Систематизация дел, принципы систематизации, схемы систематизации.

💸 Как сделать бизнес проще, а карман толще?

Тот, кто работает в сфере услуг, знает — без ведения записи клиентов никуда. Мало того, что нужно видеть свое раписание, но и напоминать клиентам о визитах тоже. Проблема в том, что средняя цена по рынку за такой сервис — 800 руб/мес или почти 15 000 руб за год. И это минимальный функционал. Нашли самый бюджетный и оптимальный вариант: сервис VisitTime.
⚡️ Для новых пользователей первый месяц бесплатно. А далее 290 руб/мес, это в 3 раза дешевле аналогов. За эту цену доступен весь функционал: напоминание о визитах, чаевые, предоплаты, общение с клиентами, переносы записей и так далее.
✅ Уйма гибких настроек, которые помогут вам зарабатывать больше и забыть про чувство «что-то мне нужно было сделать».
Сомневаетесь? нажмите на текст, запустите чат-бота и убедитесь во всем сами!

Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией, которая производится:

  в делопроизводстве учреждений при составлении номенклатуры дел и формировании дел в соответствии с нею, при подготовке дел к последующему хранению и использованию;

  в архивах организаций («ведомственных архивах») при подготовке документов для передачи в государственные архивы;

  в государственных архивах при составлении и переработке описей архивных фондов.

Систематизация дел в пределах фонда складывается из разработки схемы систематизации и распределения дел в соответствии со схемой систематизации. Схема систематизации документов – архивоведческое понятие, обозначающее структурную модель фонда. Она представляет собой перечень классификационных делений, расположенных в определенной последовательности, предназначается для распределения документов фонда по этим делениям.

При разработке схем систематизации применяются следующие признаки

  структурный (в соответствии со структурой учреждения);

  хронологический (по периодам и датам деятельности учреждения);

  функциональный, отраслевой, тематический, предметно-вопросный (с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов);

  номинальный (по родам дел, видам и разновидностям документов);

  корреспондентский (по учреждениям и лицам, в результате переписки с

  географический – в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты;

  авторский (по названиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Признаки систематизации определяются в каждом конкретном случае ее научными и практическими целями. На практике целесообразным является их сочетание, что рождает т.наз. типы сочетания признаков внутрифондовой систематизации. Не все признаки имеют одинаковое значение. Доминирующими являются структурный и хронологический. Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации, т. наз.: хронологически-структурный и структурно- хронологический. Хронологически-структурная схема применяется для систематизации дел в фонде действующих учреждений и ликвидированных учреждений с часто менявшейся структурой. Если фондообразователь прекратил свою деятельность, а его структура отличалась ясностью и стабильностью, употребляется структурно- хронологическая схема: дела группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы – по годам.

Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схема применяется при систематизации дел фондов организаций с часто менявшейся или отсутствующей структурой, где существовало четкое функциональное, предметное или вопросное членение процесса документирования деятельности, что компенсировало отсутствие структуры. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схема применяется при систематизации дел небольших по объему фондов, материалов личного происхождения, а также отдельных архивных коллекций. Хронологически- номинальная или номинально-хронологическая схема применяется для систематизации дел фондов бесструктурных организаций.

Теорией архивоведения признаки внутрифондовой систематизации были обобщены и развиты в т. назваемые принципы систематизации. Они, как правило, имеют одноименное признакам наименование, например: структурный (в отношении фондов учреждений, обладающих четко выраженной структурой); функциональный (документы бесструктурных фондообразователей); тематический (для систематизации материалов личного происхождения и коллекций; для документов учреждений, в случаях полной невозможности использовать другие основания классификации).

3. Правила систематизации. После группировки дел в пределах избранной схемы систематизации осуществляется распределение дел внутри каждой группы. При распределении дел по схемам классификации необходимо иметь в виду следующее:

  дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в

котором поступили в данное учреждение (структурное подразделение) из другого учреждения (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;

  планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления;

  дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

  в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда;

  при расположении дел по хронологии необходимо вначале помещать дела, датированные числом, месяцем и годом, затем дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом;

  если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, первыми следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты.

При систематизации дел фондов личного происхождения используются тематический, номинальный и авторский признаки, а также признаки, специфические для данных фондов (например, группировка рукописей по жанрам произведений).

Документы, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, хронологии их создания, алфавиту названий. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, могут применяться разные схемы систематизации, их выбор определяется характером деятельности организаций, составом и объемом их документов. Для фондов однородных организаций используется общая схема систематизации.

Систематизация документов архивных коллекций определяется их тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп наименований организаций или фамилий авторов в алфавитном порядке. В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по наиболее общим темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии.

1. По каким принципам осуществляется группировка документов внутри фонда?

2. Назовите отличительные особенности систематизации различных видов документов.

3. Перечислите основные правила систематизации дел.

4. Что такое схема систематизации документов фонда?