Организационно-управленческая структура

Рисунок 1. Организационная структура магазина ИП Шведова В. Л.

На рисунке 1. представлена организационная структура магазинов ИП Шведова В. Л.

Данная организационная структура практически соответствует рыночным требованиям. Она является уменьшенной копией организационной структуры управления супермаркетов.

Функции аппарата управления и отделов будут представлены ниже.

Небольшое количество квалифицированного персонала повышают доходы без ущерба для магазина. В настоящее время трудно управлять большим предприятием, особенно ввиду кризиса. За всем персоналом и не уследишь. Главное в предпринимательской деятельности - внимание и наблюдательность, благодаря этому, доверие и взаимовыручка создают благоприятные условия для работы.

Функции каждого звена организационной структуры предприятия ИП Шведова В. Л.:

1. Директор:

– обеспечение соблюдения обязательных требований, установленных для предприятия в Госстандартах, санитарных, пожарных и других нормативных документах;

– оформление и получение лицензий, соответствующих разрешений и иных документов, и представление их для ознакомления покупателям;

– доведение до сведения покупателей информации о товарах и иную информацию, способствующую правильному выбору товаров;

– обеспечение наличия оборудования, инвентаря в соответствии с требованиями Госстандарта, необходимых для сохранения качества и безопасности товаров при их хранении и реализации в месте продажи;

– организация, планирование и координация деятельности универмага;

– контроль за рациональным использованием материальных, финансовых и трудовых ресурсов;

– мероприятия по повышению качества процесса реализации товаров;

– оформление договоров поставки и купли-продажи;

– принятие решений о назначении, перемещении и освобождении от занимаемых должностей работников, принятие мер по поощрению отличившихся работников, налагание меры взысканий нарушителя дисциплины.

2. В обязанности помощника директора входит:

– наблюдение за рынком труда, информирование руководства компании о сложившейся на рынке ситуации с кадрами и средней заработной платой;

– оперативный поиск и подбор нужных предприятию специалистов. Планирование потребности в кадрах на ближайшую и дальнюю перспективу. Создание кадрового резерва;

– создание системы мотивации труда. Если материальная мотивация, по большому счету, зависит от руководства компании, то систему нематериальной мотивации должен создавать именно менеджер по персоналу;

– участие в формировании стратегических и тактических планов развития предприятия;

– оценка эффективности работы сотрудников;

– ежемесячная отчётность директору о состоянии текущих дел;

– сопровождение торговых представителей.

3. В обязанности бухгалтера входят:

– знание и умение использовать законодательных актов, регламентирующих предпринимательскую и коммерческую деятельность;

– формы и методы бухгалтерского учета на предприятии;

– план счетов;

– организация документооборота по участкам бухгалтерского учета;

– порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;

– методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;

– правила и нормы охраны труда.

В своей деятельности бухгалтер руководствуется:

– законодательными и нормативными актами, касающимися выполняемой работы;

– правилами внутреннего трудового распорядка;

– приказами и распоряжениями непосредственного руководителя;

– должностной инструкцией.

Цели бухгалтера:

– ведение всей бухгалтерской отчетности предприятия;

– оптимизация налогообложения деятельности компании.

Функции должности:

– ведет бухгалтерский учёт;

– своевременно подготавливает платежные поручения и передаёт их кассиру для оплаты внешним организациям;

– оптимизирует налоги;

– контролирует и несёт ответственность за наличие всех налоговых документов;

– контролирует наличие всех приходных накладных на весь товар;

– работает с проверками различных государственных контролирующих организаций;

– работает по смене формы собственности, перерегистрации.

4. Функции и знания продавцов:

– ассортимент, классификацию, характеристику товаров, правила размещения товаров на витринах;

– порядок определения брака в товаре, правила приёма бракованного товара;

– методы изучения спроса покупателей;

– уметь работать на кассовом аппарате;

– знать правила заполнения документов бухгалтерской отчетности и кассовых операций;

– знать правила приёма, выдачи, учёта и хранения денежных средств и ценных бумаг.

Цели должности:

– привлечение и удержание клиентов;

– консультирование клиентов по товару;

– качественное и быстрое обслуживание клиентов;

Функции продавца:

– консультирование клиентов по товару фирмы;

– размещение товара в торговом зале и на витринах по видам, моделям, размерам и фасонам с учетом частоты спроса;

– оказывать помощь в разборе товара из прихода. Под руководством наставника участвовать в сортировке и маркировке товара;

– доводить до сведения директора магазина о спросе покупателей на отдельные товары;

– следить за наличием ценников, аккуратностью оформления витрин в розничном отделе, чистотой и порядком на рабочем месте. Раз в неделю переоформлять витрину (товара «на виду» и товара в плохо доступных местах для обозрения);

– соблюдать правила трудовой дисциплины, установленной в фирме изучает новый ассортимент;

– принимает товар по накладным, расписывается во втором экземпляре и передает его директору магазина;

– заносит накладные в Тетрадь регистрации накладных, где записывается: № накладных, сумма и подпись продавца и заведующего торгового зала;

– выполняет разовые поручения администрации;

– под руководством директора магазина участвует в учете товара на складах и в розничном отделе;

– соблюдает правила трудовой дисциплины, установленные в фирме;

– сохранность денежных сумм и своевременное информирование директора.

Продавец розничного отдела несет ответственность за несвоевременное и недоброкачественное выполнение порученных должностных обязанностей

Продавец обязан:

– быть честным и предельно вежливым с покупателями;

– разбирать коробки с товаром при завозе и рассортировывать его;

– приносить товар со склада в случае необходимости;

– при отпуске какого-либо товара выбивать чек;

– подсчитывать ежедневную прибыль и заносить её в документы;

– содержать в чистоте витрины, инструменты, холодильники и прилавок;

– проводить влажную уборку по окончании рабочего дня (+ мытьё полов);

– следить за товарным видом продукции;

– снимать с продажи просроченные или повреждённые товары;

– уходя закрывать магазин и включать сигнализацию.

5. Промоуторов в ИП Шведова В. Л. нанимают по мере необходимости, т.е. они не являются штатными сотрудниками, но имеет определенными обязанности во время исполнения поручений:

– Промоутер обязан прийти в торговую точку минимум за 15 минут до начала работы.

– Присутствовать на рабочем месте только в установленной форме одежды. Никакие изменения не допускаются.

– Иметь аккуратный внешний вид: форма на промоутере должна быть чистая, хорошо выглаженная, отсутствуют резкие неприятные запахи.

– При проведении дегустации обязательны одноразовые перчатки.

– Промоутер обязан четко знать свои обязанности на акции, четко им следовать. Недопустимо изменение механики акции, промо — текста и промо-формы без указаний координатора проекта.

– Не покидать рабочее место без крайней необходимости.

– Промоутер обязан ежедневно отчитываться о проведенной работе помощникудиректора; аккуратно заполнять формы отчетности, сдавать первичную отчетность помощникудиректора.

– Промоутер обязан не допускать порчу, утрату рекламных материалов, промо-формы.

– Обо всех проблемах, возникающих в ходе работы, немедленно сообщать помощникудиректора.

6. Уборщица осуществляет:

– уборку мусора в закрепленных помещениях;

– поддержание закрепленной территории в чистоте в течение рабочего дня;

– в последнюю пятницу каждого месяца производит генеральную уборку;

– двукратную влажную уборку в течение рабочего времени мест общего пользования;

– вынос мусора в контейнер;

– расстановку урн для мусора, их очистку и дезинфицирование;

– не менее чем двукратную уборку туалетов (в том числе и надворных) и их дезинфицирование;

– два раза в год мытье окон;

– уборщица обязана сообщать помощнику директора обо всех замеченных

Неисправностях по холодной и горячей воде, отоплению, электропроводке.

7. Водитель обязан:

– в установленное время произвести выгрузку/загрузку продукции;

– обеспечивать сохранность груза;

– поддерживать температурный режим внутри грузового кузова;

– поддерживать в исправном состоянии грузовой автомобиль, контролировать производства текущего и внепланового ремонта;

– выгружать товар.

В ходе практики был выдвинут ряд предложенийпо оптимизации работе персонала.