Особенности составления приказов по инициативе работодателя

Исходными документами для рассмотрения вопроса о прекращении трудового договора по инициативе работодателя и в некоторых случаях при возникновении обстоятельств, не зависящих от воли сторон, являются докладная (служебная) записка руководителя структурного подразделения, акт о прогуле или неявке на работу, совершении иного дисциплинарного проступка, в которых подробно обосновываются мотивы увольнения конкретного работника.

В указанных случаях до издания приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора с работником в указанных случаях должно быть получено согласие профсоюзного органа на увольнение работника.

Отдел кадров готовит обращение в профсоюзный орган с просьбой дать согласие на увольнение работника. В обращении указываются основные анкетно-биографические данные работника, его отношение к выполнению трудовых обязанностей, доказательно излагаются мотивы увольнения и статья ТК. Представление подписывает руководитель организации.

Решение профсоюзного органа о согласии или несогласии на увольнение в обязательном порядке документируется и передается в отдел кадров в виде заверенной выписки из протокола или решения этого органа.

Кроме того, основанием для увольнения работника могут служить: приказ вышестоящего органа управления о переводе работника на другое предприятие, решение аттестационной комиссии или ученого совета, приговор суда и другие документы. Факт смерти работника также может служить основанием для увольнения. При увольнении работника, занимающего должность, входящую в номенклатуру вышестоящего органа управления, составляется представление об освобождении от должности, которое вместе с заявлением об увольнении и другими документами направляется в этот орган для рассмотрения и издания соответствующего приказа.

Следует учитывать, что приказ о расторжении трудового договора должен быть издан до истечения срока предупреждения, так как в день увольнения работнику должна быть выдана оформленная трудовая книжка, произведен расчет по заработной плате. Днем увольнения считается последний день работы. Не разрешается задерживать выдачу работнику трудовой книжки по каким-либо мотивам, например, ввиду отказа сдать материальных ценностей. В этом случае гражданин в праве потребовать оплаты за просроченные дни.

Прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя. Формы приказов о прекращении (расторжении) трудового договора № Т-8 (в случае увольнения одного работника) и № Т-8а (в случае одновременного увольнения двух и более работников). утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 05. 01. 2004 г. В этом же нормативном акте содержатся указания по заполнению названных приказов. Указанные формы документов применяются для оформления и учета увольнения работника (ов). Приказ о прекращении трудового договора подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и объявляется работнику (ам) под роспись в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В строке (графе) форм № Т-8 и Т-8а «Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)» производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) «Документ, номер и дата» делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику. Таким документом может являться резолюция работодателя на заявлении работника, или справка по результатам инвентаризации, в случае, если не было установлено недостачи, или расписка члена коллектива (бригады) об исключении указанного работника из членов коллектива (бригады) и их отказа от проведения в этом случае инвентаризации и т. п.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя запись об увольнении делается со ссылкой на соответствующий пункт ст. 81 ТК РФ.

С приказом (распоряжением) работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись. При этом рекомендуется заверить такую запись подписями двух лиц помимо подписи руководителя. Как правило, указанная запись может быть следующей: «От подписи на приказе о прекращении трудового договора отказался».

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника, за исключением случаев, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с настоящим Кодексом или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность). Например, в случае увольнения по собственному желанию женщины, находящейся в отпуске по уходу за ребенком днем ее увольнения будет день, указанный в заявлении об увольнении.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ, которая предусматривает выплату всех сумм, причитающихся работнику о работодателя в день увольнения работника. Исключение делается только в случае, если работник в день увольнения не работал, тогда указанные суммы должны быть выплачены не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете. Например, в случае, если работник был уволен за прогул и не явился в указанный работодателем день увольнения для получения трудовой книжки и окончательного расчета, то выплата такого расчета работнику будет произведена в день, следующий за днем, когда работник заявит о своем намерении получить окончательный расчет в связи с увольнением.

ТК РФ предусматривает также обязанность работодателя по письменному заявлению работника выдать ему заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой. Примерный перечень указанных документов и порядок их выдачи приводится в ст. 62 ТК РФ. В число указанных документов могут включаться копии приказа о приеме на работу, приказов о переводе на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя. Указанные документы должны быть выданы работодателем не позднее трех дней со дня подачи заявления работником о предоставлении таких документов. При этом в редакции ТК РФ с учетом изменений от 30. 06. 2006 г. уточняется, что срок, установленный в размере трех дней исчисляется в рабочих днях. Кроме того, в отличие от предыдущей редакции ст. 62 ТК РФ измененная редакция статьи дополнена правом работника требовать от работодателя справку о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. Документы, выдаваемые работнику по его требованию должны быть надлежаще заверенными, что предполагает наличие на копии каждого документа надписи «копия верна», подписи руководителя организации или иного уполномоченного лица с указанием должности и расшифровкой фамилии, имени, отчества, и заверение печатью организации.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.

В соответствии с п. 14 Постановления Правительства РФ «О трудовых книжках» записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона. Порядок внесения соответствующих записей в трудовую книжку предусмотрен п.п. 5.1–5.4 Постановления Минтруда РФ «Об утверждении инструкции…».

Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке:

а) в графе 1 ставится порядковый номер записи;

б) в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);

в) в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора);

г) в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись – приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

46. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ

Значение и практическая ценность документов различна. Одни используются длительное время для справочно-инфрормационной работы, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Для долговременного хранения документов создаётся архив. Лучше всего расположить его в отдельном помещении или шкафу или полке.

Определение сроков хранения конкретных документов проводится по «Перечню документов, образующихся в деятельность госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, с указанием сроков хранения». В зависимости от значимости документов устанавливается срок хранения: 6 мес., 1г., 3 г., 5 л., 10 л., 15л., 50 л., 75 л..

Документы, поступившие из вышестоящих организаций (инструкции, методики, правила, решения и т.д.) хранятся до истечения их актуальности или замены новыми.

При истечении сроков хранения учитывается только год. День и месяц значения не имеют. Например: переписка за 2006 г. с трёх летним сроком хранения должна включиться в акт на уничтожение не раньше 01.01.2010г.

К документам, передаваемым в архив, относятся:

- Устав, учредительный договор, решение о создании общества;

- Свидетельство о государственной регистрации;

- Документы, подтверждающие права общества на имущество, находящееся на его балансе;

- Положения о филиалах или представительствах общества;

- Годовые отчёты

- Документы финансовой отчетности

- Протоколы общих собраний, заседаний

- Акты проверок

- Внутренние документы, утверждаемые общим собранием

- Документы по личному составу

- Другие документы.

- Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки Т-2, книги учета сотрудников, лицевые с чета по зарплате) вычисляются по формуле 75 л. – «В», что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлении документ.

Документы делятся на три группы:

1. предназначенные для архивного хранения.

2. для уничтожения.

3. для дальнейшего использования.

Документы 1 группы: на архивное хранение, требуют дополнительного оформления

- документы в деле располагаются в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дел.

- Произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом

- Подшить в конце дела заверительный лист, в котором указано количество листов в деле

- на наиболее важные документы (по личному составу) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дела. См.Приложение № 20

-переплести дело или прошить его в четыре прокола

-дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Дела временного хранения (до 10 л. включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов. Документы в подобных делах хранятся в прямой или обратной хронологической последовательности.

Все дела, переданные на архивное хранение делятся на две группы:

- дела по личному составу

- дела по основной деятельности учреждения.

На каждую группу дел составляются отдельные описи.

Опись № 1 (дел по основной деятельности)

Опись № 1 л/с (дел по личному составу)

Опись составляется, как правило, на документы одного года, причём документы располагаются в ней по степени важности, например:

- в опись № 1 дела заносятся в последовательности: устав, протоколы собраний, заседаний, приказы по основной деятельности, перспективные, годовые планы и т.д.

- в описи № 1 по личному составу дела располагаются в порядке: книга учета сотрудников, приказы по личному составу, личные дела и личные карточки, невостребованные трудовые книжки.

Допускается вносить в опись документы за несколько лет. В этом случае дела в описи разбиваются по годам и опись состоит из годовых разделов.

В конце каждой описи указывается цифрами и прописью количество включённых в не дел. Каждое дело получает порядковый номер, который проставляется на обложке соответствующего дела

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт.

Только после передачи документов в архив разрешается производить уничтожение документов, включенных в акт

Документы постоянного хранения и по личному составу могут передаваться в госархивы только после проведения экспертизы их ценности в упорядоченном состоянии или при условии выделения ликвидируемой организацией государственному или муниципальному архиву необходимых средств на их обработку.