Типи даних MS Access 2003

Кожне поле має індивідуальний набір властивостей, за якими можна встановити, як повинні зберігатися, відображатися і оброблятися данні. Набір властивостей поля залежить від обраного типу даних. Для визначення властивостей поля використовується бланк Свойства поля у нижній частині вікна конструктора таблиць (табл.).

Крім вищеперелічених типів даних в списку є елемент Майстер підстановок, який дозволяє представити значення полів у вигляді простого або комбінованого списку. Додаткові властивості такого поля представлені на вкладці Подстановка вікна конструктора таблиць.

Після визначення структури таблиць БД необхідно вказати Access спосіб, яким ці таблиці зв’язані. Для визначення зв’язків потрібно перейти у вікно бази даних і виконати команду Сервис-Схема данных або на панелі інструментів натиснути кнопку Схема данных.

Загальні властивості полів

У вікні Добавление таблицы потрібно виділити імена таблиць, що будуть добавлені в схему даних, і натиснути на кнопку Добавить.

У вікні Схема данных імена первинних ключів виділені полужирним шрифтом. Для зв’язку таблиць необхідно виділити ключове поле таблиці, натиснути ліву кнопку миші, перетягнути її курсор на аналогічне поле у другій таблиці, після чого кнопку миші відпустити. У результаті з’явиться діалогове вікно Связи.

В цьому вікні відображаються імена полів, за якими зв’язуються таблиці. Для збереження цілісності даних у зв’язуваних таблицях необхідно включити прапорець . Після цього СУБД Access зробить неможливим запис у таблицю такого значення загального поля, якого немає у ключовій таблиці.

Після установки цілісності даних СУБД Access включає дві додаткові опції: Каскадное обновление связанных полей і Каскадное удаление связанных полей. При зміні будь-якого значення ключового поля в ключовій таблиці автоматично оновлюються значення цього поля для відповідних записів у всіх зв’язаних таблицях, а видалення одного з записів в ключовій таблиці приведе до видалення тих записів, що мають таке ж значення ключа.

В результаті між таблицями відображається лінія виду .

ТЕМА 9

ЗАПИТИ. ОСНОВНІ ПОНЯТТЯ.

СТВОРЕННЯ ЗАПИТІВ У СУБД MS ACCESS.

Питання:

1. Основні поняття

2. Створення запитів у СУБД MS ACCESS

Література:

1. Михеева В. Microsoft Access 2003// В. Михеева, И. Харитонова. – СПб: БХВ-Петербург, 2004. – 1072 с.

2. Гринченко Н.Н. Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access // Н.Н. Гринченко, Е. В. Гусев, Н. П. Макаров. – «Горячая Линия – Телеком», 2004. – 240 с.

3. Войтюшенко Н. М. Інформатика і комп’ютерна техніка. - Видавництво: Центр учбової літератури, 2009. – 564 с.

4. Хабрейкен Дж. Microsoft Office 2003: Word, Excel, Access, PowerPoint, Publisher, Outlook. Все в одном. – Изд-во «Вильямс», 2006. – 864 с.

5. Office 2003 for Dummies. - Издательство: Вильямс, серия: Для " чайников", 2007. - 336 с.

При роботі з таблицями можна у будь-який момент вибрати з бази даних необхідну інформацію за допомогою запитів.

Запит - це звернення до бази даних для пошуку або зміни в базі даних інформації, що відповідає заданим критеріям.

За допомогою СУБД Access можуть бути створені такі типи запитів:

- запити на вибірку;

- підсумкові запити;

- запити на зміну;

- запити з параметром;

- перехресні запити.

Одним з найпоширеніших запитів є запит на вибірку, який виконує відбір даних з однієї або декількох таблиць за заданими користувачем критеріями, що не приводить до змін в самій базі даних.

Створення запитів може здійснюватися за допомогою двох режимів: Мастер запросов і Конструктор запросов. За допомогою майстра запитів можна швидко створювати нескладні запити. Для цього необхідно виконати такі дії: у вікні бази даних вибрати вкладку стрічки Создание, клацнути по кнопці Мастер запросов, що знаходиться в групі Запросы. У вікні, що з’явиться (рис. 9.17), необхідно вибрати один з таких типів запитів:

Рисунок 9.17 - Вікно «Новый запрос»

- простий запит – дозволяє відобразити вибрану користувачем інформацію, що містися у різних таблицях бази даних за допомогою зазначення необхідних полів;

- перехресний запит – клітинки перехресної таблиці містять узагальнюючі дані двох таблиць; рядками і стовпцями перехресної таблиці служать стовпці першої і другої таблиць; результуюча перехресна таблиця аналогічна зведеній таблиці Excel;

- записи, що повторюються – знаходить у таблицях записи, що повторюються;

- запити без підпорядкованих – знаходить незв’язані записи у двох таблицях, що мають загальні поля.

При виборі режиму Конструктор запросов через діалогове вікно Добавление таблицы (рис. 9.18), додаються імена таблиць, що необхідні для створення запиту, у вікно конструктора.

Рисунок 9.18 - Діалогове вікно «Добавление таблицы»

Вікно Добавление таблицы складається з трьох вкладок, що містять перелік об’єктів, що пропонуються програмою для проектування запита: Таблицы, Запросы і Таблицы и запросы. У вікно конструктора запитів можна додати декілька об’єктів.

Вікно конструктора запитів розділено на дві частини (рис. 9.19). У верхній частині знаходяться вікна таблиць або запитів зі списками полів.

Нижня частина є бланком запиту, де вказуються параметри запиту і дані, які потрібно відібрати, а також визначається спосіб їх відображення на екрані.

Додати необхідні поля в бланк запиту можна шляхом перетягування їх імен зі списку, що знаходяться у верхній частині вікна конструктора у рядок бланка Поле (або подвійним клацанням по імені поля).

В рядку Вывод на экран прапорцем відмічаються ті поля, які повинні бути виведені на екран.

У загальному випадку поля, що виводяться в наборі записів запиту, успадковують властивості, задані для відповідних полів таблиці. Можна визначити інші значення властивостей, вибравши піктограму Страница свойств, що знаходиться у групі Показать или скрыть на вкладці Конструктор.

Рисунок 9.19 - Вікно конструктора запитів

Видалити поле із бланка запиту можна клавішею [Delete] або за допомогою кнопки Удалить столбцы у групі Настройка запроса.

Встановлення критеріїв відбору записів. При створенні запиту можна задавати критерії у рядок Условие отбора, унаслідок чого за запитом буде здійснений відбір тільки необхідних записів. Оператори відбору наведено у табл. 9.3.

Таблиця 9.3 - Основні оператори відбору

При роботі з датою та часом значення повинні бути заключені між символами #. Наприклад:

#10 мая 1998# > #31.12.2010#

В СУБД Access використовується ряд інших функцій, які допоможуть задати умови відбору для дати та часу:

Day (дата) – повертає значення дня в діапазоні від 1 до 31.

Month (дата) – повертає значення місяця в діапазоні від 1 до 12.

Year (дата) – повертає значення року в діапазоні від 100 до 9999

Date () – повертає значення поточної дати.

Обчислювані поля. Над будь-якими полями можна задати обчислення та зробити обчислюване значення новим полем у запиті.

Для цього в рядку Поле бланку запита через Построитель вводиться формула для обчислення. Ім’я полів беруться у квадратні дужки.

Наприклад:

Вартість замовлення: [Реалізація]! [Кількість]*[Довідник товарів]! [Ціна]

У виразах можна використовувати такі оператори:

- арифметичні: * множення; + додавання; - віднімання; / ділення; ^ зведення в ступінь;

- з'єднання частин тексту за допомогою знаку &, наприклад: =[ Прізвище] & “ “& [Ім'я]

Підсумкові запити значно відрізняються від звичайних. В них поля поділяються на 2 типи:

- поля, за якими здійснюється угрупування даних;

- поля, для яких проводяться обчислення.

Для створення підсумкового запита, знаходячись у режимі конструктора, необхідно натиснути кнопку Итоги. В результаті чого в бланку запиту з’явиться рядок Групповая операция.

Групування в підсумковому запиті здійснюються тільки за одним полем. У решті необхідно визначити підсумкові функції.

Основні групові функції, які можна застосувати:

- Группировка – угрупування результатів запиту за значенням стовпця;

- Sum – загальна сума всіх значень заданого поля;

- Avg – визначення середнього значення поля;

- Min – визначення мінімального значення поля;

- Max – визначення максимального значення поля;

- Count – підрахунок кількості записів, що задовольняють критерію запиту за визначеним полем;

- StDev – стандартне відхилення значень стовпців від середнього у групі;

- Var – дисперсія значень стовпця;

- First - перше значення серед відібраних записів;

- Last - останнє значення серед відібраних записів;

- Выражение – обчислюване поле;

- Условие – клітинка, яка використовується для вибору записів, але не для узагальнення даних.

Перехресні запити. За допомогою перехресного запиту можна більш наглядно представити дані підсумкових запитів, що передбачають групування за декількома признаками.

В цьому випадку значення полів за першою ознакою групування можуть стати заголовками рядків, а за другою - заголовками стовбців.

Для створення перехресного запиту необхідно в режимі конструктора виконати команду Запрос→ Перекрестный. В рядку Перекрестная таблица необхідно вказати як буде використано дане поле: у вигляді заголовка рядків, заголовка стовбців або значень.

Параметричний запит дозволяє користувачу задати критерій відбору через введення відповідного параметра при виклику запиту. При створенні запита в конструкторі для ключового поля в рядку Условие отбора необхідно в квадратних дужках ввести [Введіть назва_поля] (повідомлення, яке буде виводиться на екран при виконанні запита).

Виконання запита. Готовий запит виконується після клацання по кнопці , яка знаходиться у групі Результаты на вкладці Конструктор. У результаті буде отримана таблиця з відповіддю на задані умови.

Створення запитів на зміну (запити-дії).

Для швидкої зміни, вставки, створення або видалення наборів даних із бази даних використовуються запити на зміну. В режимі конструктору запитів необхідно вказати тип дії над відібраними записами. Існує всього чотири типи запитів-дій: створення таблиці, оновлення, видалення, додавання.

Запит на створення таблиці – дозволяє зберегти набір даних, що були відібрані у відповідь на запит, у вигляді таблиці.

Оновлення – використовується для того, щоб оновити значення деяких полів для всіх записів, що були відібрані в результаті виконання запиту.

Видалення – використовується для видалення всіх записів, що були відібрані в результаті виконання запиту.

Додавання – використовується для додавання даних у таблицю.

У MS Access запити-дії відмічаються спеціальними значками:

Особливістю роботи з запитами на зміну є те, що з метою уникнення будь-яких випадковостей, необхідно перед виконанням запиту-дії створити резервну копію таблиці. Перш ніж клацнути по кнопці Выполнить, варто проглянути результат в режимі таблиці, скориставшись кнопкою .