Отбор документов для хранения и уничтожения

План лекции

1. Этапы отбора документов для хранения и уничтожения.

2. Оформление результатов экспертизы и отбора документов.

3. Экспертные органы.

1. Этапы отбора документов для хранения и уничтожения. Отбор документов могут производить кроме работников государственной архивной службы, также работники, отвечающие за делопроизводство и ведение ведомственного архива в учреждении.

Отбор документов производится в несколько этапов: при формировании дел в делопроизводстве, по окончании делопроизводственного года или срока хранения дел в структурных подразделениях, непосредственно в ведомственном архиве и при подготовке и передаче дел для хранения в государственном архиве.

На стадии делопроизводства уже при разработке номенклатуры дел происходит отбор документов на постоянное хранение путем установления сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечивает полноту состава документов учреждения, правильность и четкость формирования дел, что облегчает проведение экспертизы ценности.

После завершения использования документов в делопроизводстве проводится их упорядочение в структурных подразделениях. Осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в ведомственный архив, выделяются документы с временными сроками хранения, подлежащие дальнейшему хранению в структурных подразделениях, и дела с истекшими сроками хранения, подлежащие уничтожению.

Отбор документов постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается выполнение этой работы только на основании заголовков дел. При полистном просмотре дел подлежат изъятию дублетные экземпляры, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения.

Дела с пометкой ― ЭПК‖ также подвергаются полистному просмотру с целью

определения и выделения из их состава документов постоянного хранения. После просмотра они переформируются. Документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения оставшихся документов определяются по ведомственному или типовому перечням документов или номенклатуре дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности и отбора документов.

2. Оформление результатов экспертизы и отбора документов. Результаты

экспертизы ценности и отбора документов подлежат утверждению или согласованию на заседании экспертной комиссии соответствующего уровня.

На отобранные в структурных подразделениях дела составляются описи. Они

готовятся отдельно на дела постоянного хранения; дела временного хранения (свыше 10 лет); дела по личному составу; дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и др.); служебные ведомственные издания.

Отобранные в структурных подразделениях дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу по составленным описям передаются в архив организации. Здесь работниками архива организации или государственного архива проводится окончательная научно-техническая обработка документов. Проведение экспертизы ценности документов в архиве организации заключается в комплексном анализе состава документации учреждения с точки зрения устранения внутриведомственной дублетности и повторяемости информации, уточняется, в каких структурных подразделениях должны быть оставлены основные экземпляры этой документации. Дела, отобранные по результатам экспертизы на постоянное и временное хранение, оформляются и описываются в соответствии с установленными правилами, на них составляются описи. На выделенные к уничтожению документы готовятся акты, в которых указываются заголовки дел, не подлежащих хранению, их количество, хронологические рамки, основание для отбора к уничтожению.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2011 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2015 г., с пятилетним сроком хранения – не ранее 1 января 2017 г.

Одобренные ЦЭК (ЭК) учреждения акты о выделении документов к уничтожению утверждаются его руководителем только после утверждения описей дел постоянного хранения государственным архивом. После этого учреждение имеет право уничтожить дела, включенные в акт.

В результате ведомственной экспертизы ценности и отбора документов определяется состав новых поступлений НАФ Казахстана.

В государственных архивах экспертиза ценности и отбор документов проводятся как самостоятельный вид работы, а также при усовершенствовании описей.

Необходимость такой работы вызывается наличием в госархивах определенного количества документов, не содержащих ценной информации и не подлежащих хранению.

По итогам экспертизы и отбора составляются акты о выделении документов к уничтожению.

3. Экспертные органы. Научно-методическое руководство экспертизой ценности и отбором документов, а также организацию их проведения осуществляют экспертные органы, в состав которых входят ведомственные экспертные службы и экспертно-проверочные комиссии архивных учреждений. Они являются постоянно действующими совещательными органами.

Экспертные комиссии (ЭК) учреждений образуются приказами ее руководителей из числа наиболее квалифицированных работников основных структурных подразделений. Они организуют отбор документов, рассматривают описи на дела постоянного и временного сроков хранения, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, участвуют в подготовке и рассмотрении проектов перечней и номенклатур дел, готовят предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов.

В архивных учреждениях Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) созданы в центральных государственных архивах. При Департаменте по архивам и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан действует Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК), являющаяся центром научно-методического разрешения вопросов экспертизы ценности документов.

Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) в отделах по архивам и документации обл(гор)исполкомов обсуждают проблемные вопросы теории и практики экспертизы ценности документов, определяют источники комплектования НАФ, разрабатывают научно-методические пособия по экспертизе ценности документов, комплектованию и постановкеделопроизводства в учреждениях, рассматривают и утверждают практические результаты работы по отбору на постоянное хранение документов действующих учреждений и оптимизации состава хранящихся в архивах фондов. Следует помнить, что действующий порядок экспертизы ценности и отбора документов влияет на полноту и качество состава Национального архивного фонда Казахстан, и, соответственно, на источниковую базу исторической науки.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Назовите основные этапы отбора документов для хранения и уничтожения.

2. Опишите оформление результатов экспертизы ценности и отбора документов для постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения.

3. Опишите процедуру составления и утверждения акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

4. Охарактеризуйте роль экспертных и экспертно-проверочных комиссий в процессе экспертизы ценности и отбора документов.