должен иметь размеры полей, не менее, мм:

левое 25

правое 10

верхнее 20

нижнее 20

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля документа без знака точки начиная со второй страницы.. Первая страница документа или приложения не нумеруется.

4.2.2. Обязательными реквизитами оформления документов являются: эмблема МЧС России, полное и краткое наименование территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, название документа, заголовок, дата документа, индекс, текст, визы, подпись, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело. В необходимых случаях документы могут иметь дополнительные реквизиты: адресат, резолюция, гриф утверждения, гриф внешнего согласования, отметка о наличии приложения, отметка о поступлении и др.

Перечень реквизитов документов и схемы их расположения представлены в приложениях №№ 17, 18, 19 к настоящей Инструкции.

4.2.3. Эмблема МЧС России изображается на бланках в соответствии с Положением о геральдическом обеспечении Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденным приказом МЧС России от 19.01.2004 № 17) и располагается над серединой реквизита «Наименование организации».

4.2.4. В реквизите «Наименование организации» указывается действительное или условное наименование, присвоенное территориальному органу, воинской части, организации системы МЧС России. Ниже располагается сокращенное наименование (в скобках), если оно закреплено в учредительных документах.

Над наименованием территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России помещается сокращенное наименование МЧС России.

4.2.5. Реквизит «Справочные данные» включает почтовый адрес, номера телефонов, факсов, телетайпа, адрес электронной почты, а также может содержать другие необходимые сведения: идентификационный номер налогоплательщика, номера счетов в банках и др.

Почтовый адрес указывается в следующем порядке: название улицы, номер дома, название города, почтовый индекс.

4.2.6. Наименование вида документа указывается на каждом документе, за исключением письма.

4.2.7. Датой распорядительного документа и письма является дата его подписания, для протокола – дата проведения заседания, для акта – дата события, зафиксированного в документе. Для утверждаемого документа (регламент, план, положение, отчет, акт) - дата утверждения.

Дата утверждаемого документа проставляется должностным лицом, утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

4.2.7.1. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 марта 2008 года следует оформить 05.03.2008.

4.2.7.2. При оформлении финансовых документов в необходимых случаях допускается также словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 марта 2008 г.

4.2.7.3. При ссылке в тексте документа на дату другого документа ее следует оформлять следующим образом:

для документа, изданного до 1999 года включительно день месяца, месяц и год оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точками, например, дату 12 мая 1999 года следует оформить 12.05.99;

для документов, изданных в 2000 году и последующих годах, дата указывается в соответствии с п.4.2.7.1 настоящей Инструкции.

Ссылку на даты законодательных актов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации следует оформлять в том виде, в котором они были официально зарегистрированы.

4.2.8. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Порядок проставления регистрационных номеров документов указан в п.3.4. настоящей Инструкции.

Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов документа.

4.2.9. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письма, справки, докладные записки и др.), и включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

4.2.10. Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» свидетельствует об особом характере информации, ограничивающей круг лиц, имеющих доступ к документу. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в верхнем правом углу (выше реквизита «адресат», если он имеется) с указанием номера экземпляра документа на второй строчке.

Например:

Для служебного пользования

Экз. № _____

4.2.11. В реквизит «Адресат» входит совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

Служебные документы могут быть адресованы в организации, структурные подразделения организаций, должностным лицам.

При направлении служебного документа в организацию или структурное подразделение организации без указания должностного лица наименование адресата пишется в именительном падеже.

Например:

МЧС России Административный департамент

При направлении документа руководителю организации (заместителю руководителя организации) ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица указываются перед фамилией.

Например:

Начальнику Южного регионального центра по делам гражданской

обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий

стихийных бедствий

И.О. Фамилия

При направлении служебного документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность (при необходимости – воинское звание) и фамилия адресата – в дательном падеже.

Например:

МЧС России

Директору Департамента

кадровой политики

И.О. Фамилия

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Например:

МЧС России

Директору Департамента

кадровой политики

И.О. Фамилия

Если служебное письмо адресуется руководителям однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Начальникам главных управлений

МЧС России по субъектам

Российской Федерации

Южного федерального округа

В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи[3]:

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Государственное учреждение

«Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и

архивного дела»

Профсоюзная ул., д. 82,

г. Москва, 117393

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов исполнителем составляется указатель рассылки документа и прикладывается к нему.

При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Калинину И.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12

г. Липки, Киреевский район,

Тульская область, 301264

На конвертах адрес адресата пишется в нижней правой части почтового конверта, адрес отправителя – в левой верхней части.

4.2.12. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности (при необходимости - воинского звания) лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник Южного регионального

центра по делам гражданской обороны,

чрезвычайным ситуациям и

ликвидации последствий

стихийных бедствий

личная подпись И.О. Фамилия

10.03.2008

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Гриф утверждения документа» относительно самой длинной строки. Все составные части грифа утверждения печатаются одинарным межстрочным интервалом.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Южного регионального центра по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий

стихийных бедствий

от 15.03.2000 № 14

или:

УТВЕРЖДЕНО

Решением коллегии Южного регионального центра по делам гражданской обороны,

чрезвычайным ситуациям и ликвидации

последствий стихийных бедствий

от 10.02.2006 № 1

4.2.13. Резолюция – реквизит документа, в котором содержится указание по исполнению документа, определяются должностные лица, которым поручается выполнение задания, разработка планов, предложений и др.

Резолюция может быть написана от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте или оформлена на специальном бланке с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение № 5).

Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись, расшифровку подписи и дату.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение поручения считается должностное лицо, названное первым в резолюции. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

4.2.14. Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос «о чем?», например: «Об утверждении…», «О командировании…», «О создании…».

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Заголовок не составляется к телеграммам, а также к текстам документов, оформленных на бланках формата А5.

Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал.

4.2.15. Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

4.2.16. Реквизит «Отметка о наличии приложений» отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами, печатается на расстоянии 1, 25 см от левой границы поля и оформляется следующим образом.

Если приложение названо в тексте документа, то отметка о его наличии имеет вид:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются в последовательном порядке по мере ссылки на них в тексте документа, например:

Приложение: 1. Замечания по проекту инструкции … на 1 л. в 1 экз.

2. Справка о документообороте … на 3 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса или только в адрес, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

или:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в адрес.

Если приложение сброшюровано, то указывается только количество экземпляров одним из способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например:

Приложение: в 3 экз.

или:

Приложение: Техническое задание на разработку… в 2 экз.

4.2.17. Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами.

Документы, направляемые в вышестоящие организации, органы представительной и судебной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправленияподписываются начальником территориального органа, командиром воинской части, начальником (руководителем) организации системы МЧС России или лицом, исполняющим его обязанности в установленном порядке. Документы, направляемые в подчиненные и другие организации, подписываются должностными лицами территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Право подписи документов должно быть регламентировано приказом о внутренней деятельности территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России.

Документы коллегиального органа подписываются в соответствии с Положением об этом органе.

На документах, оформленных на бланках с наименованием территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России, в состав реквизита «Подпись» входит наименование должности лица, подписавшего документ (при необходимости - воинское звание); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля одинарным межстрочным интервалом. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Например:

Если документ оформлен не на бланке, реквизит «подпись» оформляется следующим образом:

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например (если документ оформлен на бланке):

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границей текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей на одном уровне.

При подписании документов, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности в установленном порядке. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия (допускается внесение исправлений от руки или машинописным способом, например: «и.о.», «зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

В случае возложения на военнослужащего исполнения обязанностей временно отсутствующего начальника (командира) на документах перед наименованием должности указывается «врио» (временно исполняющий обязанности). Если на военнослужащего возложено временное исполнение обязанностей по воинской должности, которая вакантна, то при подписании документа указывается «врид» (временно исполняющий должность).

4.2.18. Согласование проекта документа оформляется визой на документе или грифом согласования.

Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его нормативным правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем и руководителем подразделения, в котором готовился проект документа, а также руководителями заинтересованных структурных подразделений.

4.2.19. Виза включает в себя личную подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

При отсутствии возражений проект документа визируется должностным лицом в пределах его полномочий.

При наличии замечаний по документу виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник (первый экземпляр) которого остается в территориальном органе, воинской части, организации системы МЧС России (приказы, распоряжения, решения и протоколы заседаний коллегии, протоколы совещаний, другие виды документов) визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего (подписного) листа подлинника документа.

На отправляемых (исходящих) документах визы проставляются на втором экземпляре документа (подшиваемом в дело) на лицевой стороне последнего листа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования (приложение № 20), в этом случае лист согласования документа является неотъемлемой частью документа. Допускается также полистное визирование документа и его приложений.

Если в процессе визирования в проект документа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит доработке и повторному визированию.

Согласование проекта документа с другими организациями (внешнее согласование) оформляется грифом согласования.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Центрального

архива МЧС России

Личная подпись И.О. Фамилия

Дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом, решением, гриф согласования оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Министерства

финансов Российской Федерации

от 30.10.2007 № 451/24

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

чрезвычайной страховой компании

от 21.06.2008 № 10

Гриф согласования документа располагается на лицевой стороне служебного документа ниже подписи от левого поля.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается», в этом случае лист согласования документа является неотъемлемой частью документа.

4.2.20. Реквизит «Печать».

Оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и наименованием территориального органа, воинской части, организации системы МЧС России проставляется на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.

На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, как правило, обозначаемом символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи.

4.2.21. Отметка о заверении соответствия копии документа подлиннику проставляется ниже реквизита «Подпись» от левого поля и состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения, например:

Верно

Наименование должности личная подпись И.О. Фамилия

10.05.2008

4.2.22. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа (на распорядительных документах – на оборотной сторо

не) в левом нижнем углу. Отметка об исполнителе включает инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, например:

И.В. Петров

924-45-67

4.2.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или должностного лица, принявшего это решение.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

4.2.24. Отметка о поступлении документа (регистрационный штамп) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты).

4.2.25. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу на лицевой стороне последнейстраницы или на каждом листе документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.