Методы оценки исторической или практической значимости документов и определения сроков их хранения

💸 Как сделать бизнес проще, а карман толще?

Тот, кто работает в сфере услуг, знает — без ведения записи клиентов никуда. Мало того, что нужно видеть свое раписание, но и напоминать клиентам о визитах тоже. Проблема в том, что средняя цена по рынку за такой сервис — 800 руб/мес или почти 15 000 руб за год. И это минимальный функционал. Нашли самый бюджетный и оптимальный вариант: сервис VisitTime.
⚡️ Для новых пользователей первый месяц бесплатно. А далее 290 руб/мес, это в 3 раза дешевле аналогов. За эту цену доступен весь функционал: напоминание о визитах, чаевые, предоплаты, общение с клиентами, переносы записей и так далее.
✅ Уйма гибких настроек, которые помогут вам зарабатывать больше и забыть про чувство «что-то мне нужно было сделать».
Сомневаетесь? нажмите на текст, запустите чат-бота и убедитесь во всем сами!

2. Виды и структура перечней документов с указанием сроков хранения

3. Структура перечней и методика их составления

1. Методы изучения документов. В современной архивной теории и практике разработаны и применяются два основных метода изучения документов с целью установления их исторической и практической значимости: метод функционального анализа (или функциональный метод) и метод экспертной оценки. Суть метода функционального анализа заключается в изучении функций, выполняемых тем или иным видом документов в социальных процессах, системе управления, делопроизводстве и т.д. Установленная в результате значимость определенного вида распространяется затем на все отдельные документы этого вида. Метод экспертной оценки, напротив, предполагает изучение каждого документа в отдельности, как уникального исторического памятника.

Более распространенный в архивной практике функциональный метод, нормативную сторону которого представляют перечни документов с указанием сроков хранения, хорош не абсолютно, а лишь в определенных условиях. К этим условиям относится сравнительно невысокая по архивным меркам квалификация работников, проводящих первичный отбор документов в делопроизводстве организации и в ее архиве.

В этом случае номинальный признак является, вероятнее всего, оптимальным критерием. Однако полезность такого подхода представляется достаточно ограниченной, поскольку он не позволяет учитывать индивидуальные особенности документов. Кроме того, он предполагает очень качественный, близкий к идеальному, уровень подготовки перечней (не только типовых, но и ведомственных) при относительно стабильном видовом составе и содержательных характеристиках документов в делопроизводстве. В целом, описанные требования примерно соответствуют ситуации в советском делопроизводстве 1970-80-х годов, когда функциональный метод занял ведущие позиции в методике экспертизы ценности, не только в ведомственных, но и в государственных архивах, сохраняя их и в настоящее время. Но у него есть и обратная сторона – при нарушении хотя бы одного из

двух последних условий этот метод значительно теряет в эффективности, и вместопомощи может создавать препятствия в работе экспертов. Именно потому В.Н. Автократов, нисколько не отрицая полезности функционального анализа, отмечал важную роль непосредственного контакта архивиста с документами, «полистного обозрения», при котором перечни «выступают в роли ориентирующих рекомендаций, с которыми экспертные комиссии могут не соглашаться». Очевидно, что применение метода экспертных оценок возможно только на уровне специалистов архивных учреждений, обладающих значительным опытом работы, но зато он позволяет успешно нивелировать упомянутые недостатки функционального метода. Таким образом, наиболее успешно эти методы действуют в комплексе.

Исходя из установленной исторической или практической значимости, определяются сроки хранения документов. Сроки хранения документов определяются, в случае применения функционального метода, для всех документов одного вида и закрепляются в типовых и ведомственных перечнях, которые носят обязательный характер и являются основанием для отбора документов для хранения или уничтожения. В случае возможной принадлежности к одному виду документов с предположитеьно различной значимостью, в перечнях предусмотрена для некоторых видов документов дополнительная экспертиза ценности по истечении срока хранения. К сроку хранения такого вида документов добавляется аббревиатура ЭПК (экспертно-проверочная комиссия).

2. Виды и структура перечней документов с указанием сроков хранения. Для практического осуществления отбора документов архивисты готовят научные разработки: перечни и номенклатуры дел, методические рекомендации, пособия и др.

Ведущее место среди них занимают перечни документов – систематизированные списки документов, содержащие нормативные указания о сроках их хранения или составе документов, прием которых на постоянное хранение обязателен. (см. «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» от 26 января 2015 года № 22).

Перечни обеспечивают сохранность документов, образующихся в деятельности учреждений, организаций и предприятий, ориентируют в сроках их хранения, облегчают отбор документов в государственные архивы и способствуют освобождению архивов от дел с малоценной информацией. Они служат средством унификации в учреждениях сроков хранения документов, одинаковых по назначению и виду, упорядочивают и регламентируют процесс экспертизы ценности документов, значительно облегчают ее проведение.

По характеру документации перечни делятся на перечни типовых документов и перечни документов конкретных учреждений или ведомств. Первые, выявляя типовой состав документов, характерный для всех или абсолютного большинства учреждений, позволяют четко классифицировать их применительно к отдельным отраслям жизни общества и установить единые сроки хранения, обязательные для всех учреждений.

Ведомственные перечни содержат информацию о документации, характерной именно для данного ведомства, что дает возможность организовать его документальный фонд с учетом общетиповых и специфических категорий материалов.

3. Структура перечней и методика их составления. Любой перечень состоит из описательных статей и вспомогательного справочного аппарата.

Описательная статья перечня включает следующие графы:

1) порядковый номер статьи в перечне (используется валовая нумерация статей);

4) примечание (в ней уточняются отдельные сведения о документах).

Основной частью описательной статьи является графа «Название категорий документов». В ней в сжатых, обобщенных формулировках перечисляются виды документов, раскрывается содержание, например: протоколы совещаний и семинаров по вопросам деятельности банков на рынке ценных бумаг.

В одной статье перечня не допустимо объединение одинаковых по форме, но

разных по содержанию документов, если их научная или практическая значимость, следовательно, и сроки хранения различны. Например, приказы по основной деятельности и приказы по личному составу нельзя объединять, так как первые хранятся постоянно, вторые – 75 лет.

В статьях перечня не следует употреблять неконкретные формулировки, не раскрывающие состав и содержание документов, например: «регистрационные журналы» (не отражено содержание); «строительство промышленных объектов» (не указан вид документов).

Документы по одному вопросу, но с разными сроками хранения перечисляются в литерных обозначениях после основного текста статьи, например: сводные отчетные ведомости по доходам и расходам Республики Казахстан:

Термин «документы» рекомендуется употреблять только, когда он предусматривает объединение документов по одному вопросу и одинаковой научно-исторической или практической ценности. При этом в каждом случае следует раскрывать в скобках виды документов, например: документы (отчеты, справки, информации) по вопросам кредитной деятельности банков.

Описательные статьи систематизируются по разделам и подразделам в соответствии с классификационной схемой перечня, которая составляется по

производственно-отраслевому принципу и представляет собой последовательное расположение наименований основных отраслей и вопросов деятельности всех учреждений, отраженных в документах. Каждая из отраслей деятельности является самостоятельным разделом. Разделы могут делиться на главы, в которых отражаются основные вопросы по каждой отрасли. Последовательность расположения разделов перечня определяется значением и взаимосвязью отдельных отраслей деятельности.

Например, Перечень типовых документов органов государственной власти и управления, организаций, учреждений и предприятий Республики Казахстан по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения (А., 2001) имел следующую структуру:

Глава 3. Организация наличного денежного обращения. Обращение наличных тенге.

Глава 4. Организация кассовой работы, инкассация и перевозка ценностей.

Глава 5. Изготовление ценных бумаг, операции с ценными бумагами.

Глава 6. Операции с драгоценными металлами, драгоценными камнями,

Глава 8. Контрольно-ревизионная работа, аудит.

Проведение налогового контроля и применение финансовых санкций.

Раздел V. Управление государственной собственностью и приватизация

Глава 1. Регистрация юридических лиц, индивидуальных предпринимателей и собственности (имущества).

Глава 2. Государственная поддержка предпринимательства.

Глава 3. Управление имуществом, приватизация, аренда и залог недвижимости.

Глава 4. Проведение аукционов и конкурсов по продаже недвижимости.

Раздел VI. Внешнеэкономическая деятельность.

Глава 1. Организационная и протокольно-кадровая работа, общие вопросы обеспечения внешнеэкономической деятельности.

Глава 2. Проведение переговоров, заключение и выполнение внешнеэкономических договоров, соглашений, программ, сделок.

Глава 3. Деятельность иностранных предприятий и предприятий с участием

Глава 4. Участие в деятельности международных внешнеэкономических

Систематизация статей внутри подразделов производится по вопросно- предметным группам, внутри групп – по степени важности документов. При

систематизации следует не допускать дублирования статей в различных разделах перечня. Возможна и более простая систематизация: например, «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» от 26 января 2015 года № 22, состоит из 49 глав, без деления на разделы.

В перечнях срок хранения документов зависит не только от научно-исторической ценности документов, но и места их создания. Поэтому в большинстве перечней сроки хранения документов дифференцированы не только по номинальному признаку, но и по уровням управления или группам однородных по целевому назначению учреждений ведомства (в случае ведомственного перечня). Срок хранения документов исчисляется с момента окончания их делопроизводством.

Такая группировка учреждений ведомства позволяет установить, какие виды и разновидности документов создаются в учреждениях ведомства и какое время они должны храниться на каждом уровне управления, от каких организаций они принимаются на постоянное хранение, в каких – подлежат выделению к уничтожению.

Важной частью описательной статьи перечня является графа, где указываются сроки хранения документов. Срок хранения в перечне определяется для каждой статьи.

Как правило, в перечнях устанавливаются постоянный и временный сроки хранения документов (от 6 месяцев до 75 лет). Для ряда документов, имеющих практическое значение, вместо установления конкретного срока хранения определяется срок хранения «до минования надобности».

Постоянный срок хранения, как правило, устанавливается для документов, имеющих научно-историческую ценность. К ним относятся документы, образовавшиеся в процессе документирования основных функций учреждений: указы, постановления, решения, протоколы, приказы, распоряжения, годовые планы и отчеты, положения, уставы, правила, инструкции, докладные записки и другие важные документы по основной деятельности учреждения.

Временные сроки хранения документов устанавливаются в зависимости от того, в течение какого времени они используются в практических и справочных целях, а также с учетом юридической силы документов.

Для документов по личному составу устанавливается срок хранения – 75 лет

хранения. В течение этого срока в учреждении должны храниться приказы по личному составу, лицевые счета, личные дела сотрудников и др.

К перечням составляется вспомогательный справочный аппарат, который, как правило, включает указания по применению перечня (или положение о порядке применения перечня), указатели и списки сокращенных слов.

Указание по применению перечня состоит из нескольких разделов: 1. Общие

положения; 2. Структура и порядок применения перечня; 3. Организация проведения экспертизы ценности документов и порядок оформления результатов отбора документов на хранение и уничтожение.

Указатели могут быть предметные, тематические, видов документов и др. Наиболее распространенным и удобным в пользовании является указатель видов документов. Списки сокращенных слов и указатели обычно готовятся только для больших по объему перечней.

Перечни типовых документов утверждаются государственным руководящим

органом по архивам и документации. Ведомственные перечни разрабатываются министерствами, ведомствами, республиканскими центральными учреждениями и утверждаются их руководством и государственным руководящим органом по архивам и документации.

1. Охарактеризуйте преимущества и недостатки основных методов изучения документов.

2. Назовите виды и особенности перечней документов с указанием сроков хранения.

4. Раскройте специфику определения сроков хранения документов в перечнях.