Оценка достижимости результатов

При планировании проекта одним из самых важных является правильность постановки проблемы, целей и ожидаемых результатов – это то, чего Вы планируете достичь по итогам реализации проекта.

Ожидаемые результаты часто разделяют на 2 части:

1. Количественные показатели – описываются все количественные результаты проекта (количество участников семинара, количество выпущенных методических пособий и т.д.)

2. Качественные показатели – те качественные позитивные изменения, которые произойдут в результате реализации проекта (уровень знаний участников проекта в области фандрайзинга повысится до уровня НКО, профессионально занимающихся привлечением средств и т.д.).

Так, с помощью ожидаемых результатов можно проверить достижимость и правильность постановки любой цели.

Например:

• если поставлена задача обучить чему-то конкретных людей, нужно указать, в какой форме будет производиться обучение (семинары, мастер-классы, курсы и т.д.), сколько обучающих мероприятий будет проведено или какова будет продолжительность обучающего курса, количество обученных слушателей;

• если реализуется программа по предоставлению каких-либо услуг, нужно указать количество слушателей или организаций (привести перечень этих организаций), пользующихся этими услугами;

• если запланирована информационная кампания, нужно указать ее продолжительность, какие будут использованы каналы коммуникации, сколько задействовано участников и каких. Нужно дать развернутые характеристики (если это информационный бюллетень, нужно указать количество выпусков, тираж, периодичность выпусков, способ распространения, какие организации и категории людей получат пользу от выпуска подобного издания) и т.д. Результаты должны поддаваться измерению. Если Вы не можете четко ответить на данные вопрос – цель проекта поставлена неверно, и Вы не сможете ее достигнуть в установленные проектом сроки.

При этом важно понимать, какими инструментами вы будете оценивать эти результаты и их достижимость, т.е. методы оценки – конкретные измерители и мероприятия, позволяющие проверить насколько был достигнут результат.

Задачи, поддающиеся измерению, готовят почву для эффективной оценки.

Если при написании этого раздела авторам сложно определить, какие критерии лучше использовать в оценке проекта, им придется заново просмотреть цели и задачи, – вероятно, они недостаточно конкретны.

Мониторинг – это непрерывный контроль за ходом выполнения проекта. В процессе мониторинга руководитель проекта собирает информацию о соблюдении графика работы, поступлении ресурсов и других предпосылках (т.е. о внешних по отношению к проекту условиях), проверяет, имеет ли место предполагавшийся эффект. По этим данным в любой момент Вы должны знать, выполняется ли проект в соответствии с планом.

Важно выстроить план мониторинга уже в заявке и начать оценку проекта с самого старта. Начать мониторинг, когда работа близка к завершению, трудно, так как к этому моменту ряд ценных данных о ходе проекта может быть упущен.

Из раздела должно быть ясно:

• как Вы предполагаете оценить, достиг ли проект цели, и как Вы будете контролировать процесс выполнения проекта;

• каков план оценки степени достижения целей (насколько точно достигнуты цели);

• каков план оценки и корректировки методов в процессе выполнения проекта (как будет контролироваться процесс выполнения проекта);

• кто будет проводить оценку и как эти люди (организации) будут отбираться.

В разделе:

• Четко прописываются установленные критерии успешности проекта.

• Описывается, как будут отбираться данные, и процесс их анализа.

• Объясняется, какие способы анализа будут применяться (ревизии, инспекции, вопросники).

Оптимальное финансирование

Заключительным этапом разработки проекта является подготовка бюджета (сметы расходов). Определяющим фактором при бюджетировании является оптимальность финансирования, соответствие бюджетных статей мероприятиям, запланированных в ходе реализации проекта, а не текущей деятельности, а также соотношение имеющихся и запрашиваемых средств.

Говоря о составлении бюджета, мы должны ответить на вопросы:

• Какие ресурсы нам для этого нужны – сколько денег, оборудования, сколько квадратных метров, литров бензина или метров ткани, сколько специалистов и в каких областях знаний, сколько добровольцев и т.д. – в зависимости от того, в чем заключается деятельность по проекту?

• Какими ресурсами и в каком объеме располагает наша организация – есть ли у нас деньги, компьютеры, автомашины, для которых нужен бензин, специалисты, готовые вести занятия – опять-таки в зависимости от того, в чем заключается деятельность по проекту?

• Какие ресурсы и в каком объеме нам нужно привлечь, чтобы поставленные проектом задачи были выполнены, а цель проекта достигнута?

• Где мы можем получить необходимые ресурсы – каковы потенциальные источники?

Любая организация осуществляет текущую деятельность, направленную на реализацию уставных целей (например, работа с молодежью, консультирование и др.). В отличие от текущей деятельности – проект – комплекс мероприятий, ограниченный во времени и имеющий четкие результаты. В связи с этим расходы на текущую деятельность и на реализацию проекта, как правило, различаются.

Как правило, не поддерживаются расходы на аренду офиса организации (только помещения для работы по проекту), приобретения (для реализации краткосрочного проекта экономически целесообразнее арендовать оборудование), оплату труда постоянных работников (имеет важное значение процент занятости данного специалиста в реализации проекта).

Ключевым фактором при определении оптимальности финансирования является соотношение собственного вклада заявителей проекта, средств, привлеченных от иных организаций и запрашиваемых средств.

Собственный вклад – имеющиеся у организации ресурсы, оцененные по рыночной стоимости (например, работа волонтеров, аренда помещения, которое вы уже арендуете самостоятельно или аренда оборудования, которое у вас есть).

Средства иных организаций – софинансирование от бизнеса, органов государственной власти и местного самоуправления и т.д. При этом важно, чтобы расходы, на которые это финансирование выделено, не дублировалось между источниками поступления средств.

Также рекомендуется продумать, как ваш проект будет финансироваться после прекращения средств гранта. При этом должно подразумеваться, что проект будет иметь продолжение, а не разовый характер и его результаты можно будет использовать и развивать в дальнейшем.